Facturación CFDI 4.0
en Odoo 19, sin sustos
De la primera factura al cierre del mes: qué configurar antes de empezar, cómo timbrar, cuándo es PUE y cuándo PPD, el complemento de pago que casi nadie emite, y qué hacer cuando el SAT dice que no — sin ser contador.
🚀 Cómo usar este manual
Cinco señales, una regla de oro y un mapa. Diez minutos aquí te ahorran un timbrado que no querías.
Este manual está escrito para ti: facturas todos los días, no eres contador y no te interesa serlo. Lo único que quieres es que el cliente reciba su factura, que el SAT no te ponga un pero y que tu contador no te llame en pánico a fin de mes.
Se lee de dos maneras. La primera vez, de corrido, en el orden de la ruta de aprendizaje. Después, como diccionario: entras al capítulo que necesitas, buscas la señal que te importa y sales. No tienes que memorizar nada; tienes que saber dónde buscarlo.
Todo lo que aquí se explica se refiere al comprobante en su versión CFDI 4.0, que es la que se emite hoy en México. Cuando el texto mencione un catálogo (usos del CFDI, regímenes, formas de pago, motivos de cancelación, claves de producto o unidades), se trata de listas oficiales del SAT: no son texto libre, se eligen de una lista, y el SAT las ha modificado más de una vez. Por eso el manual te enseña dónde se captura cada dato y qué significa, y deja la elección del valor concreto en manos de quien tiene que decidirla: tu cliente, para su uso del CFDI; tu contador, para todo lo demás.
🚦 Las cinco señales del manual
El camino de menús tal como lo ves en Odoo, con el separador «>». Si dice Contabilidad > Clientes > Facturas, es clic por clic, en ese orden. Si tu pantalla no dice eso, es que estás en otra app, tienes otra versión instalada o te falta un permiso.
Un atajo, una costumbre sana o algo que te va a ahorrar diez minutos al día. Nada de esto es obligatorio, pero quien lo hace factura más tranquilo.
Aquí la gente se equivoca. No rompe nada grave, pero cuesta trabajo deshacerlo o deja el dato sucio para el reporte de fin de mes. Léelo antes de dar clic, no después.
La analogía. Antes de la definición técnica te cuento a qué se parece en la vida real: un sello notariado, una nota de mostrador, un vale de caja. Si entiendes la analogía, el concepto fiscal ya no te asusta.
Lo irreversible. Documentos que ya se sellaron ante el SAT, plazos que se vencen, cosas que el SAT ya no te deja corregir. Cuando veas esta señal, detente y lee dos veces. Si dudas, hablas con tu contador antes de continuar.
Mientras una factura está en BORRADOR, no existe para nadie: ni para tu contabilidad, ni para tu cliente, ni para el SAT. Puedes cambiarle el precio, el producto, el cliente, la fecha o borrarla entera y no pasa absolutamente nada. Experimenta ahí todo lo que quieras. El punto de no retorno es TIMBRAR, no confirmar. Confirmar en Odoo es un paso interno tuyo. Timbrar es cuando el documento sale de tu casa, lo sella el SAT y nace el folio fiscal. A partir de ese segundo ya no se corrige: se cancela y se emite otro, o se compensa con una nota de crédito.
Cómo está organizado
Tres bloques, en este orden
- Antes de empezar (donde estás). El mapa, los primeros 15 minutos y la lista de lo que debe estar configurado antes de tu primera factura real.
- Capítulos. El trabajo del día: crear la factura, timbrarla, enviarla, cobrarla, corregirla cuando salió mal y cerrar el mes.
- Consulta rápida. Glosario, preguntas frecuentes y recetas del tipo «necesito hacer X, dime los pasos y ya».
Hay tres cosas que este manual no puede decidir por ti, y cuando aparezcan te lo voy a advertir en lugar de inventarte un procedimiento único. Primero, lo que depende de tu PAC (el proveedor que timbra): sus pantallas, sus mensajes de error y su forma de venderte timbres cambian de uno a otro. Segundo, lo que depende de la versión de la localización mexicana instalada: alguna etiqueta o algún botón puede llamarse distinto, por eso te explico siempre el mecanismo, para que siga siendo cierto aunque el botón cambie de nombre. Tercero, lo que depende del criterio de tu contador: qué régimen aplica, qué uso de CFDI corresponde, si una operación es de contado o a crédito, cuándo conviene una nota de crédito y cuándo una cancelación. Aquí te explico cómo funciona la máquina; la decisión fiscal es de él.
Este manual es el instructivo de un horno industrial. Te enseña qué hace cada perilla, cuál quema y en qué orden se prenden. No te dice qué cocinar: eso lo decide el chef, que en este caso es tu contador.
Para sacarle jugo
- Ten Odoo abierto en otra ventana mientras lees. Este manual se entiende con el mouse en la mano, no de memoria.
- Haz tus pruebas siempre en borrador y bórralas. Un borrador borrado no deja rastro fiscal.
- Cuando un capítulo mencione un plazo o un catálogo del SAT, confírmalo con tu contador antes de actuar: las reglas cambian y ningún manual reemplaza al que firma tu declaración.
- Si algo no coincide con tu pantalla, no fuerces. Anota qué esperabas ver, qué viste y con qué usuario estabas, y pásalo a quien implementó tu sistema o a tu soporte.
🧭 Ruta de aprendizaje
De cero a cerrar el mes en cuatro tramos. No corras: cada tramo te deja algo que ya sabes hacer solo.
Nadie aprende a facturar leyendo un manual entero de un jalón. Se aprende por capas: primero entiendes qué es lo que estás emitiendo, luego lo emites, luego lo cobras bien y al final aprendes a corregir lo que salió mal. Este es el orden que funciona.
Es como aprender a manejar. El Día 1 no te subes a la carretera: reconoces los pedales. La Semana 1 das la vuelta a la manzana. La Semana 2 te metes al tráfico. Y al Mes 1 ya sabes qué hacer si se te ponchó una llanta. Saltarte tramos no te hace más rápido, te hace chocar.
🗓️ Tu ruta, tramo por tramo
⏱️ Cuánto tiempo pedirle a cada tramo
| Tramo | Tiempo realista | Con quién | Señal de que ya puedes avanzar |
|---|---|---|---|
| Día 1 | 1 a 2 horas de lectura | Solo | Explicas el flujo completo en voz alta sin ver el manual |
| Semana 1 | 30 min al día de práctica | Con quien ya factura | Timbraste tres facturas seguidas sin rebote del PAC |
| Semana 2 | 1 hora, más tus cobros reales | Con tu contador | Un cliente pagó y tú emitiste su complemento el mismo día |
| Mes 1 | Al cierre, 2 o 3 horas | Con tu contador | Tu contador no te devolvió la lista de correcciones |
Es la tentación clásica: ya sé timbrar, para qué quiero el rollo de PUE y PPD. Porque una factura marcada mal se timbra igual, se ve bien y nadie te dice nada, hasta que tu contador descubre a fin de mes que faltan decenas de complementos de pago. Corregir eso hacia atrás cuesta mucho más que haberlo hecho bien la primera vez, porque el método de pago viaja dentro del XML sellado y ya no se edita: se cancela y se vuelve a emitir.
✅ Buenas prácticas al aprender
- Practica con borradores y bórralos. Cuestan cero y no dejan huella.
- Ten a la mano la Constancia de Situación Fiscal de tus tres clientes principales: la mitad de los rebotes del PAC son datos del receptor.
- Anota en una libreta los errores que te salgan y cómo los resolviste. En dos semanas tienes el manual de tu propia operación.
- Antes de timbrar la primera factura real, léela completa en voz alta. Suena tonto y funciona.
⚠️ Errores frecuentes al aprender
- Aprender timbrando en vivo, con el cliente esperando en el mostrador.
- Confirmar y timbrar en automático sin revisar el uso del CFDI, las condiciones de pago ni la forma de pago.
- Suponer que porque el PDF se ve bonito, el XML está bien. El que vale es el XML.
- Dejar la cancelación para después: hay plazos, y cuando se vencen el problema ya no lo arregla el sistema.
⏱️ Tus primeros 15 minutos
Sin emitir nada. Entras, miras, reconoces las partes de una factura ya timbrada y sales. Cero riesgo.
Este recorrido es de solo mirar. No vas a crear, ni confirmar, ni timbrar, ni cancelar nada. El objetivo es que en un cuarto de hora te sientas en tu casa: que sepas dónde vive la lista de facturas y puedas señalar con el dedo las cinco partes que importan de un documento ya timbrado.
Es la vuelta que le das a un coche antes de comprarlo. Abres el cofre, revisas las llantas, te sientas al volante. No lo enciendes. Nadie aprendió a manejar leyendo, pero nadie arranca sin saber dónde está el freno.
🖱️ El recorrido, paso a paso
Quince minutos, en este orden. Si algo no aparece como aquí se describe, no fuerces: anótalo y pregunta.
ContabilidadContabilidad > TableroContabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Clientes > Facturas💡 Las cinco partes que ya sabes reconocer
En una factura ya publicada vas a ver acciones como Restablecer a borrador, Cancelar o alguna de solicitud de cancelación ante el SAT. Ninguna es para explorar. Cancelar un CFDI es un trámite ante el SAT, con motivo obligatorio del catálogo oficial y, en varios casos, con aceptación del receptor de por medio. Se hace a propósito, nunca por curiosidad. El capítulo de cancelaciones te lleva de la mano cuando de verdad lo necesites.
✔️ Antes de cerrar la sesión, comprueba que puedes
❓ Dudas de los primeros quince minutos
¿Abrí una factura y no veo ningún UUID por ningún lado. Está mal?
Probablemente esté en borrador, o publicada pero sin timbrar. Revisa el estado: si dice Borrador, todavía no sale de tu empresa. Si dice Publicada y aun así no hay UUID, el timbrado está pendiente o rebotó; en el capítulo de timbrado se explica cómo reintentarlo y cómo leer el mensaje del PAC.
¿Puedo andar viendo facturas sin miedo a descomponer algo?
Sí. Ver, abrir, filtrar y descargar el PDF o el XML no cambia absolutamente nada. Lo que cambia el estado de las cosas son los botones de acción: confirmar, enviar y timbrar, cancelar, registrar pago. Mirar es gratis.
¿Por qué mi pantalla no se ve idéntica a la del manual?
Porque la interfaz depende de tu versión de Odoo, de la versión de la localización mexicana instalada y de los permisos de tu usuario. Por eso el manual explica siempre el mecanismo además de la ruta: si el botón cambia de nombre, lo que hace sigue siendo lo mismo.
¿Y si me equivoco de menú?
No pasa nada. Ningún menú ejecuta acciones por el simple hecho de entrar. El daño solo puede venir de un clic en un botón de acción o de guardar un cambio.
✅ Antes de tu primera factura
Diecisiete cosas que deben estar puestas. Si falta una, el PAC te rebota o timbras algo que después hay que cancelar.
Casi todos los rebotes del PAC no son fallas del sistema: son datos que faltaban desde antes. Esta lista se revisa una vez, con calma, idealmente acompañado de tu contador y de quien implementó tu Odoo. Revisarla toma una tarde. No revisarla cuesta semanas de correcciones.
Es el checklist del piloto antes de despegar. No lo hace porque el avión esté descompuesto: lo hace porque a diez mil metros ya no se baja a revisar el combustible. Timbrar es despegar.
🧰 Lo que debe estar listo
Los Certificados de Sello Digital tienen fecha de caducidad, y el día que vencen tu empresa deja de poder timbrar. Todo. De golpe. No es una falla del sistema ni de tu PAC: es un trámite que había que renovar, y también puede pasar que la autoridad restrinja el uso del sello por otras razones. Pon la fecha de vencimiento de tus certificados en el calendario con varias semanas de anticipación y avísale a tu contador. Renovar toma tiempo; quedarte sin facturar, un solo día, cuesta más.
🩺 Síntoma contra causa probable
| Lo que ves | Casi siempre significa | Dónde se revisa |
|---|---|---|
| El PAC rebota mencionando datos del receptor | Al cliente le falta régimen, uso de CFDI o código postal fiscal, o su nombre no coincide con la Constancia | Contabilidad > Clientes > Clientes |
| El PAC rebota mencionando un concepto o una línea | Un producto sin clave del SAT o con unidad de medida no válida | Contabilidad > Clientes > Productos |
| El PAC rebota mencionando la forma de pago | Casi siempre una PPD con forma de pago concreta en vez de «por definir», o una PUE sin forma de pago | La propia factura y la ficha del cliente |
| La factura queda publicada pero sin UUID | El timbrado no se completó: credenciales del PAC, sin timbres o error de conexión | Ajustes > Contabilidad y el mensaje del propio documento |
| De pronto ninguna factura timbra | Certificados vencidos o timbres agotados | Ajustes > Contabilidad y el portal de tu PAC |
| El total en pantalla es correcto pero el contador reclama el XML | Impuesto mal configurado | Contabilidad > Configuración > Impuestos |
Un comprobante timbrado en el ambiente de pruebas se ve casi igual que uno real: trae su folio, su PDF y su XML. Pero no existe para el SAT y tu cliente no puede usarlo. Si nadie te ha dicho explícitamente que ya estás en producción, no lo supongas: pregúntalo por escrito antes de emitirle a un cliente.
✅ Antes de la primera factura real
- Ten a la mano la Constancia de Situación Fiscal de tu empresa y la del cliente al que le vas a facturar.
- Haz la primera con alguien al lado que ya sepa: se aprende más en esos diez minutos que en tres capítulos.
- Revísala completa en borrador antes de confirmar: cliente, RFC, uso de CFDI, condiciones de pago, forma de pago, conceptos, impuestos y total.
- Después de timbrar, abre el PDF y el XML y compáralos contra lo que esperabas. Esa costumbre de treinta segundos caza casi todos los errores.
⚠️ Errores frecuentes de arranque
- Capturar el RFC del cliente al oído en lugar de copiarlo de su Constancia.
- Dejar el uso de CFDI en un valor genérico porque no sabías cuál poner: pregúntale al cliente, es su decisión y su deducción.
- Suponer que el catálogo ya trae claves del SAT porque los productos ya existían en el sistema.
- Empezar a facturar sin confirmar si estás en pruebas o en producción.
- Cambiar impuestos, condiciones de pago o cuentas contables por tu cuenta para que cuadre un total.
Tres puntos de esta lista no los controla el manual ni Odoo: la vigencia de tus certificados depende del SAT y de tus trámites, el saldo de timbres y las credenciales los controla tu PAC, y el criterio de régimen, uso de CFDI, condiciones de pago e impuestos lo controla tu contador. Si algo de eso no está resuelto, no lo resuelvas improvisando: pídelo por escrito a quien corresponde. Tu equipo de implementación puede ayudarte a coordinarlo, pero la decisión fiscal siempre es de tu contador.
🧾 El viaje de una factura
Seis paradas, de la venta al cobro. Si entiendes este viaje, entiendes el resto del manual.
Toda factura de tu empresa hace el mismo recorrido, sin importar si vendes tacos, tornillos o consultoría. Cambia el monto, cambian los conceptos, pero las seis paradas son siempre estas y siempre en este orden.
🚏 Las seis paradas
Dicho en prosa: primero acuerdas la venta; luego escribes la factura en un borrador que solo tú ves; luego la confirmas, y en ese momento tu contabilidad se entera y el documento recibe su número de casa. Después la timbras, y es ahí, y solo ahí, cuando el comprobante queda certificado y le nace su sello: el UUID. Con el sello puesto se la entregas al cliente con sus dos archivos. Y al final cobras. Si el cobro fue de una sola vez y así lo dijo el comprobante, ahí muere. Si el cobro llega después o en partes, cada pago que recibas necesita su propio comprobante timbrado: el complemento de pago.
Confirmar en Odoo no es timbrar ante el SAT. Son dos pasos distintos y el que cuenta fiscalmente es el segundo. Confirmar es un movimiento dentro de tu casa: cierra el documento, le pone folio interno y genera el asiento contable; el SAT no se entera de nada. Timbrar es cuando el documento sale de tu casa: tu PAC lo valida y lo certifica, y nace el UUID. Consecuencia práctica: una factura puede aparecer como Publicada en Odoo y no existir para el SAT. Se ve normal, ya afectó tu contabilidad y tu cliente no puede usarla. Por eso el estado que revisas antes de decirle al cliente que su factura ya está es el estado fiscal, no el de Odoo.
📦 Qué nace en cada parada
| Parada | Qué documento nace | Qué se contabiliza | Qué sabe el SAT |
|---|---|---|---|
| Pedido o servicio | Cotización u orden de venta, o nada | Nada todavía | Nada |
| Factura en borrador | Un borrador editable, sin folio | Nada. Un borrador no afecta libros | Nada |
| Confirmar | La factura con folio interno, serie y consecutivo | Ingreso, IVA y cuenta por cobrar del cliente | Nada |
| Timbrar | El CFDI: XML certificado con UUID, y su PDF | Nada nuevo: el asiento ya existía desde confirmar | Ahora sí: el comprobante queda registrado |
| Enviar | El correo con PDF y XML adjuntos | Nada | Nada nuevo |
| Cobrar | El pago y, en PPD, además el complemento de pago timbrado | Se salda la cuenta por cobrar contra banco o caja | En PUE nada extra. En PPD, cada complemento sí se timbra |
💡 Conceptos clave del viaje
PUE o PPD viaja dentro del XML certificado. Si te equivocaste y ya timbraste, no hay una casilla para corregirlo: hay que cancelar y volver a emitir, con las reglas, los motivos y los plazos de cancelación que eso implica. Y ojo con dónde se decide: en Odoo casi nunca se teclea ese dato, se deriva de las condiciones de pago que le pusiste a la factura. Revisa ese campo en el borrador con la misma seriedad con la que revisas el total. El criterio para decidir de contado o a crédito se acuerda con tu contador una sola vez, se escribe y se aplica siempre igual.
En una factura PPD, el complemento no se emite cuando uno se acuerda: la regla general del SAT es emitirlo dentro de los primeros días naturales del mes siguiente a aquel en que recibiste el pago (la disposición vigente ha marcado el quinto día natural, pero confírmalo con tu contador, porque es de las reglas que el SAT ha ajustado). Pasado el plazo, el complemento se sigue pudiendo emitir, pero ya estás fuera de tiempo y eso tiene consecuencias que solo tu contador puede dimensionar. Por eso el complemento se emite el mismo día que entra el dinero, no en el cierre.
🚧 Dónde se atora la gente en este viaje
Se confirma la factura, se distrae uno y nunca se timbra. Queda publicada, sin UUID y contabilizada. Revisa a diario que no haya facturas publicadas sin folio fiscal.
Se timbra y se manda solo el PDF. El cliente cree que ya tiene su factura hasta que su contador le pide el XML, normalmente el último día del mes.
El cliente paga, se marca la factura como pagada y nadie emite el complemento de pago de la PPD. Es el pendiente que más se acumula, el que tiene plazo y el más doloroso de corregir.
Empezar a capturar sin tener los datos fiscales del cliente. Se llega hasta el timbrado y ahí rebota. Pide la Constancia antes, no después.
🧾 El viaje, en tres recorridos típicos
- Capturas la factura en borrador con el uso de CFDI que te indicó el cliente
- Le pones una condición de pago inmediata, para que el comprobante salga como pago en una sola exhibición, y registras la forma de pago real (efectivo, transferencia, tarjeta)
- Confirmas y timbras
- Verificas que nació el UUID y envías PDF y XML
- Registras el cobro. No hay complemento de pago
- Capturas la factura en borrador
- Le pones la condición de pago a plazo que corresponda, para que el comprobante salga como pago en parcialidades o diferido, con forma de pago por definir
- Confirmas y timbras
- Envías PDF y XML
- Cuando entre cada abono, registras el cobro y emites su complemento de pago timbrado, sin dejar pasar el plazo del mes siguiente
- Entregas el bien o el servicio y lo dejas documentado en la orden de venta
- Generas la factura en borrador desde esa orden para no recapturar
- Verificas conceptos, impuestos, uso de CFDI, condiciones de pago y forma de pago
- Confirmas, timbras y envías
- Le das seguimiento al cobro según sea PUE o PPD
❓ Preguntas sobre el viaje
¿Puedo timbrar sin confirmar?
No. El timbrado toma un documento ya cerrado y con folio, así que confirmar es el requisito previo. Por eso mucha gente cree que es un solo paso: van pegados, pero no son lo mismo, y uno puede ocurrir sin el otro.
¿Confirmé una factura y me equivoqué. Ya valió?
No, si todavía no la timbras. Mientras no exista el UUID, el documento puede regresarse a borrador, corregirse y volverse a confirmar. Lo que sí hay que cuidar es la numeración: revisa con tu contador cómo queda el consecutivo, porque los folios no deben quedar con huecos sin explicación. Después de timbrar, la respuesta cambia y hay que ir al capítulo de cancelaciones.
¿El asiento contable nace al confirmar o al timbrar?
Al confirmar. Timbrar no genera movimientos contables nuevos: le pone el sello fiscal a un documento que tu contabilidad ya conocía. Esa es exactamente la razón por la que puedes tener libros cuadrados y facturas invisibles para el SAT.
¿Dónde se decide en Odoo si la factura sale PUE o PPD?
En las condiciones de pago de la factura, no en un campo que escribas a mano. Una condición inmediata resuelve como pago en una sola exhibición; una condición a plazo o con parcialidades resuelve como PPD. Si el resultado no es el que esperabas, revisa la condición de pago del cliente y de la factura antes de timbrar, y confirma el criterio con tu contador.
¿Las facturas de proveedor hacen este mismo viaje?
No. En esas tú eres el receptor: el proveedor timbra y tú recibes su XML. Tu trabajo es cargarlo, validarlo, contabilizarlo y pagarlo. Se explica en el capítulo de proveedores y en el bloque de estados.
🔄 Estados de una factura
Odoo dice una cosa y el SAT dice otra. Son dos verdades distintas y hay que saber leer las dos.
Un documento en Odoo tiene más de un estado al mismo tiempo, y confundirlos es la causa de casi todas las llamadas de emergencia a fin de mes. Aquí están todos, con su punto de no retorno.
El estado en Odoo es lo que dice tu libreta. El estado fiscal es lo que dice el registro público. Puedes tener anotado en tu libreta que la casa ya es tuya y que en el registro no aparezca nada. Las dos anotaciones existen, pero solo una vale frente a terceros. Con las facturas pasa igual: Publicada es tu libreta; Vigente ante el SAT es el registro.
🔁 Los estados, uno por uno
El estado de Odoo y el estado ante el SAT son dos cosas distintas porque los cambia gente distinta: el de Odoo lo cambias tú con un clic; el del SAT solo cambia cuando el trámite llega y se procesa. Los tres desajustes clásicos. Uno: publicada en Odoo, sin timbrar ante el SAT, porque el timbrado falló o nunca se ejecutó; tu contabilidad ya la cuenta y tu cliente no puede usarla. Dos: cancelada en Odoo, vigente ante el SAT, porque se canceló el documento internamente pero la solicitud no se completó o el receptor la rechazó; el SAT sigue viendo ese ingreso a tu nombre. Tres: vigente en Odoo, cancelada ante el SAT, típico de facturas de proveedor, donde deduces algo que el emisor ya canceló. Ninguno de los tres se arregla solo con el tiempo: se detectan revisando y se corrigen a mano.
Dos cosas que sorprenden a todo el mundo la primera vez. Primera: el catálogo del SAT pide un motivo, y uno de esos motivos es «comprobante emitido con errores con relación», que exige indicar el UUID del comprobante que lo sustituye; es decir, primero emites el bueno y luego cancelas el malo señalando al bueno. Segunda: si la factura ya tiene complementos de pago timbrados o notas de crédito relacionadas, no puedes simplemente cancelarla: hay que atender primero esos documentos relacionados. Cuál motivo aplica, en qué orden y si conviene mejor una nota de crédito lo decide tu contador. Tú ejecutas; él decide.
🔎 Cómo revisar que los dos estados coincidan
Una rutina corta, al menos una vez por semana y siempre antes del cierre de mes.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Proveedores > Facturas🧭 Tabla de lectura rápida
| Estado en Odoo | Estado fiscal | Qué significa en la vida real | Qué haces |
|---|---|---|---|
| Borrador | Sin timbrar | No existe para nadie. Normal mientras capturas | Termínala y confírmala, o bórrala |
| Publicada | Sin timbrar | Tu contabilidad la cuenta, el SAT no la conoce. El cliente no puede usarla | Timbra hoy mismo o averigua por qué rebotó |
| Publicada | Timbrada y vigente | Todo en orden. Es el estado sano | Envíale PDF y XML al cliente |
| Publicada y pagada | Timbrada, PPD | Cobraste, pero le debes un complemento de pago al SAT y corre el plazo | Emite el complemento de pago |
| Cancelada | Vigente ante el SAT | Peligroso: para el SAT ese ingreso sigue existiendo | Completa la cancelación con su motivo y revisa si falta que el receptor la acepte |
| Publicada (proveedor) | Cancelado por el emisor | Estás deduciendo algo que ya no existe | Habla con el proveedor y avisa a tu contador antes del cierre |
✅ Buenas prácticas de estados
- Antes de decirle al cliente que ya tiene su factura, verifica el UUID, no el estado de Odoo.
- Deja la revisión de publicadas-sin-timbrar como parte del cierre semanal, no del mensual.
- Cuando canceles, guarda el acuse de cancelación junto al documento: es la prueba de que el trámite se completó.
- Antes del cierre, actualiza el estatus ante el SAT de los CFDI recibidos de monto alto.
⚠️ Errores frecuentes con los estados
- Leer Publicada y entender 'ya está ante el SAT'. No lo está.
- Marcar una factura como pagada para que deje de aparecer en el reporte de cobranza, sin que haya entrado el dinero.
- Cancelar en Odoo y dar por hecho que el SAT ya se enteró.
- Dejar facturas en borrador semanas enteras: no existen para nadie y a nadie se le olvida más rápido que a la caja.
❓ Preguntas sobre estados
¿Mi factura dice Publicada. Ya está timbrada?
No necesariamente. Publicada solo significa que ya afectó tu contabilidad y tiene folio interno. La prueba de timbrado es el UUID. Si no hay UUID, hay que timbrar.
¿Cancelé la factura en Odoo y el cliente dice que le sigue apareciendo. Quién tiene razón?
Muy probablemente el cliente. Cancelar el documento en tu sistema no equivale a que el SAT haya procesado la cancelación. Revisa el estatus fiscal del comprobante y, si el trámite quedó a medias, complétalo con el motivo que corresponda. Si por el tipo de operación se requiere que el receptor acepte, hay que esperar su respuesta dentro del plazo; si no contesta en ese plazo, se tiene por aceptada.
¿Puedo regresar a borrador una factura ya timbrada para corregirla?
El CFDI ya certificado no se corrige jamás, y la localización mexicana normalmente bloquea el regreso a borrador de un documento timbrado. Corregir un comprobante timbrado siempre significa una de dos cosas: cancelarlo y emitir uno nuevo, o emitir una nota de crédito. Cuál de las dos aplica lo decide tu contador según el caso; el manual explica ambos mecanismos en sus capítulos.
¿Por qué Odoo no se entera solo de que el SAT canceló algo?
Porque son dos sistemas separados. Odoo le pregunta el estatus al SAT cuando alguien lo pide o cuando hay un proceso automático configurado para hacerlo. Si nadie pregunta, tu sistema se queda con la última verdad que conoció. Por eso la revisión periódica no es opcional.
¿Hasta cuándo puedo cancelar una factura de un ejercicio anterior?
Existe una fecha límite ligada a la declaración anual del ejercicio, y las reglas del SAT sobre esto se han modificado varias veces. No te voy a inventar una fecha: confirma el plazo vigente con tu contador y, si sospechas que una factura está mal, no dejes correr los días.
¿Puedo cancelar una factura que ya tiene complemento de pago?
No directamente. Los documentos relacionados, como los complementos de pago o las notas de crédito, tienen que atenderse primero, y eso cambia el orden de las cosas. Es un caso para resolver con tu contador antes de tocar nada, no sobre la marcha.
🚪 Bienvenida: qué es facturar en Odoo y qué es un CFDI
Antes de apretar un botón, hay que entender una diferencia que confunde a casi todos: hacer una factura y timbrar un CFDI no son lo mismo. Lo primero lo haces tú en Odoo y se puede corregir. Lo segundo lo certifica un tercero autorizado por el SAT, y en el segundo en que ocurre, deja de ser tuyo. Este capítulo te da el mapa completo: qué es cada archivo, quién es cada quién, dónde vive cada cosa en Odoo y qué te puede morder si arrancas sin entenderlo.
Piensa en una boda. La fiesta es la fiesta: hubo comida, música y fotos preciosas. Pero lo que te hace casado ante la ley no es la fiesta, es el acta que firma el juez y queda registrada en un libro. En facturación pasa igual. La pantalla bonita que llenas en Odoo es la fiesta. El CFDI timbrado es el acta. Y así como nadie se descasa borrando una foto, ninguna factura se corrige borrando el PDF.
Hacer una factura no es timbrar un CFDI
Cuando capturas un cliente, unos productos y unos impuestos, estás armando un documento de cobro: sirve para que te paguen y para tu contabilidad interna. Ese documento vive dentro de Odoo y lo puedes cambiar cuantas veces quieras mientras esté en borrador. Timbrar es otra cosa: es mandar ese documento, convertido en un archivo XML y firmado con el sello digital de tu empresa, a un tercero autorizado que lo revisa contra las reglas del SAT y lo certifica. A partir de ese momento, tu comprobante existe en el universo fiscal mexicano y ya no depende de ti.
💡 Conceptos clave (los ocho que hay que dominar)
Tu número interno es para ti. El folio fiscal es para el mundo. Cuando tu cliente reclame, cuando el contador concilie, cuando el SAT pregunte o cuando alguien quiera comprobar que la factura existe de verdad, la conversación va a ser sobre el UUID. Acostúmbrate a buscarlo, copiarlo y pegarlo: está en la ficha de la factura en Odoo, dentro del XML y también impreso en el PDF junto al QR.
🛤️ El viaje completo de una factura
Los dos archivos: el original y la foto
📁 XML contra PDF
| XML timbrado | ||
|---|---|---|
| Qué es | El comprobante fiscal en sí, el original | La representación impresa, la versión legible |
| Ante el SAT | Es el documento válido | Por sí solo no ampara la operación |
| Para que tu cliente deduzca | Indispensable | No basta |
| Se puede volver a generar | No: es único e irrepetible | Sí, las veces que quieras |
| Dónde vive en Odoo | Adjunto a la factura una vez timbrada | Se genera al imprimir o al enviar |
Qué hace Odoo y qué no hace
🤖 Reparto de responsabilidades
Captura, cálculo de impuestos, totales, catálogos del SAT en cada línea y en el encabezado. Todo el trabajo pesado de construir el XML es suyo.
Manda el XML sellado, recibe la respuesta, guarda el UUID y adjunta el archivo timbrado a la factura. Si falla, deja el error registrado en la propia factura.
Al publicar la factura nace el asiento contable: se afecta la cuenta por cobrar, los ingresos y los impuestos. Eso pasa aunque el timbrado todavía no salga.
Odoo no certifica nada por su cuenta. Si el PAC dice que no, es que no. Odoo solo te repite el mensaje.
Si el RFC, el régimen o el código postal de tu cliente están mal capturados, Odoo los manda tal cual y el rechazo llega desde la validación del SAT.
Uso del CFDI, forma y método de pago, tratamiento de impuestos, cuándo se cancela: eso es criterio contable y fiscal, no configuración.
🗺️ Tu primer recorrido por la interfaz (sin timbrar nada)
Haz este paseo una vez, con calma, antes de facturar de verdad. Solo vas a mirar. Nada de lo que abras aquí genera un comprobante.
ContabilidadContabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Proveedores > FacturasContabilidad > Clientes > PagosContabilidad > Configuración > DiariosContabilidad > Configuración > AjustesContabilidad > Reportes🚦 Dos semáforos que hay que aprender a leer
Un comprobante certificado no se edita, no se corrige y no se borra. La única salida es cancelar y sustituir, y ese camino tiene reglas: hay que declarar un motivo de cancelación del catálogo del SAT, en varios supuestos se requiere que el receptor acepte, y para sustituir hay que relacionar el comprobante nuevo con el anterior. Además, la regla general de los últimos ejercicios es que la cancelación se realice a más tardar dentro del ejercicio fiscal en que se emitió el comprobante, con excepciones y detalles que cambian con las disposiciones de cada año. Este manual te explica el mecanismo en el capítulo de cancelaciones, pero la decisión de si algo se cancela o no siempre la toma tu contador, con la normativa vigente en la mano.
En Odoo puedes borrar una factura mientras está en borrador, y puedes restablecer a borrador una factura publicada si tu configuración lo permite. Nada de eso toca al SAT. Si el comprobante ya se certificó, el UUID sigue vivo aunque en tu pantalla el documento vuelva a verse editable, y lo único que consigues es que tu contabilidad deje de coincidir con lo que el SAT tiene registrado. Regla dura: si hay UUID, no se restablece a borrador ni se borra; se cancela por el camino formal.
🚩 Lo que pasa cuando se factura sin entender esto
- Mandas solo el PDF. Tu cliente no puede deducir, te lo devuelve a fin de mes y casi siempre en la peor semana.
- Das por hecho que Publicada quiere decir timbrada. Cierras el mes con asientos contables que no tienen comprobante fiscal detrás.
- No resguardas los XML. La obligación de conservar la contabilidad y sus comprobantes es tuya, y una carpeta de PDF no los sustituye.
- Capturas el RFC del cliente de memoria o de un correo viejo. El PAC lo rechaza o, peor, se emite a nombre de quien no era.
- Timbras con prisa para salir del paso y descubres que el dato equivocado ya no se edita: se cancela y se vuelve a emitir.
- Cambias el nombre o el número de la factura en Odoo después de timbrar, creyendo que se arregla. El comprobante certificado conserva los datos con que se timbró.
- Nadie en la empresa sabe dónde está el certificado ni cuándo vence, hasta el día que deja de timbrar.
⚠️ Errores frecuentes
❓ Dudas que salen en la primera semana
¿Puedo borrar una factura que me quedó mal?
Si está en borrador, sí: no existe para nadie más que para ti. Si ya está publicada, se cancela dentro de Odoo con las reglas de tu contabilidad. Y si además ya tiene UUID, entonces no se borra: se cancela ante el SAT por el camino formal y, si hacía falta, se emite la sustituta.
¿Timbrar cuesta dinero cada vez?
Sí, cada comprobante certificado consume un timbre del paquete que le compraste a tu PAC, incluidos los comprobantes de recepción de pagos. Los timbres se compran al PAC, no a Odoo.
Mi cliente dice que no le llegó la factura, ¿la vuelvo a timbrar?
No. Reenviar no es retimbrar. El comprobante ya existe con su UUID: lo que se hace es volver a enviarle el XML y el PDF desde la misma factura. Timbrar otra vez crearía un comprobante duplicado que después habría que cancelar.
¿La fecha de la factura es la que yo escriba?
La fecha del comprobante viaja en el XML y el PAC valida que la certificación ocurra dentro de la ventana de tiempo que marcan las disposiciones vigentes. En la práctica esto significa que no puedes timbrar hoy con fecha de hace semanas: si te atrasaste, habla con tu contador antes de inventar una fecha.
✅ Antes de pasar al siguiente capítulo
⚙️ La configuración fiscal de tu empresa
Los CFDI se rechazan por cosas ridículas: un código postal viejo, una razón social con una abreviatura inventada, un certificado que venció en domingo. Todo eso se decide antes de la primera factura, en pantallas que se tocan una vez y se olvidan durante años. Este capítulo es esa lista, en orden, con las trampas señaladas. Hazlo bien una tarde y te ahorras cincuenta llamadas de urgencia.
Nadie discute con el agente cuando ya estás en la fila. Los datos del pasaporte tienen que coincidir con el boleto desde que lo compraste; si escribiste tu nombre distinto, no importa que seas tú, el sistema dice que no. La validación del SAT es exactamente ese agente: no negocia, no interpreta, no te conoce. Compara. Lo que hacemos en este capítulo es asegurarnos de que tu boleto y tu pasaporte digan lo mismo, letra por letra.
1. Los datos de tu empresa salen de un solo papel
La fuente única y válida es tu Constancia de Situación Fiscal vigente, descargada del portal del SAT. No la papelería, no el logo, no lo que siempre se ha puesto. Descárgala hoy y tenla abierta mientras llenas Odoo. Si tu empresa cambió de domicilio, de régimen o de nombre y nadie actualizó nada, hoy te vas a enterar — y es mucho mejor enterarse aquí que en el primer timbrado.
🏢 Capturar los datos fiscales de la compañía
Esto se hace una vez por cada empresa que emite facturas. Si manejas varias compañías, cada una tiene su ficha, su RFC y su propio certificado.
Ajustes > Usuarios y compañías > CompañíasAjustes > Usuarios y compañías > CompañíasEn el CFDI, el código postal del emisor viaja como lugar de expedición, y se valida contra el catálogo del SAT. Si te mudaste de local y nadie actualizó el CP, o si alguien puso el CP de la oficina del contador, el rechazo llega en el primer timbrado del día y no cede hasta que se corrige. Cámbialo en la ficha de la compañía, no en la factura.
💡 Conceptos clave de la configuración
2. La localización mexicana: qué instala y cómo se nota
🔎 Cómo saber que la localización está activa (sin ser técnico)
3. Los certificados CSD: los archivos que firman por ti
🆚 CSD contra e.firma
| CSD (sello digital) | e.firma (antes FIEL) | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Firmar y timbrar comprobantes | Identificarte ante el SAT en trámites |
| Se carga en Odoo | Sí. Es el que usa la facturación | No. Nunca |
| De qué se compone | Un .cer, un .key y una contraseña | También un .cer, un .key y una contraseña, por eso se confunden |
| De dónde sale | Del trámite de Certificados de Sello Digital en el portal del SAT | De la cita presencial y sus renovaciones |
| Si se pierde | Se tramita otro y se sigue adelante | Es la llave maestra de la empresa: protégela con más celo aún |
Pasa en la mitad de las implementaciones. Alguien tiene a la mano el .cer y el .key de la e.firma, los sube, el sistema hasta los acepta, y el timbrado empieza a fallar con mensajes sobre certificado inválido o que no corresponde al emisor. Se pierde media tarde buscando el error en otro lado. Si el timbrado falla desde el primerísimo intento con temas de certificado, revisa esto antes que nada. Y si te entregaron los archivos sin decirte cuáles son, pregúntale a quien tramitó: la e.firma se pide para trámites, el CSD se pide para facturar.
🔐 Cargar el certificado en Odoo
Contabilidad > Configuración > AjustesAjustes > Usuarios y compañías > CompañíasQuien tenga el .cer, el .key y la contraseña puede emitir comprobantes a nombre de tu empresa. No lo mandes por chat ni por correo, no lo dejes en una carpeta compartida abierta, no lo guardes en el escritorio de una computadora que rota entre personas. Va al gestor de contraseñas de la empresa, con acceso para dos personas de confianza. Si sospechas que se filtró, habla ese mismo día con tu contador: existe el camino para revocar un sello digital y tramitar uno nuevo.
📅 La vida de un certificado
4. El PAC: pruebas, producción y timbres
📡 Lo que hay que tener claro del PAC
Timbra contra el ambiente de demostración del PAC. No consume timbres reales y los comprobantes no existen para el SAT. Perfecto para ensayar el flujo completo y capacitar al equipo.
Timbra de verdad, con tus credenciales y tus timbres. Cada factura que sale de aquí existe para el SAT desde el segundo cero y ya solo se corrige cancelando.
Se compran con el PAC, no con Odoo ni con quien te implementa. El saldo se consulta en el portal del PAC. Algunos avisan por correo cuando bajas de cierto mínimo; otros no avisan nada.
Usuario y contraseña que te entrega el PAC al contratar. Se capturan en los ajustes de contabilidad y son distintas de la contraseña del CSD. Confundirlas es el segundo error más común.
Odoo trae soporte para algunos PAC. Cuáles puedes elegir depende de la versión de la localización instalada, y cada uno tiene su propio portal, su propio precio y su propia forma de reportar errores.
No es culpa de Odoo. Las facturas quedan publicadas y pendientes de envío; el sistema reintenta y también puedes forzar el reintento desde la propia factura, sin recapturar nada.
Primera: dejar el modo de pruebas encendido en producción. Tu equipo factura contento durante días, con documentos que traen folios que no existen para el SAT. Cuando se descubre, hay que emitir todo de nuevo, y la fecha de emisión no se puede inventar porque la certificación tiene su propia ventana de tiempo. Segunda: quedarte sin timbres el día 15 o el día 30, que es justo cuando todo México factura y cuando el área de compras de tu cliente cierra su recepción. Comprar timbres a las 6 de la tarde con el portal del PAC saturado es un deporte que no quieres practicar.
Para comprobar que ya estás en producción hay que timbrar de verdad, pero no inventes una venta. Un comprobante que ampara una operación que no existió es un problema fiscal, no una prueba técnica. Elige la primera venta real del día, aunque sea pequeña, y esa es tu prueba. Para ensayar sin consecuencias está el modo de pruebas.
🧭 Cómo comprobar que ya estás en producción de verdad
5. Series y folios del diario de ventas
Contabilidad > Configuración > Diarios🔢 Dejar la numeración bien puesta desde el día uno
Contabilidad > Configuración > DiariosLa serie y el folio viajan dentro del XML certificado. Si alguien edita el nombre del documento en Odoo después de que el comprobante ya tiene UUID, lo único que consigue es que tu sistema y el registro del SAT dejen de decir lo mismo, y que la conciliación de fin de mes se vuelva un rompecabezas. La numeración se decide antes de la primera factura, no a media temporada.
✅ Buenas prácticas
- Una sola fuente de verdad: la Constancia de Situación Fiscal vigente, descargada este mes.
- El CSD y su contraseña en el gestor de contraseñas de la empresa, con dos personas que sepan llegar.
- Recordatorio en el calendario dos meses antes del vencimiento del certificado.
- Revisión del saldo de timbres el día 1 y el día 15, siempre por la misma persona.
- Un timbrado real de arranque, verificado en el portal del SAT antes de soltar al equipo a facturar.
- Los datos fiscales de tus clientes capturados desde su Constancia, no desde lo que te dictaron por teléfono.
- Cada compañía del grupo con su propia ficha, su propio RFC y su propio certificado.
⚠️ Errores frecuentes
- Subir la e.firma en lugar del CSD y pasar la tarde peleando con el PAC.
- Escribir la razón social con abreviaturas propias o con el régimen de capital acomodado a gusto.
- Dejar el código postal de la oficina anterior en la ficha de la compañía.
- Arrancar producción con el modo de pruebas encendido y no verificar ni un UUID.
- Confundir la contraseña del PAC con la contraseña del CSD y bloquear la cuenta a fuerza de intentos.
- Quedarse sin timbres justo el día de mayor facturación del mes.
- Cambiar la serie a media numeración porque alguien pensó que se veía mejor.
- Cargar el certificado de otra empresa del grupo en la ficha equivocada.
- Guardar el CSD en una carpeta compartida a la que entra medio mundo.
❓ Preguntas de configuración que salen siempre
¿Puedo usar el mismo CSD en Odoo y en otro sistema de facturación?
Técnicamente el mismo certificado puede firmar desde varios sistemas, y eso es justo lo que lo vuelve peligroso: dos sistemas emitiendo con la misma serie terminan en folios duplicados y en un cierre imposible de cuadrar. Si vas a convivir con otro sistema durante la transición, define series distintas para cada uno y ponlo por escrito antes del primer timbrado.
Cambié de domicilio fiscal, ¿basta con corregirlo en la factura?
No. El lugar de expedición sale del domicilio de la compañía, así que se corrige en la ficha de la compañía. Y antes de eso, el cambio debe estar hecho ante el SAT y reflejado en tu Constancia; si el CP nuevo todavía no está registrado allá, el rechazo va a seguir llegando.
¿Los comprobantes que timbré en modo de pruebas se pueden cancelar?
No hay nada que cancelar ante el SAT porque nunca existieron para el SAT. Lo que sí hay que hacer es limpiar tu contabilidad: esos documentos dejaron asientos y números de folio consumidos en Odoo. Coordínalo con tu contador antes de tocar nada.
¿Cuántos timbres compro para arrancar?
Cuenta tus facturas de un mes típico, súmale los comprobantes de recepción de pagos que vas a emitir y las notas de crédito, y agrega un colchón. La cuenta se hace con tu volumen real, no con un paquete recomendado: cada operación tiene su ritmo.
Tengo sucursales, ¿necesito una compañía por cada una en Odoo?
Depende de si cada sucursal tiene RFC propio o si todas facturan bajo el mismo. Un RFC distinto siempre implica su propia compañía, su propio certificado y su propia serie. Si es el mismo RFC con varios puntos de emisión, suele resolverse con diarios y series distintas. Decídelo con tu contador y con quien te implementó, antes de la primera factura.
🚦 Semáforo verde: lo que debe estar listo antes de la primera factura
Varias de estas pantallas cambian de nombre o de lugar entre versiones de Odoo y entre versiones de la localización mexicana, y algunas opciones dependen del PAC que contrataste. Lo que no cambia es el mecanismo: tu empresa se identifica con datos que deben coincidir con el padrón del SAT, firma con un certificado propio y vigente, y un tercero autorizado certifica. Si la etiqueta que ves no coincide exactamente con la que aquí se describe, busca el bloque que hace eso. Y para cualquier decisión con consecuencia fiscal — régimen, tratamiento de impuestos, cancelaciones, plazos — la palabra final es de quien lleva tu contabilidad. Este manual explica el mecanismo; el criterio fiscal es de tu contador.
👥 Tus clientes bien capturados
Casi todos los rechazos que vas a ver en tu vida de facturación no son problemas contables. Son tres letras de más en el nombre del cliente, un código postal que no era, un régimen fiscal vacío. Este capítulo se trata de eso: de capturar bien al receptor antes de necesitarlo con prisa. Diez minutos aquí te ahorran una tarde entera peleando con un timbrado que no pasa mientras el cliente espera su factura.
Imagina que el SAT es el guardia en la puerta de un evento, con una lista en la mano. Tu factura llega y dice: «vengo a nombre de COMERCIALIZADORA EJEMPLO S.A. DE C.V.». El guardia busca en su lista y encuentra «COMERCIALIZADORA EJEMPLO». No es lo mismo. No entras. Al guardia no le importa que sea obviamente la misma empresa, ni que tú tengas razón: él compara contra su lista, no contra la lógica. Esa lista existe de verdad y es el padrón de contribuyentes del SAT. Todo este capítulo es aprender a copiar bien de esa lista.
🔍 Los cinco datos del receptor que se validan uno por uno
Debe coincidir con lo que el SAT tiene registrado. Sin el régimen de capital pegado (S.A. de C.V. y similares) cuando la constancia no lo trae, sin palabras de más, sin abreviaturas de tu cosecha.
13 posiciones si es persona física, 12 si es persona moral. Sin guiones, sin espacios, sin puntos. Y tiene que estar inscrito y activo en el padrón.
El del CLIENTE, no el tuyo. Obligatorio desde CFDI 4.0, y tiene que ser uno de los que él tiene vigentes hoy, no el del año pasado.
El del domicilio fiscal registrado ante el SAT. No el de la bodega donde entregas, no el de la sucursal que te hizo el pedido.
Para qué va a usar el comprobante. Lo decide el cliente, y además tiene que ser compatible con su régimen fiscal.
💡 Conceptos clave
El nombre exacto: la trampa del S.A. de C.V.
El nombre del receptor se compara contra el padrón del SAT. Lo que nunca pasa es el régimen de capital pegado al nombre (S.A. de C.V., S. de R.L., S.A.P.I.) cuando la constancia no lo trae, ni las palabras de más, ni las abreviaturas que tú inventaste para que cupiera. Con mayúsculas y acentos suele haber más tolerancia porque el texto se normaliza antes de comparar, pero eso depende de la validación vigente y de tu PAC, así que no juegues a adivinar qué te van a perdonar. La regla práctica es simple y funciona siempre: copia y pega desde la Constancia de Situación Fiscal. No escribas de memoria. No «arregles» la ortografía del SAT aunque te duela.
🛠️ Cómo capturar un cliente, campo por campo
Hazlo una vez bien y no lo vuelves a tocar en años. Hazlo de prisa y lo pagas cada mes.
Contactos > Contactos > NuevoContabilidad > Clientes > Facturas > NuevoCómo pedir la Constancia de Situación Fiscal (y qué mirar en ella)
📄 Lo que revisas en la CSF antes de capturar
🎯 Los usos del CFDI que vas a ver casi siempre
| Clave | Para qué es | Cuándo te la van a pedir |
|---|---|---|
| G01 | Adquisición de mercancías | El cliente compra producto para revenderlo o para su inventario. |
| G02 | Devoluciones, descuentos o bonificaciones | Aparece típicamente en notas de crédito. |
| G03 | Gastos en general | El caballito de batalla: consumibles, servicios, gastos de operación. |
| I01 | Construcciones | El cliente está invirtiendo en obra. |
| I02 | Mobiliario y equipo de oficina por inversiones | Escritorios, sillas, anaqueles que va a depreciar. |
| I03 | Equipo de transporte | Camionetas, autos, montacargas. |
| I04 | Equipo de cómputo y accesorios | Laptops, servidores, impresoras que se capitalizan. |
| I08 | Otra maquinaria y equipo | Maquinaria productiva que no cae en las anteriores. |
| D10 | Pagos por servicios educativos (colegiaturas) | Cuando el receptor persona física va a aplicar la deducción personal. |
| S01 | Sin efectos fiscales | Público en general, factura global y receptores que no van a deducir. |
| CP01 | Pagos | No la eliges tú: es la que lleva el comprobante de pago cuando cobras una factura a crédito. |
Poner «gastos en general» porque es lo que casi siempre pasa es cómodo, hasta que el cliente te habla porque su contador no le acepta la deducción y te pide que canceles y refactures. El uso describe qué va a hacer él con el comprobante, no qué le vendiste tú. Pregúntalo cuando levantas el pedido, en la misma frase en la que pides el RFC: «¿me pasas tu constancia y me dices qué uso de CFDI necesitas?». Se vuelve costumbre en una semana.
Público en general y clientes extranjeros
🌐 Los dos RFC genéricos y cómo se usan
| Caso | RFC | Cómo se llena el resto | Cuidados |
|---|---|---|---|
| Venta de mostrador, el cliente no da datos | XAXX010101000 | Nombre genérico de público en general, régimen sin obligaciones fiscales, uso sin efectos fiscales (S01) y, como referencia de domicilio, el código postal de tu lugar de expedición. | La localización mexicana de Odoo incluye en la factura una casilla para marcar el comprobante como CFDI al público en general: úsala en lugar de teclear el RFC genérico a mano, así los demás campos salen coherentes entre sí. Si conviene emitir un comprobante por venta o una global del periodo, eso lo decide tu contador. |
| Cliente extranjero sin RFC mexicano | XEXX010101000 | El nombre del cliente extranjero, régimen sin obligaciones fiscales, uso sin efectos fiscales, el país de residencia fiscal que corresponde y, si lo tiene, su número de identificación fiscal del extranjero. | Si además es una exportación, el comprobante puede requerir datos y complementos adicionales según la operación y la aduana. Eso no se improvisa: valídalo con tu contador y con tu PAC antes de la primera factura. |
Juntar las ventas de mostrador de un periodo en un solo comprobante no es lo mismo que facturarle a XAXX010101000 una venta suelta: la global lleva sus propios datos de periodicidad, mes y año, y tiene reglas de plazo para emitirse. No la improvises desde aquí — está explicada en el capítulo de factura global, y la política de cuándo emitirla la fija tu contador.
Esta es la que más duele aprender en caliente. Cuando timbras, el XML sale con una foto de los datos en ese instante. Si mañana corriges el RFC en la ficha del contacto, la factura vieja sigue llevando el RFC malo: el contacto y el CFDI ya no se hablan, son documentos separados. La única salida real es cancelar y volver a emitir, y la cancelación tiene sus propias reglas, motivos, aceptación del receptor y un plazo límite que depende del ejercicio en que se expidió el comprobante (lo ves en el capítulo de cancelaciones y lo confirmas con tu contador). Por eso insistimos tanto en el borrador de prueba: es la última puerta antes de lo irreversible.
🗣️ Del idioma del PAC al español
| Lo que te devuelve el PAC | Qué está pasando de verdad | Qué aprietas |
|---|---|---|
| El nombre del receptor no coincide con el registrado | Escribiste el nombre distinto a como lo tiene el SAT: casi siempre por el régimen de capital, una palabra de más o una abreviatura. | Abre la Constancia, copia el nombre tal cual, pégalo en el contacto, guarda y vuelve a timbrar el mismo borrador. |
| El código postal del receptor no corresponde | Pusiste el CP de entrega, el de una sucursal o el de una dirección vieja. | Corrige el CP en la dirección fiscal del contacto, tomándolo de la Constancia. |
| El régimen fiscal del receptor no es válido | El campo está vacío, o el régimen que capturaste no es de los que el cliente tiene vigentes. | Pídele su régimen actual y corrígelo en la pestaña de datos fiscales del contacto. |
| El uso del CFDI no corresponde al régimen del receptor | La combinación de régimen y uso no está permitida en el catálogo del SAT. | Pregúntale al cliente qué uso necesita y cámbialo en la factura en borrador, no en el contacto. |
| El RFC del receptor no se encuentra en la lista de RFC inscritos | El RFC está mal escrito (una O por un cero, un carácter de más) o el contribuyente no está inscrito o activo. | Verifica carácter por carácter contra la Constancia. Si el RFC está bien escrito, el problema está del lado del cliente y él lo resuelve con el SAT. |
❓ Dudas que salen en la primera semana
El cliente me manda su constancia de hace dos años, ¿la uso?
Úsala solo si no tienes otra, y verifica el RFC y el nombre en el servicio de consulta del SAT. Regímenes y domicilios cambian sin avisarte, y la validación se hace contra el dato vivo. Ante el primer rechazo, pídele constancia nueva.
Tengo el mismo cliente con dos sucursales que piden factura por separado, ¿creo dos contactos?
Un contacto por RFC. Si las dos sucursales facturan con el mismo RFC, se manejan como direcciones hijas del mismo contacto, y la dirección fiscal se queda intacta. Solo hay dos contactos cuando de verdad hay dos RFC.
¿Puedo dejar en blanco el régimen fiscal si el cliente no me contesta?
No: en CFDI 4.0 el régimen del receptor es obligatorio y el comprobante no timbra sin él. Inventarlo es peor que esperar, porque una combinación régimen-uso inválida también rebota.
El cliente insiste en que le ponga otra razón social «más corta» para su sistema
El nombre fiscal no se negocia: va como está en el padrón. Si necesita otra etiqueta para identificarlo internamente, eso vive en la referencia interna o en las etiquetas del contacto, nunca en el nombre que viaja al XML.
✅ Buenas prácticas
- Pide la Constancia de Situación Fiscal antes de la primera factura, no cuando ya urge.
- Adjunta la constancia en la ficha del contacto en Odoo. Ahí vive, no en un chat de mensajería.
- Copia y pega siempre. Transcribir a mano es la primera causa de rechazo.
- Un contacto por RFC. Si el mismo cliente tiene tres fichas, tarde o temprano facturas con la que está incompleta.
- Usa direcciones hijas para entrega y contacto operativo; la dirección fiscal se queda limpia.
- Pide constancia nueva al menos una vez al año, y siempre que el cliente te avise de un cambio.
- Con cliente nuevo, primera factura siempre en borrador y revisada antes de timbrar.
⚠️ Errores frecuentes
- Escribir la razón social de memoria o copiarla del membrete de una cotización.
- Dejar el S.A. de C.V. pegado al nombre cuando la constancia no lo trae.
- Capturar el código postal de la bodega de entrega en lugar del domicilio fiscal.
- Dejar el régimen fiscal vacío y descubrirlo el día del cierre de mes.
- Elegir el uso del CFDI «porque ese siempre funciona».
- Usar el RFC genérico con un cliente que sí tiene RFC y sí quiere deducir.
- Corregir el contacto creyendo que con eso se arregla una factura ya timbrada.
🏷️ Productos e impuestos
Ya sabes capturar bien a quién le facturas. Ahora falta que cada renglón de la factura hable el idioma del SAT: qué vendiste, cómo se cuenta y qué impuesto lleva. Aquí es donde se decide si tu factura describe una operación real o si dice «cosa, una, más IVA». La buena noticia: esto se configura una vez por producto y luego funciona solo durante años.
Piensa en el súper. Todo lo que pasa por la caja trae un código de barras: la caja no necesita saber leer «leche entera un litro», le basta el código. El SAT hizo lo mismo con todo el país. La clave de producto o servicio es ese código de barras universal: dice qué vendiste en un idioma que el SAT entiende igual para ti y para tu competencia. Y la clave de unidad dice cómo se cuenta: piezas, kilos, horas, servicios. Sin esas dos etiquetas, tu renglón es un papelito que dice «cosa» — y el SAT no compra «cosa».
💡 Conceptos clave
Las dos claves que hacen válida una línea
🛠️ Cómo dejar un producto listo para facturar
Este es el ritual completo para un producto nuevo. Tarda tres minutos y evita que el catálogo se llene de bombas de tiempo.
Ventas > Productos > ProductosInventario > Configuración > Unidades de medidaContabilidad > Clientes > Facturas > NuevoEn el catálogo del SAT existe la clave 01010101, cuyo significado es literalmente «no existe en el catálogo». Timbra, sí. Pero si tu catálogo entero la trae, le estás diciendo al SAT que no sabes qué vendes. Tu cliente puede batallar para deducir y tú quedas con una bandera levantada para cualquier revisión. Úsala como último recurso, para casos verdaderamente raros, y deja anotado en el producto por qué no encontraste una mejor. Si te toma diez minutos hallar la clave correcta, esos diez minutos valen más que la conversación que vas a tener si no la buscas.
Los impuestos: 16 %, 0 %, exento y no objeto
⚖️ Los cuatro tratamientos, sin confundirlos
| Tratamiento | Qué viaja en el CFDI | Ejemplos de giro | Lo que cambia para ti |
|---|---|---|---|
| IVA tasa 16 % | La línea va como objeto de impuesto y se desglosa el traslado del 16 %. | Comercio, restaurantes, manufactura, casi todos los servicios. | Cobras el IVA, lo declaras, y tu cliente lo acredita. |
| IVA tasa 0 % | La línea va como objeto de impuesto y se desglosa el traslado con importe cero. | Alimentos no preparados, medicinas de patente, exportación de bienes. | No cobras IVA, pero sí puedes acreditar el IVA que le pagaste a tus proveedores. Ese es todo el punto. |
| Exento | La línea es objeto de impuesto pero la ley la exime: no hay tasa que desglosar. | Colegiaturas con reconocimiento oficial de estudios, servicios médicos, renta de casa habitación. | No cobras IVA y tampoco acreditas el IVA de tus compras relacionadas: se te vuelve costo. |
| No objeto | La línea se marca como no objeto y no lleva bloque de impuestos. | Conceptos que la ley no considera enajenación, prestación de servicio, arrendamiento ni importación. | Es el caso menos común y el más fácil de usar mal. Que te lo confirme tu contador antes de dejarlo fijo en un producto. |
Esta confunde a todo el mundo, y con razón: en el papel las dos dan cero de IVA. La diferencia está en tu declaración. Con tasa 0 % la operación sí está gravada, nada más que a una tasa de cero: eso te permite acreditar el IVA que pagaste en tus compras y hasta generar saldo a favor. Con exento la operación está fuera del impuesto: el IVA que pagaste a tus proveedores ya no se acredita y se convierte en costo. Traducido a dinero real: elegir mal puede costarte el IVA de buena parte de tus compras. Por eso el tratamiento lo define tu contador con la ley en la mano, y tú solo lo capturas en el sistema.
🧮 Cómo se crea o se revisa un impuesto
No necesitas crear impuestos todos los días. Necesitas saber leerlos cuando algo no cuadra.
Contabilidad > Configuración > ImpuestosContabilidad > Configuración > Posiciones fiscales✂️ Retenciones: cuándo aparecen y cómo se ven
| Caso típico | Qué suele retenerse | Cómo se ve en la factura |
|---|---|---|
| Servicios profesionales (honorarios) de una persona física a una persona moral | ISR del 10 % sobre el monto del servicio y dos terceras partes del IVA trasladado (10.6667 %) | Se traslada el 16 % completo y luego bajan dos líneas de impuesto en negativo. El total a pagar queda menor que el subtotal más IVA. |
| Arrendamiento de un inmueble de una persona física a una persona moral | ISR del 10 % y dos terceras partes del IVA trasladado | Igual que en honorarios: el IVA se traslada completo y una parte se retiene. |
| Autotransporte terrestre de carga (fletes) | Retención de IVA equivalente al 4 % del valor de la contraprestación | El transportista traslada el 16 % y el cliente retiene la porción que marca la ley. |
🔀 De dónde sale el impuesto que ves en la línea
Descuentos, base y los centavos que rebotan
Odoo calcula con más decimales de los que te enseña en pantalla. El PAC, por su parte, revisa que la base por la tasa dé el importe del impuesto, con una tolerancia mínima. Cuando no cuadra, los sospechosos de siempre son cuatro: precios unitarios con muchos decimales, descuentos en porcentaje que no dan cerrado, precios con impuesto incluido, y una precisión decimal configurada sin pensarlo. Qué se aprieta: el método de redondeo de impuestos (por línea o global) en los ajustes de contabilidad, la precisión decimal del sistema y la costumbre de capturar el descuento como importe cuando el porcentaje sale feo. Cambia una cosa a la vez y vuelve a probar en borrador. Cambiar tres cosas de golpe y volver a timbrar es cómo se pierden las tardes.
El CFDI espera cantidades y valores unitarios positivos, con el descuento en su propio campo por línea y sin que supere el importe de esa línea. Meter un renglón negativo para «bajar el total» descuadra las bases, confunde al cliente y es de los rechazos más frustrantes porque el total en pantalla se ve bien. Si el descuento es global, repártelo por línea o emite después una nota de crédito, que para eso existe.
Un impuesto usado en facturas timbradas es histórico: esas facturas lo referencian y su XML ya viajó con la tasa vieja. Si le cambias el porcentaje o las cuentas, no arreglas nada del pasado y sí puedes descuadrar reportes, declaraciones y conciliaciones. La forma segura siempre es la misma: crea un impuesto nuevo, cámbialo en los productos y posiciones fiscales que lo usan, y archiva el viejo. Nunca lo borres: las facturas históricas lo necesitan para existir. Odoo, de hecho, se resiste a borrar impuestos con movimientos, y hace bien en resistirse.
🍳 Recetas de catálogo
- Entra a Ventas > Productos > Productos y cambia a vista de lista.
- Agrega la columna del código UNSPSC con el selector de columnas, o agrúpalo por ese campo.
- Filtra o agrupa para aislar los que están vacíos o traen la clave genérica de «no existe en el catálogo».
- Empieza por los que más se venden: con corregir el puñado de siempre resuelves la mayoría de tus facturas.
- Repite el ejercicio con las unidades de medida en Inventario > Configuración > Unidades de medida: son muchas menos y curan a muchos productos de golpe.
- Lee el mensaje del PAC y fíjate qué campo menciona, no el código numérico.
- Si habla de clave de producto o de unidad, el problema está en el producto o en su unidad de medida.
- Si habla de impuestos, base o totales, es cálculo: revisa redondeo, decimales y descuento.
- Corrige en la factura en borrador para probar rápido, y luego arregla el producto para que no se repita.
- Vuelve a timbrar el mismo borrador; no crees uno nuevo o perderás el rastro de lo que ya probaste.
✅ Buenas prácticas
- Pon la clave del SAT cuando das de alta el producto, no el día que urge facturarlo.
- Arregla las claves en las unidades de medida: es el arreglo que más productos cura de un golpe.
- Audita el catálogo por lote: filtra los productos sin clave del SAT y ve tachándolos.
- Un impuesto por concepto. Diez copias del 16 % con nombres distintos son diez formas de equivocarse.
- Nombra los impuestos con la etiqueta que quieres ver impresa en el PDF del cliente.
- Documenta quién decidió cada tratamiento de 0 % o exento y con qué fundamento. Cuando llegue una revisión, esa nota vale oro.
- Prueba cada producto nuevo en una factura en borrador antes de que lo use el equipo de ventas.
⚠️ Errores frecuentes
- Dejar la clave genérica de «no existe en el catálogo» en todo el catálogo.
- Buscar la clave de unidad en el producto: no está ahí, está en la unidad de medida.
- Mezclar tasas dentro de una misma categoría sin revisar (alimentos a 0 % y botanas a 16 % revueltos).
- Capturar unos productos con IVA incluido y otros sin IVA incluido, y descubrirlo cuando el total no cuadra.
- Usar líneas negativas a mano como descuento global: descuadra las bases y el comprobante rebota.
- Editar el impuesto existente en lugar de crear uno nuevo.
- Copiar la ficha de un producto parecido y heredarle también el impuesto equivocado.
✅ Antes de vender un producto nuevo
🧾 Crear y confirmar una factura
Ya tienes la empresa configurada, los clientes con su RFC y los productos con su clave del SAT. Ahora viene lo que haces todos los días: convertir una venta en una factura. Este capítulo es el procedimiento completo, tornillo por tornillo. Y lo más importante que te vas a llevar: en Odoo la factura se arma en tres tiempos. Primero existe solo para ti (borrador). Después se vuelve un documento contable con folio (confirmada). Y hasta el siguiente capítulo se vuelve un documento fiscal ante el SAT (timbrada). Confundir esos tres momentos es el origen de casi todos los sustos.
Hacer una factura es como preparar un paquete para enviarlo. Primero lo llenas: puedes abrirlo, sacar cosas, corregir la etiqueta —eso es el borrador. Cuando lo cierras con cinta y le pegas la guía con número, ya es un envío formal y no le puedes cambiar el contenido sin romper la caja —eso es confirmar. Y cuando el mensajero lo sella y te da el acuse oficial, ya salió y el mundo lo puede rastrear —eso es timbrar. Cada paso te quita libertad y te da respaldo. Ni te saltes pasos ni te apresures en el primero.
🛣️ Los dos caminos para llegar a la misma factura
Tecleas la factura directo en Contabilidad. Sirve para servicios sueltos, cobros que no pasaron por un pedido, o cuando el cliente te pide facturar algo puntual. Más control, más tecleo, más riesgo de dedo.
El pedido ya trae cliente, productos, precios pactados y qué se entregó. Odoo arma la factura solo y deja el rastro de qué se facturó de esa venta. Es el camino recomendado siempre que exista pedido.
Contabilidad > Clientes > Facturas📋 Camino A: crear una factura desde cero
Este es el procedimiento completo. La primera vez te va a tomar cinco minutos; a la semana lo haces en cuarenta segundos.
Contabilidad > Clientes > FacturasContactos > el cliente💡 Conceptos clave de este capítulo
FAC/2026/00184 puede viajar al SAT como serie FAC y folio 184. Cómo se parte depende de cómo quedó configurado tu diario.Cambiar la fecha de la factura hacia atrás parece inofensivo y no lo es. Tres cosas pasan a la vez: la operación cae en un mes contable que puede estar cerrado, el tipo de cambio que se aplica es el de esa fecha, y —la más grave— arrancas con el reloj del timbrado ya corriendo. El plazo para certificar un CFDI se cuenta desde la fecha del propio comprobante, así que fecharlo hacia atrás te come el margen y, si te pasas, ya no vas a poder timbrarlo nunca con esa fecha. Si de verdad necesitas que una operación caiga en otro periodo, esa decisión es de tu contador, no del sistema.
Las líneas: donde vive el dinero
🧮 Qué hace cada campo de una línea
| Campo | Qué hace | Qué revisar antes de confirmar |
|---|---|---|
| Producto | Trae automáticamente descripción, precio, cuenta contable, impuestos y —por debajo— la clave del catálogo del SAT y la unidad que viajarán al XML. | Que sea el producto correcto y no uno de nombre parecido. Ahí vive la clave del SAT que el PAC va a exigir. |
| Etiqueta / Descripción | El texto que tu cliente va a leer en su factura. Se edita libremente sin afectar la ficha del producto. | Que describa lo que realmente vendiste. Un «Servicio 1» no le sirve a nadie en una revisión. |
| Cantidad | Cuántas unidades. Multiplica el precio. | Que la unidad tenga sentido: 3 piezas, no 3 cajas cuando vendiste piezas. La unidad también viaja al CFDI con su propia clave. |
| Precio unitario | El precio sin impuestos, salvo que tu lista de precios trabaje con impuestos incluidos. | Que sea el precio pactado. Después de confirmar, tocar el precio ya es un trámite; después de timbrar, ya no existe la opción. |
| Descuento | Una rebaja porcentual sobre esa línea. | Los descuentos en porcentaje con muchos decimales son una causa clásica de las diferencias de centavos que rechaza el PAC. |
| Impuestos | IVA 16%, IVA 0%, exento, retenciones. Se suman abajo por separado. | Que cada línea traiga el impuesto que le toca. Una línea sin impuesto no avisa nada: se ve normal, y en CFDI 4.0 puede rebotar por el objeto del impuesto. |
| Cuenta | La cuenta de ingresos que se va a afectar en tu contabilidad. | Si tu contador te pidió separar ingresos por tipo o por línea de negocio, aquí es donde se respeta. |
✅ Los siete puntos antes de apretar Confirmar
Confirmar: qué pasa exactamente cuando aprietas el botón
⚙️ Lo que ocurre por debajo al confirmar
🚦 Los dos estados que hay que leer siempre
Mientras la factura esté en Borrador, todo es reversible. En cuanto la confirmas, la numeración ya avanzó y el asiento ya existe: restablecer a borrador es posible, pero queda registrado en el historial y, si además borras el documento, dejas un hueco en la secuencia que tu contador va a tener que justificar. Y si ya la timbraste, la cosa cambia de nivel: restablecerla a borrador en Odoo no la borra del SAT, y varias versiones de la localización mexicana ni siquiera te dejan hacerlo mientras exista un CFDI vigente —es una protección, no una falla. Nunca «corrijas» una factura timbrada editándola: se cancela y se emite otra, o se emite una nota de crédito. Cuál de las dos corresponde lo decide tu contador. Ver cancelaciones y notas de crédito.
Camino B: facturar desde un pedido de venta
La mayoría de tus facturas no deberían teclearse: deberían generarse del pedido. Es mejor por tres razones. El pedido ya trae al cliente y los precios pactados, así que no hay dedo. Odoo lleva la cuenta de qué se facturó y qué falta, así que no facturas dos veces. Y queda el rastro completo de la venta: cotización, pedido, entrega, factura, cobro.
📋 Facturar un pedido de venta
Ventas > Pedidos > Pedidos🎯 Qué elegir según la situación
| Situación | Qué haces en el pedido | Qué nace |
|---|---|---|
| Entregaste todo y vas a cobrar todo | Crear factura > Factura normal | Una factura por el total del pedido. El pedido queda totalmente facturado. |
| Entregaste solo la mitad | Crear factura > Factura normal, con productos que facturan por cantidades entregadas | Una factura únicamente por lo entregado. El pedido queda facturado parcialmente y podrás facturar el resto después. |
| Te piden anticipo del 50% | Crear factura > Anticipo (porcentaje) y escribes 50 | Una factura con una sola línea de anticipo. No descuenta inventario ni cierra el pedido. |
| Te piden un anticipo de un monto exacto | Crear factura > Anticipo (importe fijo) | Lo mismo que arriba, pero por la cantidad que escribas. |
| Ya entregaste y vas a facturar el resto después del anticipo | Crear factura > Factura normal | La factura del total, con una línea negativa que descuenta el anticipo ya facturado para que no cobres dos veces lo mismo. |
Facturar un anticipo en Odoo es fácil. Documentarlo correctamente ante el SAT tiene procedimiento propio: la guía de llenado del CFDI describe cómo se emite el comprobante de anticipo y cómo se relaciona después con la factura final mediante la relación de comprobantes, y existe más de un esquema aceptado. Cómo se implementa depende de la versión de la localización mexicana que tengas instalada, de lo que soporte tu PAC y del criterio de tu contador. Antes de facturar tu primer anticipo real, siéntense diez minutos los tres —tú, tu contador y quien implementó el sistema— y prueben uno completo de punta a punta: anticipo, factura final y su relación. Un anticipo mal documentado no avisa: se descubre en la declaración.
Es el error más caro y el más silencioso: alguien factura el pedido, otra persona no ve esa factura y la vuelve a hacer. El cliente recibe dos CFDI, tus ingresos se inflan, y la única salida es cancelar —con todo lo que eso implica si el cliente ya la contabilizó, porque a partir de cierto momento la cancelación necesita su aceptación. Antes de crear una factura desde un pedido, mira el contador de facturas que aparece en la parte superior del pedido. Si dice 1, ya hay una: ábrela antes de crear otra.
🧭 Hábitos que te ahorran cancelaciones
Arma la factura, guárdala y léela otra vez de arriba abajo antes de confirmar. Treinta segundos de lectura valen más que dos horas de cancelación.
Menos tecleo, menos errores de dedo, y queda el rastro de qué se facturó de cada venta.
El uso lo decide el cliente, no tú. Preguntarlo por mensaje toma un minuto; corregirlo después implica cancelar y volver a emitir.
Si el mismo cliente está capturado tres veces con datos distintos, tarde o temprano facturas con el RFC equivocado.
Es la trampa clásica. Una factura publicada sin timbrar es una factura que existe en tu contabilidad y no ante el SAT. Confirma y timbra en el mismo movimiento.
Te puede dejar fuera del plazo para timbrar y te mete a un periodo contable que quizá ya está cerrado.
El total puede verse correcto y el IVA estar en la línea equivocada, o faltar una retención. Lee los renglones de impuestos, no solo el total.
No existe esa opción. Se cancela y se emite de nuevo, o se emite una nota de crédito. Editar no está en la mesa.
❓ Dudas que salen la primera semana
¿Puedo borrar una factura?
Solo si está en Borrador y nunca se confirmó. En cuanto tiene folio, lo sano es cancelarla y que quede registrada como cancelada; borrarla dejaría un hueco en la numeración que alguien va a tener que explicar. Es a propósito: la numeración no puede tener huecos silenciosos.
Confirmé la factura pero todavía no la timbro. ¿Ya cuenta para el SAT?
No. Para el SAT no existe hasta que tenga folio fiscal. Para tu contabilidad sí: ya está en tus libros y ya afectó tu saldo de clientes. Ese hueco entre confirmar y timbrar debe durar minutos, no días.
El cliente me pide cambiar una palabra de la descripción y ya timbré. ¿Qué hago?
Si el CFDI ya está timbrado, el texto ya no se toca. Se cancela y se emite otra, normalmente con el motivo de cancelación que corresponde a comprobantes emitidos con errores y con relación al comprobante que lo sustituye. Si el cambio no altera importes ni datos fiscales, valóralo con tu contador antes de mover nada: cancelar también tiene consecuencias y plazos.
¿Puedo poner un descuento a toda la factura en vez de línea por línea?
El CFDI maneja el descuento por concepto, así que vive en cada línea. Si quieres bajar el total, o pones el porcentaje en cada línea o agregas una línea de un producto de descuento con importe negativo y su impuesto correspondiente. Cuál de las dos prefiere tu contabilidad, pregúntaselo a tu contador una vez y ya.
¿Qué pasa si me equivoco de diario?
Si todavía no timbras: restableces a borrador, cambias el diario y vuelves a confirmar. Vas a mover folios de la serie equivocada, y eso se justifica en el reporte de folios. Si ya estaba timbrada, esa vía se cierra: se cancela y se emite otra.
¿Y si vendo en otra moneda?
Odoo toma el tipo de cambio de la fecha de la factura. Verifica que tu instalación esté actualizando el tipo de cambio de forma automática y con la fuente que tu contador aceptó; si alguien lo captura a mano, ahí es donde se cuelan las diferencias que después nadie explica.
Mi factura salió PPD y yo quería PUE. ¿Dónde lo cambio?
No lo teclees en el campo: en la localización mexicana ese dato normalmente se calcula. Cambia el término de pago del cliente en la factura a uno de contado y revisa que la fecha de vencimiento quede acorde. Si aun así no cambia, pídele a quien administra el sistema que revise la configuración de los términos de pago: es un ajuste de una vez, no de cada factura.
🍳 Recetas rápidas
- Entra a Contabilidad > Clientes > Facturas y aprieta Nuevo.
- Elige al cliente y verifica que traiga RFC, nombre como en su constancia, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal.
- Deja la fecha de hoy y un término de pago de contado, para que el CFDI salga como PUE.
- En la pestaña de información adicional: Uso del CFDI el que te pidió el cliente y Forma de pago Efectivo.
- Captura las líneas con sus impuestos y revisa el desglose.
- Confirma y timbra en el mismo momento.
- Manda al cliente el PDF y el XML.
- Abre el pedido en Ventas > Pedidos > Pedidos.
- Verifica que los productos tengan política de facturación por cantidades entregadas; si facturan por cantidades pedidas, te va a querer facturar todo.
- Confirma que las entregas parciales ya estén validadas en el almacén: lo que no está validado, no es facturable.
- Aprieta Crear factura y elige Factura normal.
- Revisa la factura en borrador: debe traer solo lo entregado.
- Confirma y timbra. El pedido queda como facturado parcialmente y podrás facturar el resto después.
- Abre el pedido confirmado.
- Crear factura > Anticipo (porcentaje) y escribe 30.
- Revisa la factura en borrador: si te lo van a depositar de inmediato, el término de pago debe ser de contado para que salga PUE, con la forma de pago real.
- Confirma y timbra el anticipo.
- Cuando entregues, vuelve al pedido y crea la factura normal: Odoo agrega la línea negativa que descuenta el anticipo.
- Confirma y timbra la factura final, y verifica que el total a pagar sea el saldo, no el total del pedido.
- Con tu contador, confirma que la relación entre el CFDI de anticipo y el final quedó documentada como pide la guía de llenado.
- No timbres. Ese es tu margen de maniobra y se acaba en cuanto aprietes el botón.
- Abre la factura y usa Restablecer a borrador.
- Corrige lo que esté mal. Si el error viene del cliente o del producto, corrígelo también en su ficha.
- Vuelve a confirmar.
- Timbra y verifica el folio fiscal.
⚡ Timbrar: el momento de la verdad
Hasta aquí, la factura es un asunto entre tú y tu contabilidad. Timbrar es el instante en que sale de tu casa y se convierte en un documento fiscal con validez ante el SAT. Es el paso más automático del manual —literalmente un botón— y el que más miedo da, porque es donde aparecen los mensajes de error en idioma marciano. Aquí te explico qué pasa por debajo cuando aprietas ese botón, cómo saber con certeza que sí quedó, y cómo traducir los rechazos más comunes a algo que puedas arreglar tú mismo en dos minutos.
Timbrar es como pasar tu maleta por el escáner del aeropuerto. Tú la armas (la factura), la pones en la banda (Odoo la manda al PAC), una máquina la revisa contra un reglamento larguísimo (las validaciones del SAT) y, si pasa, le pegan una etiqueta con un número único que nadie más en el país tiene (el folio fiscal o UUID). Sin esa etiqueta, tu maleta no viaja: para el SAT, esa venta no está facturada. Y el escáner nunca te dice «casi»: o pasa o no pasa, y te dice exactamente qué encontró.
Este es el único paso del manual que no se puede corregir hacia atrás. Una vez que el PAC certifica el comprobante, ese CFDI existe ante el SAT con tus datos y los del cliente, y la única manera de quitarlo del mapa es cancelarlo, que es un trámite con motivo declarado, plazos y —según el caso y el momento— la aceptación del receptor. No hay «reintentar bien». Por eso el minuto que gastas revisando el borrador vale más que toda la agilidad que ganas apretando el botón rápido. Antes de timbrar: cliente correcto, importes correctos, uso del CFDI correcto. Ver cancelaciones.
⚙️ Los seis segundos más importantes del día
Contabilidad > Clientes > Facturas📋 Cómo se timbra, paso a paso
Algunas instalaciones mandan los CFDI con un proceso automático que corre cada tanto, en vez de al instante. Es normal, es más estable y no significa que algo esté mal. Lo que no es normal es que una factura lleve horas «pendiente de envío»: eso ya es un error atorado. Abre el detalle del documento electrónico para leer el mensaje, o pide a quien administra el sistema que revise el registro de errores. Lo que nunca debes hacer es asumir que se timbró sola.
💡 El vocabulario del timbrado
.cer y .key) más una contraseña, que te entrega el SAT y que se cargan una sola vez en la configuración de la empresa.A1B2C3D4-E5F6-7890-ABCD-EF1234567890. Si tu factura no tiene uno, no está timbrada. Punto.✅ Cómo saber que de verdad quedó timbrada
Descargar el XML y el PDF
📥 Cómo bajar los archivos
Contabilidad > Clientes > FacturasTu cliente deduce con el XML, no con el PDF. Si te piden «la factura» y mandas solo el PDF, no mandaste la factura y te la van a volver a pedir. Y al revés: si alguien te manda un PDF precioso sin XML, no tienes nada que deducir. La regla es simple y no tiene excepciones: siempre los dos, siempre juntos, siempre en el mismo correo.
Cuando el PAC dice que no
Un rechazo no rompe nada. La factura sigue ahí, publicada en tu contabilidad, sin folio fiscal. No se canceló, no se perdió, no se duplicó y, en la mayoría de los esquemas comerciales, no consumió un timbre. Lo único que pasó es que el escáner encontró un dato que no cuadra. Corriges el dato, vuelves a apretar el botón de enviar y listo: es el mismo documento, no uno nuevo. Si el campo que hay que corregir está bloqueado porque la factura ya está publicada, restableces a borrador, corriges y vuelves a confirmar. Nunca, nunca emitas una factura nueva para «arreglar» una rechazada: eso sí te deja con dos documentos.
Los rechazos llegan con una clave del catálogo de validaciones acompañada de un texto. El número solo es el renglón de ese catálogo: memorizarlos no sirve de nada. Lo que te dice qué apretar es el texto. Copia el mensaje completo antes de cerrar la ventana —tómale foto si hace falta—, porque si reintentas, el mensaje anterior se puede perder, y quien te vaya a ayudar necesita leerlo tal cual, no tu resumen.
🔧 Los rechazos más comunes, traducidos
| 🚩 Lo que te dice el PAC | 🙂 Qué significa en español | 🔧 Qué aprietas para arreglarlo |
|---|---|---|
| «El RFC del receptor no se encuentra en la lista de RFC inscritos no cancelados» o parecido | El RFC de tu cliente está mal escrito, trae espacios, o no está activo ante el SAT. | Contactos > el cliente > el campo de identificación fiscal. Pide su Constancia de Situación Fiscal y cópialo tal cual, en mayúsculas, sin espacios ni guiones. Corrígelo en el contacto, no solo en la factura, o mañana vuelve a pasar. |
| «El nombre del receptor no coincide con el registrado ante el SAT» | Desde CFDI 4.0 el nombre tiene que empatar con lo que el SAT tiene registrado. Sobra un punto, falta un acento, o pusiste el nombre comercial en lugar de la razón social. | Contactos > el cliente > Nombre. Cópialo de la constancia, letra por letra. La guía de llenado indica capturarlo sin el régimen de capital (ese «S.A. de C.V.» del final) y es práctica común usar mayúsculas; confirma con tu PAC el criterio exacto que valida y aplícalo igual a todos tus clientes. |
| «El régimen fiscal del receptor no es válido» o «el receptor no tiene registrado ese régimen» | El régimen que traes capturado no es el que el cliente tiene dado de alta. Pasa mucho cuando el cliente cambia de régimen y no avisa, o cuando le pusiste un régimen de persona moral a una persona física. | Contactos > el cliente > los datos de facturación, campo de régimen fiscal. El dato bueno está en su constancia. Si tiene varios regímenes, pregúntale con cuál quiere su factura: es su decisión. |
| «El uso del CFDI no es compatible con el régimen fiscal del receptor» | La combinación entre el régimen del cliente y el uso que capturaste no está permitida. No es un error de dedo: es una regla de compatibilidad que publica el SAT. | En la factura, pestaña de información adicional, campo Uso del CFDI. Cámbialo por el que te indique el cliente. Si el cliente insiste en uno que sigue rebotando, quien tiene que revisar su situación fiscal con su contador es él, no tú. |
| «El código postal del domicilio fiscal del receptor no es válido» | El CP no existe en el catálogo del SAT, o no es el de su domicilio fiscal (le pusiste el de la sucursal a donde entregas). | Contactos > el cliente > la dirección, campo Código postal. Usa el que aparece en la constancia. La dirección de entrega puede ser otra: eso no afecta al CFDI. |
| «El código postal del emisor no es válido» o un error sobre el lugar de expedición | El código postal de tu propia empresa está mal capturado o vacío. El lugar de expedición es un dato obligatorio del comprobante. | Ajustes > Usuarios y compañías > Compañías > tu empresa. Es un dato que se captura una vez; si está mal, falla en todas tus facturas, no en una. |
| «La clave del producto o servicio no existe» o «la clave de unidad no es válida» | Al producto le falta la clave del catálogo del SAT, o su unidad de medida no tiene clave equivalente. | Ventas o Inventario > Productos > el producto, y llena el campo de la categoría del catálogo del SAT (el código UNSPSC) y revisa la unidad de medida, que también lleva su clave. Arréglalo en el producto: así queda resuelto para siempre y no solo para esta factura. |
| «El objeto del impuesto no es válido» o un error sobre el desglose de impuestos del concepto | CFDI 4.0 exige declarar por cada concepto si es objeto de impuesto o no. Suele salir cuando una línea quedó sin ningún impuesto o con una combinación rara de tasas y exentos. | Revisa los impuestos de esa línea y, sobre todo, la configuración de impuestos del producto. Si vendes cosas no objeto de impuesto, esa configuración se define una vez con tu contador y se deja lista en el producto. |
| «El total no corresponde con la suma de los conceptos» o una diferencia de un centavo | Redondeo. Casi siempre viene de descuentos en porcentaje, precios con muchos decimales, o impuestos calculados con distinta precisión de la que usa el PAC. | Revisa la línea que trae el descuento. Salida rápida: pon el descuento como importe dentro del precio unitario en vez de un porcentaje con decimales. Si te pasa en muchas facturas, es configuración de precisión decimal y lo tiene que revisar quien administra el sistema. |
| «El certificado no es vigente», «certificado revocado» o «la contraseña de la llave privada es incorrecta» | Tu CSD venció, lo revocaste al tramitar uno nuevo, o los archivos cargados no corresponden con la contraseña capturada. | Se cargan los archivos nuevos (.cer, .key y su contraseña) en la configuración de facturación electrónica de la compañía. Esto no lo hace quien factura: lo hace quien administra el sistema, con los archivos que el SAT entregó a tu representante legal. Mientras no se resuelva, no puedes timbrar absolutamente nada. |
| «La fecha de emisión está fuera del rango permitido» | Entre la fecha que trae tu factura y el momento en que la mandas a certificar pasó más tiempo del que la validación técnica permite. Es una ventana corta, de horas, no de días, y el PAC no la puede ampliar. | Restablece a borrador, cambia la fecha de la factura a hoy, confirma y timbra. Si eso te mete a un mes contable que ya estaba cerrado, avisa a contabilidad ANTES de hacerlo. Y la lección de fondo: no dejes facturas confirmadas sin timbrar de un día para otro. |
| «La forma de pago no es compatible con el método de pago» | Casi siempre: quedó PPD (parcialidades o diferido) con una forma de pago concreta, o PUE con «Por definir». Esas combinaciones se excluyen. | En la factura, pestaña de información adicional. Si es PPD, la forma de pago va como «Por definir». Si es PUE, va la forma real con la que te pagaron. Y recuerda que el PUE/PPD en Odoo sale del término de pago: si el método está mal, corrige el término de pago, no busques teclear el campo. |
| «Sin timbres disponibles», «créditos agotados» o «paquete vencido» | Se acabaron los timbres que le compraste al PAC, o el paquete caducó. No es un problema de Odoo ni del SAT. | Los timbres se compran directo con tu proveedor. En cuanto los acrediten, vuelves a apretar enviar en la misma factura: no hay que rehacer nada. Revisa el saldo el primer día de cada mes y no el último. |
| «Error de autenticación», «usuario o contraseña del PAC incorrectos» o «servicio no disponible» | Las credenciales del PAC están mal capturadas o vencidas, o el servicio del proveedor se cayó momentáneamente. | Espera unos minutos y reintenta: los servicios se caen y vuelven. Si persiste, hay que revisar las credenciales en la configuración de facturación electrónica y, si están bien, llamar al PAC. Este es el único error donde reintentar sin cambiar nada tiene sentido. |
| «El comprobante ya fue certificado» o un aviso de folio duplicado | Ya se timbró y el sistema lo está reintentando. Pasa cuando alguien aprieta el botón varias veces o cuando se cortó la conexión justo después del timbrado. | No lo vuelvas a mandar. Refresca la factura y busca el UUID. Si no aparece, pídele a tu PAC el acuse de ese comprobante desde su portal para recuperarlo y pegarlo al documento. Jamás resuelvas esto emitiendo otra factura. |
Los PAC tienen dos ambientes: pruebas y producción. En pruebas todo funciona precioso: sale un UUID, sale un PDF con su código QR, el sistema dice que timbró y tú duermes tranquilo. Y nada de eso existe ante el SAT. Se descubre a fin de mes, cuando el contador no encuentra las facturas, y para entonces ya no las puedes emitir con la fecha en que ocurrieron. La vacuna cuesta dos minutos y se pone una sola vez: toma tu primera factura real, copia su UUID y búscala en el verificador público del SAT. Si el SAT la reconoce como vigente, estás en producción y puedes seguir. Si dice que no existe, detén la facturación y avisa de inmediato a quien implementó el sistema. Esa comprobación única te ahorra el peor mes de tu vida.
El reloj: cuándo hay que timbrar
Aquí conviven dos relojes y conviene no confundirlos. Por un lado, la disposición fiscal exige remitir el comprobante al SAT o al proveedor de certificación dentro de un plazo muy corto contado desde que ocurrió la operación —del orden de horas, no de días—, y hay facilidades y excepciones para ciertos sectores. Por otro, la validación técnica rechaza los comprobantes cuya fecha de emisión sea demasiado anterior al momento del timbrado: también una ventana de horas. El número exacto de cada plazo y las excepciones que te apliquen los confirma tu contador con la resolución vigente, porque se han ajustado con los años. Lo que no cambia y es lo que tú necesitas operar: confirmar y timbrar en el mismo movimiento. Una factura que amanece publicada sin timbrar ya es un problema; una que pasa un puente largo así, probablemente ya no se puede timbrar con su fecha.
🍳 Recetas para los días difíciles
- Copia el mensaje completo del error antes de cerrar la ventana. Tómale foto si hace falta.
- Ubica de quién es el dato: del cliente (RFC, nombre, régimen, CP), del producto (clave del SAT, unidad, impuestos), de la factura (uso, método, forma de pago, fecha) o de tu empresa (certificado, credenciales, código postal).
- Corrige el dato en su lugar de origen y no solo en la factura: si es del cliente, en el contacto; si es del producto, en el producto.
- Si el campo está bloqueado, restablece la factura a borrador, corrige y vuelve a confirmar.
- Aprieta otra vez el botón de enviar al SAT sobre la MISMA factura. No crees una nueva.
- Verifica que ahora sí traiga folio fiscal.
- Entra a Contabilidad > Clientes > Facturas y busca por nombre del cliente o por folio.
- Abre la factura y confirma que tenga UUID.
- Descarga el XML desde la sección de archivos adjuntos y el PDF con el botón de imprimir.
- Usa el botón de enviar por correo para reenviárselos: queda registro del envío en el historial de la factura.
- Si el XML no aparece como adjunto pero la factura sí tiene UUID, pídelo en el portal de tu PAC o descárgalo desde el portal del SAT: allá vive el respaldo.
- Confirma que el mensaje habla de timbres o créditos agotados y no de otra cosa.
- Avisa a quien administra la relación con el PAC para que compre el paquete; suele acreditarse en minutos.
- No rehagas las facturas ni cambies sus fechas mientras esperas: siguen publicadas y válidas en tu contabilidad.
- En cuanto acrediten, abre cada factura pendiente y aprieta enviar de nuevo.
- Vigila el reloj: si la espera se alarga, revisa que no se te pase la ventana de timbrado de las facturas más viejas y avisa a tu contador si ya se pasó.
- Abre la factura y copia el UUID, el RFC del cliente y el total exacto con centavos.
- Entra al verificador público de comprobantes del SAT.
- Captura RFC emisor, RFC receptor, total y UUID.
- Si responde que el comprobante es vigente, quedó. Si responde que no existe, revisa de inmediato si tu sistema está apuntando al ambiente de pruebas.
- Si dice cancelado y tú no lo cancelaste, avisa a tu contador el mismo día.
🗓️ La rutina que evita los sustos
🧭 Hábitos y trampas del timbrado
Un rechazo sin su texto exacto es imposible de diagnosticar. Copia o fotografía antes de reintentar.
Si el RFC estaba mal, arréglalo en el contacto. Si solo lo cambias en la factura, el mismo error te espera la próxima venta.
Una sola vez, al arrancar. Es lo único que distingue con certeza producción de un ambiente de pruebas.
El cliente deduce con el XML. Mandar solo el PDF garantiza que te lo va a volver a pedir.
Si el timbrado va en cola o la conexión se cortó, insistir puede dejarte con un comprobante ya certificado que tu sistema no reconoce. Refresca y verifica antes de reintentar.
La ventana entre la fecha del comprobante y el timbrado se mide en horas. Un puente largo o un fin de semana se la comen sin que te des cuenta.
Un rechazo no dejó nada ante el SAT. La factura sigue siendo la misma: corrige y reenvía. Duplicar es lo único que sí te obliga a cancelar.
El CSD dura cuatro años y no se renueva solo. El día que vence, nadie factura en toda la empresa.
❓ Preguntas que salen en el primer mes
¿Timbrar cuesta dinero?
Sí. Cada comprobante certificado consume un timbre que le compras a tu PAC en paquetes. Lo habitual es que los rechazos no consuman timbre y que las cancelaciones no te devuelvan el que ya gastaste, pero eso depende del esquema comercial de cada proveedor: pregúntalo al contratar y no lo des por hecho.
¿Puedo timbrar una factura con fecha vieja?
No más allá de la ventana que permite la validación técnica, que se mide en horas desde la fecha del comprobante. Si se te pasó, la única salida es cambiar la fecha de la factura a una vigente, con lo que la operación cae en otro momento contable. Si eso te complica el cierre o cruza un mes cerrado, la decisión es de tu contador, no del sistema.
El PAC me rechazó, ¿ya perdí el folio?
No. Un rechazo no deja rastro ante el SAT. Tu factura conserva su número interno y su asiento contable intactos. Solo le falta el timbre.
Timbré y al cliente no le llegó el correo. ¿La factura vale?
Sí. El correo es un envío; el timbrado es lo fiscal. Puedes reenviarle el correo las veces que quieras o mandarle los dos archivos por otro medio.
¿Odoo guarda mis XML o los tengo que respaldar aparte?
Los guarda como archivos adjuntos de cada factura. Aun así, ten tu propio respaldo mensual: los comprobantes se conservan durante años y no conviene depender de un solo lugar.
¿Qué diferencia hay entre el sello del emisor y el del SAT?
El primero lo pones tú con tu certificado y dice que la emitiste tú. El segundo lo pone el PAC en representación del SAT y es el que la vuelve válida. En el PDF se imprimen los dos, uno debajo del otro.
¿Puedo cambiar de PAC?
Sí, y no pierdes las facturas ya timbradas: el UUID vive en el SAT, no en el proveedor. Lo que cambia son las credenciales en la configuración y de dónde compras los timbres. El cambio lo hace quien administra el sistema y conviene probar una factura completa el mismo día.
Timbré una factura que no debía. ¿La borro?
No se borra: se cancela ante el SAT, declarando el motivo que corresponda y —según el caso y el momento— con la aceptación del receptor. Ese trámite tiene sus propias reglas y plazos, y está en el capítulo de cancelaciones. Avísale a tu contador el mismo día.
🔀 PUE vs PPD: la decisión que ordena tu contabilidad
Es un campo chiquito, con solo dos opciones, y es el que más caro cuesta cuando se toma mal. No decide cómo se ve tu factura: decide si tu cobranza dice la verdad, si le debes documentos al SAT y si vas a poder cerrar el mes sin sustos. La buena noticia es que se resuelve con una sola pregunta bien hecha, antes de timbrar.
Cuando comes en un restaurante pides la cuenta, pagas y te vas. Esa cuenta nace y muere el mismo día: eso es PUE. Cuando dejas el coche en el taller te dan un presupuesto, das un anticipo, recoges el coche y pagas el resto a la quincena. Esa cuenta vive semanas y se cierra por pedazos: eso es PPD. El SAT no te está preguntando si eres formal o informal, ni si tu cliente es bueno o malo. Te está preguntando si esta factura ya se cerró o va a seguir viva.
En el CFDI 4.0 ese campo se llama Método de pago y solo tiene dos valores: PUE (pago en una sola exhibición) y PPD (pago en parcialidades o diferido). No lo confundas con la Forma de pago, que es otro campo y otra pregunta: con qué instrumento entra el dinero — efectivo, transferencia, tarjeta. Uno habla del momento, el otro del instrumento. Los dos se llenan en la misma pantalla y por eso se revuelven todo el tiempo.
💡 Conceptos clave
Antes de timbrar, una sola pregunta: ¿me están pagando en este momento, completo? Si es un sí redondo — el dinero ya está en la caja, en la terminal o en tu cuenta — es PUE. Si la respuesta trae un «pero», un «el viernes», un «me dieron la mitad» o un «creo que sí me paga hoy», es PPD. El «creo» siempre es PPD. Nunca timbres con la esperanza: timbra con el dinero.
Los cinco malentendidos que salen caros
🧠 Lo que casi todos entienden al revés
Falso. PUE no habla del instrumento, habla del momento. Una transferencia, un cheque ya cobrado o una tarjeta que liquidan el total el mismo día son PUE igualito. El instrumento se declara en el otro campo.
PPD no es una mala nota ni un castigo. Es la forma correcta de facturar crédito, anticipos y parcialidades. Un cliente grande a 30 días es negocio sano, y su CFDI va PPD.
Timbrar por optimismo es lo que rompe la cobranza. Si el dinero todavía no entra cuando timbras, es PPD. Si entró en la mañana y facturas en la tarde, es PUE. La diferencia es de horas, no de intenciones.
No. «En una sola exhibición» significa completo. Un anticipo, aunque sea del mismo día, deja la factura viva: es PPD y cada cobro llevará su complemento de pago.
Para el SAT no. La D de PPD es de diferido: si el pago ocurre después de la fecha del comprobante, es PPD aunque sea un solo depósito por el total.
Qué obliga cada uno, lado a lado
⚖️ PUE contra PPD, en lo que de verdad importa
| 🔎 La pregunta | 🟢 PUE | 🟡 PPD |
|---|---|---|
| Cuándo se usa | El dinero completo ya entró, o entra el mismo día de la factura. | El pago será después, o en partes, o todavía no sabes cuándo. |
| Qué forma de pago va | La real: efectivo, transferencia, tarjeta, cheque cobrado. | La clave 99 «Por definir». La real se declara luego, en el complemento. |
| ¿Exige complemento de pago? | No. La factura ya lo dice todo por sí sola. | Sí. Uno por cada cobro recibido, con su propio plazo para timbrarse. |
| Cómo se ve en tu cobranza | Nace y se cierra: queda pagada de inmediato y sale de Cuentas por cobrar. | Queda abierta en Cuentas por cobrar hasta que registres los pagos reales. |
| Qué se rompe si te equivocas | Si era PPD: nunca emites complementos, tu cartera miente y hay cobros que jamás se declararon. | Si era PUE: quedas obligado a un complemento por dinero que ya entró; si no lo emites, la factura queda cobrada pero no declarada. |
| Quién lo nota primero | Tu cliente, cuando su contador no encuentre el soporte del pago. | Tu contador, en la conciliación de fin de mes — casi siempre tarde. |
Qué pasa por debajo cuando eliges uno u otro
Al confirmar la factura, Odoo genera el asiento contable: carga a Clientes (cuentas por cobrar) y abona a ingresos e impuestos. Eso pasa igual en PUE y en PPD. La diferencia empieza en el XML: viaja el MétodoPago que elegiste y, con él, la promesa de lo que sigue. En PUE la promesa es «aquí no hay nada pendiente». En PPD la promesa es «te voy a avisar cada vez que cobre». Ese aviso es el complemento de pago, y no es papeleo decorativo: en el régimen general del IVA en México el impuesto se causa sobre lo efectivamente cobrado, así que el complemento es lo que ubica en el tiempo ese cobro. El tratamiento fino y los casos especiales los define tu contador; lo que a ti te toca es que el documento exista y esté a tiempo.
🔗 La cadena completa de una factura PPD
Contabilidad > Clientes > Facturas🛠️ Cómo se decide en Odoo, antes de timbrar
En la localización mexicana el método de pago no suele capturarse a mano: se deduce de la condición de pago de la factura. Es decir, cambiar la condición de pago ES cambiar el CFDI.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Configuración > Condiciones de pagoContabilidad > Clientes > FacturasNo existe «editar la factura timbrada». Ni en Odoo, ni en el portal del SAT, ni pidiéndoselo a tu PAC. Un CFDI mal emitido solo se arregla cancelando y emitiendo uno nuevo, y eso tiene motivo obligatorio del catálogo del SAT, relación con el comprobante que lo sustituye, respuesta del receptor y un plazo que se cierra. Por eso los treinta segundos que tardas en revisar antes de timbrar valen más que cualquier corrección posterior.
🧯 Si ya timbraste con el método equivocado
Se corrige, sí. Pero se corrige por el camino largo, y ese camino tiene reglas y reloj.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Clientes > FacturasEsta es la que más se repite. Timbras PUE porque el cliente prometió pagar en la tarde… y no pagó. La regla vigente prevé que, cuando una factura emitida como PUE no se cobra dentro del mes en que se emitió, se cancele y se vuelva a emitir señalando PPD con forma de pago 99, relacionando el comprobante nuevo con el cancelado. No es criterio interno de la empresa. Por eso el último día hábil del mes conviene barrer las facturas PUE que sigan abiertas: cada una es una corrección pendiente. Confirma con tu contador el texto vigente de la regla, porque la Resolución Miscelánea se actualiza cada año.
🚦 Cómo se ve cada una en su ciclo de vida
⏱️ El calendario que te persigue
✅ Checklist de decisión: antes de darle a Timbrar
📊 Los reportes que delatan el error antes que tu contador
✅ Buenas prácticas
- Deja la condición de pago correcta en la ficha de cada cliente: la factura sale bien sola y el mostrador no tiene que decidir.
- Timbra con el dinero confirmado, no con el comprobante que te mandó el cliente por mensaje.
- Ponle dueño y día fijo a la tarea de timbrar complementos, antes de emitir tu primera PPD.
- Barre las PUE abiertas el último día hábil del mes, como rutina, no como emergencia.
- Cuando dudes entre PUE y PPD, elige la que describe lo que pasó con el dinero y anota el caso para preguntarlo a tu contador.
⚠️ Errores frecuentes
- Timbrar PUE «porque hoy me paga» y no volver a mirar esa factura nunca.
- Tratar un anticipo como pago total y cerrar la factura en la cabeza, no en el sistema.
- Cambiar el método de pago en lugar de corregir la condición de pago, y pelearse con un campo que solo refleja.
- Emitir PPD sin que nadie sepa que hay complementos por timbrar.
- Dar por cancelada una factura porque Odoo lo dice, sin verificar el estatus en el portal del SAT.
❓ Las preguntas que siempre salen
Mi cliente me paga por transferencia el mismo día. ¿PUE o PPD?
PUE. La transferencia es la forma de pago (clave 03), no el método. Si el importe entró completo ese día, es una sola exhibición.
Me dieron un anticipo y el resto contra entrega. ¿Cómo va?
La factura queda con saldo, así que en cuanto al método es PPD y cada cobro llevará su complemento. Aparte de eso, el anticipo tiene un procedimiento propio ante el SAT y hay más de una manera válida de documentarlo. Esa decisión es de tu contador; el mecanismo de la factura no cambia.
El cliente me paga hasta el día 30, pero de un solo golpe. ¿Eso no es una sola exhibición?
No para el SAT. PPD también significa diferido: si el pago ocurre en fecha posterior al comprobante, es PPD aunque sea un solo depósito.
¿Puedo timbrar todo como PPD por si acaso?
Puedes, y hay quien lo hace «para no fallar», pero no sale gratis: cada cobro te obliga a un complemento timbrado en plazo. Si tu operación es de mostrador, te estarías inventando cientos de documentos al mes. Usa el que describe la realidad.
Se me pasó el complemento de un pago de hace dos meses. ¿Lo timbro tarde o ya mejor no?
Tímbralo. Sale fuera de plazo y eso es una obligación cumplida tarde, con posible sanción, pero no emitirlo nunca es peor: deja un cobro sin documentar. Avísale a tu contador para que lo ubique en el periodo correcto.
¿Y si mi cliente me exige que le ponga PUE aunque me va a pagar después?
No es un favor, es un error compartido. Explícale que PPD es lo que le va a dar el soporte de su pago cuando lo haga. Si insiste, que la decisión la tome tu contador por escrito.
¿El método de pago cambia el total de mi factura?
No. Ni el total, ni los impuestos trasladados, ni el asiento que nace al confirmar. Lo que cambia es lo que le debes al SAT después: en PPD, un complemento por cada cobro.
💳 La forma de pago SAT: el campo que casi nadie llena bien
Es un menú desplegable con claves de dos dígitos y casi todo el mundo lo trata como un trámite: se deja el que venía o se pone «efectivo» porque es el primero de la lista. Ese descuido no siempre rompe la factura — muchas veces el PAC la sella igual — pero descuadra tu caja, ensucia el banco y convierte el cierre de mes en una cacería. Este capítulo es para que ese campo deje de ser adivinanza.
Imagina que a las ocho de la noche alguien te pregunta dónde está el dinero de hoy. Tú contestas de memoria: «esto está en el cajón, esto ya cayó al banco, esto lo tiene la terminal y me lo deposita el jueves, y esto todavía me lo deben». Acabas de llenar el campo de forma de pago sin darte cuenta. La forma de pago es exactamente esa respuesta, escrita en el idioma del SAT.
Por eso la forma de pago responde a una sola pregunta, y no es «¿cómo me van a pagar?» ni «¿qué acordamos?». Es: ¿quién tiene el dinero ahora mismo? Si lo tienes tú en el cajón, es efectivo. Si lo tiene tu banco, es transferencia. Si lo tiene el banco de la terminal y te lo va a depositar en unos días, es tarjeta. Y si todavía no lo tiene nadie porque no te han pagado, entonces es 99 «Por definir».
💡 Conceptos clave
Las claves que vas a usar el 95% de las veces
🔑 Traducción de mostrador del catálogo SAT
| Clave | Cómo se dice en el mostrador | Cuándo va | Ojo con |
|---|---|---|---|
| 01 Efectivo | Billetes y monedas, en tu mano | El cliente pagó en la caja, en efectivo, y ese dinero está físicamente contigo | Es la clave que más se usa por default sin que sea cierta. La ley limita la deducción y el acreditamiento de pagos en efectivo por arriba de cierto monto: si la venta es grande y te pagaron así, avísale a tu contador |
| 02 Cheque nominativo | Un papel del banco a nombre de tu empresa | Te entregaron un cheque nominativo a nombre de la empresa | El cheque no es dinero hasta que se cobra. Entre que lo recibes y se hace efectivo pueden pasar días, y puede rebotar |
| 03 Transferencia electrónica de fondos | Ya cayó a mi cuenta | SPEI, traspaso entre cuentas, depósito electrónico a tu cuenta | Que el cliente te mande el comprobante no significa que ya entró. Confirma en tu estado de cuenta antes de darla por cobrada |
| 04 Tarjeta de crédito | Pasaron la tarjeta, la de crédito | Cobro con terminal usando una tarjeta de crédito | El dinero no está en tu banco todavía: lo tiene el adquirente y te lo deposita después, ya con comisión descontada |
| 28 Tarjeta de débito | Pasaron la tarjeta, la del banco | Cobro con terminal usando una tarjeta de débito | Igual que la 04 en el retraso del depósito. Y no, no da lo mismo cuál pongas: son claves distintas y tu conciliación las separa |
| 99 Por definir | Todavía no me pagan | La factura PPD, mientras el cobro no ocurre | Si aparece un 99 en una factura PUE, lo normal es que el PAC la rechace; y si tu configuración la deja pasar, queda declarada de una forma que no ocurrió. Si se queda en 99 para siempre, es que nunca emitiste el complemento |
No es una preferencia ni una costumbre de la empresa: es cómo funciona el CFDI 4.0. Si la factura es PPD, cuando la emites todavía no has cobrado, así que no puedes saber con qué instrumento te van a pagar. Por eso va 99 Por definir, y la forma real se declara después, en el complemento de pago, junto con la fecha y el importe del cobro. Poner «03 transferencia» en una PPD porque «seguro me transfiere» es declarar un hecho que no ha ocurrido.
Por qué un campo «de trámite» descuadra tu caja
Aquí está lo que casi nadie ve: la forma de pago no es solo texto para el SAT. En tu operación diaria viene amarrada a la cuenta donde registras el dinero. Si capturas «efectivo» cuando en realidad cobraste con terminal, la factura se ve perfecta y el XML se sella sin problema. Pero al cierre te va a faltar ese dinero en el cajón y te va a sobrar en la terminal, y nadie va a entender por qué. Multiplícalo por cien tickets al mes y ya tienes una caja que nadie puede arquear, un banco que no concilia y un contador pidiendo explicaciones que nadie tiene.
💸 Dónde está el dinero y quién debe recibirlo
| Forma de pago | ¿Quién tiene el dinero ahora? | A dónde debe llegar en tu contabilidad | Cuándo se limpia |
|---|---|---|---|
| 01 Efectivo | Tu caja física | El diario de Caja o Efectivo | Cuando depositas al banco. Ese depósito es un traspaso entre cuentas tuyas, nunca una venta nueva |
| 02 Cheque nominativo | Todavía el banco de tu cliente | Una cuenta de cheques recibidos o en tránsito, según la defina tu contador | El día que el cheque se hace efectivo en tu cuenta |
| 03 Transferencia | Tu banco | El diario bancario de la cuenta específica que lo recibió | Al conciliar contra el estado de cuenta |
| 04 Tarjeta de crédito | El banco adquirente de tu terminal | Una cuenta de terminal o TPV por cobrar | El día del depósito, ya neto de comisión. La comisión es un gasto, no una venta menor |
| 28 Tarjeta de débito | El banco adquirente de tu terminal | La misma lógica que la 04, con su propia identificación | Igual: al depósito real de la terminal |
| 99 Por definir | Nadie todavía: no has cobrado | Ninguna cuenta de dinero. Solo existe el saldo en Cuentas por cobrar | Cuando registras el cobro real y timbras el complemento |
Cobras $10,000 con tarjeta y al banco te llega menos, dos o tres días después. La diferencia es la comisión del adquirente. Si registras el cobro directo contra el banco por el monto depositado, tu factura queda con un faltante que nadie sabe explicar. Por eso los cobros con tarjeta pasan por una cuenta intermedia: ahí entra el total, sale el depósito real y la diferencia se reconoce como gasto por comisiones. Cómo se llama esa cuenta y cómo se contabiliza la comisión lo define tu contador; que exista, es indispensable.
Cómo se captura en Odoo
Contabilidad > Clientes > Facturas🛠️ En la factura, antes de timbrar
El campo vive con los demás datos fiscales de la localización mexicana, normalmente en la pestaña de información adicional u otra información, cerca del Uso del CFDI. La etiqueta puede cambiar entre versiones; búscalo por el nombre «Forma de pago».
Contabilidad > Clientes > FacturasContactosEn cuanto el PAC regresa el folio fiscal, la forma de pago de esa factura ya no se edita: ni en Odoo, ni pidiéndoselo al PAC. Si la clave quedó mal y el error es relevante para el CFDI, el único camino es cancelar y volver a emitir, con motivo del catálogo del SAT y relación al comprobante que lo sustituye. Revisa el campo antes, no después: son diez segundos contra un trámite con plazos, aceptación del receptor y efectos en tu contabilidad. Ver el capítulo de cancelaciones.
Contabilidad > Clientes > Pagos💰 En el cobro: donde la forma de pago se vuelve dinero de verdad
En PPD, la forma de pago real se declara en el complemento, y el complemento nace del pago. Por eso este momento importa tanto como el de la factura.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Clientes > PagosContabilidad > Configuración > DiariosToda empresa necesita una cuenta puente para el dinero que llegó sin apellido: un depósito sin referencia, una transferencia de alguien que no puso su nombre. Eso es normal por unos días. Lo que no es normal es que esa cuenta crezca mes con mes. Cada peso ahí es una factura que alguien ya pagó y que sigue apareciendo como deuda en tu cartera — o peor, un cobro que nunca se documentó con su complemento. Al cierre de cada mes esa cuenta debe quedar en cero, o muy cerca. Si tiene saldo de hace tres meses, ya no es sala de espera: es un problema con intereses.
🔍 Cierre de mes: los saldos que hay que mirar sí o sí
📊 Tres vistas que te dicen la verdad del mes
✅ Buenas prácticas que sí se sostienen
Caja, cada banco y cada terminal con su propio diario. Cuesta media hora configurarlo y te ahorra el resto del año.
RFC, nombre exacto, régimen, código postal, uso del CFDI y forma de pago habitual precargados en la ficha. La factura sale bien sola.
Buscar el dueño de un depósito de hace tres días es fácil. De hace cinco semanas, es arqueología.
El campo lo llena mostrador, no contabilidad. Si quien cobra entiende la pregunta «¿quién tiene el dinero ahora?», la mayoría de los errores desaparece.
⚠️ Errores que vemos en todas las implementaciones
Nadie lo cambia porque la factura sale igual. La caja es la que paga el precio, y se descubre meses después.
Crédito y débito son claves distintas y a veces terminales distintas. Ponerlas al aventón rompe la conciliación de la terminal.
Dos cuentas, dos diarios. Si mandas todo al mismo, ninguno de los dos estados de cuenta va a cuadrar.
Pasar el efectivo al banco es un traspaso entre tus propias cuentas. Registrarlo como ingreso duplica tus ventas del mes.
El cobro existe pero la factura no se cierra. Casi siempre es configuración de cuentas pendientes en el diario, y se arregla una sola vez.
Si el PAC rechaza, el mensaje casi siempre apunta a una incoherencia real entre PUE/PPD y la forma de pago. Cambiar la clave a ciegas apaga el foco, no el fuego.
🍳 Recetas rápidas de mostrador
- No toques el asiento contable por tu cuenta: primero avisa a contabilidad.
- Confirma con tu contador si el caso amerita cancelar y reemitir, o si basta con corregir el registro del cobro. Depende del importe, del mes y de si el cliente ya le dio efectos fiscales.
- Si se cancela: emite primero la factura correcta, luego cancela la vieja relacionándola con la nueva y con el motivo del catálogo que corresponde.
- Corrige el registro del cobro para que el dinero quede en la cuenta de la terminal y no en Caja.
- Vuelve a arquear la caja: el faltante debe desaparecer.
- Regístralo contra la cuenta transitoria o de cobros por identificar. No lo apliques a una factura al azar.
- Busca el importe exacto entre las facturas abiertas del mes y del anterior.
- Si no aparece, revisa la referencia del estado de cuenta y pregunta al cliente.
- En cuanto lo identifiques, aplícalo a su factura y saca el saldo de la cuenta puente.
- Si la factura era PPD, timbra su complemento con la fecha real del depósito, no la de hoy.
- Son dos cobros, no uno. Registra cada parte por separado.
- Cada uno con su diario: la parte de tarjeta a la cuenta de terminal, la de efectivo a Caja.
- Cada uno con su forma de pago: 04 o 28 para la tarjeta, 01 para el efectivo.
- Si la factura era PPD, cada cobro genera su propio complemento.
- Verifica al final que el saldo de la factura llegue a cero.
- Registra un solo pago por el total, con el diario y la fecha reales.
- Elige la forma de pago real del cobro.
- Timbra el complemento correspondiente: aunque haya sido un solo pago, la obligación existe porque la factura es PPD.
- Confirma que la factura quede marcada como pagada y que el complemento tenga su folio fiscal.
- Explícale que en un CFDI timbrado ese dato no se edita.
- Pásale el caso a tu contador con el importe, la fecha y si el cliente ya la usó fiscalmente.
- Si él decide reemitir: primero la factura correcta, después la cancelación de la vieja relacionada con la nueva.
- Si decide no reemitir, corrige al menos el registro interno del cobro para que tu caja y tu banco queden bien.
- Documenta la decisión por escrito: en una revisión, ese correo vale oro.
❓ Dudas de todos los días
El cliente me mandó el comprobante de la transferencia pero no veo el dinero. ¿Ya lo registro?
No. La pregunta es quién tiene el dinero ahora, y todavía lo tiene su banco. Registra el cobro cuando aparezca en tu estado de cuenta, con la fecha en que realmente entró.
¿Puedo cambiar la forma de pago de una factura ya timbrada?
No se edita. Si el error es relevante para el CFDI, el camino es cancelar y volver a emitir, con su motivo y su relación al comprobante nuevo. Si el error solo afecta tu registro interno y no el comprobante, tu contador puede corregir el asiento del cobro. La decisión es suya.
En una PPD, ¿la forma de pago del complemento tiene que ser la misma que puse en la factura?
En la factura pusiste 99, que significa «no sé todavía». En el complemento pones la real. Justo por eso existen los dos campos.
Mi terminal deposita varias ventas en un solo abono. ¿Cómo lo cuadro?
Cada venta entra por separado a la cuenta de la terminal con su clave 04 o 28. El depósito del banco cierra ese grupo de una sola vez, y la diferencia por comisión se registra como gasto. Deja que contabilidad defina las cuentas; tú solo captura cada cobro con su forma real.
¿Qué pasa si me equivoco de clave pero el PAC me la selló sin problema?
Que nadie te va a avisar en automático. La validación revisa que la clave exista y que sea coherente con el resto del comprobante, no que sea verdad. El error aparece en tu caja, en tu banco y en la conciliación, semanas después.
¿Vale la pena poner 99 en todo para no equivocarme?
No. El 99 en una PUE es incorrecto y normalmente ni siquiera pasa la validación, y además te deja sin la información de dónde entró el dinero, que es justo lo que necesitas para cuadrar. Es cambiar un error visible por uno invisible.
¿La forma de pago cambia los impuestos de mi factura?
No cambia el cálculo del comprobante. Lo que sí cambia es dónde queda registrado el dinero en tu contabilidad y, en PPD, qué se declara en el complemento. Cómo impacta eso en tus declaraciones lo determina tu contador.
Este campo se ataca en tres frentes al mismo tiempo: se dejan configurados los diarios y las cuentas destino junto con el contador de la empresa, se precargan los datos fiscales en las fichas de clientes para que la factura salga bien sola, y se entrena a quien cobra con la única pregunta que importa — ¿quién tiene el dinero ahora?. Lo que no hace el implementador es decidir por el contador cómo se contabiliza cada cuenta: ese criterio es suyo, y con razón.
🧾 El complemento de pago (REP)
Este es el documento que casi nadie emite completo y que el SAT sí revisa. No es un trámite extra ni un capricho del contador: es la prueba de que el dinero entró. Si tu empresa factura a crédito —a 15, 30 o 60 días—, cada abono que recibas necesita su propio comprobante. Aquí verás qué es el REP, cuándo estás obligado, cómo se emite en Odoo sin perderte, y los errores que salen carísimos.
Vendes un refrigerador y el cliente te lo va a pagar en tres abonos. La factura es el contrato de la venta: dice qué vendiste, cuánto vale y cuánto te deben. Pero cada vez que el cliente llega con dinero, alguien tiene que dejar constancia de que ese dinero ya entró, y ese recibo oficial es el REP. Dicho en corto: la factura dice «me debes»; el REP dice «me pagaste esto y todavía me debes esto otro». Sin REP, el SAT ve la deuda pero nunca ve el cobro.
💡 Conceptos clave
¿Cuándo sí lleva REP y cuándo no?
📋 La tabla de decisión
| Situación | ¿Lleva REP? | Por qué |
|---|---|---|
| Factura PUE cobrada completa dentro del mes, en una sola exhibición | No | El cobro ya quedó descrito en la propia factura, con su forma de pago real. |
| Factura PPD, primer abono del cliente | Sí | Un REP por cada abono recibido, sin importar el monto. |
| Factura PPD que el cliente liquida de un solo pago | Sí | Nació como PPD. Aunque sea un solo movimiento, ese cobro necesita su comprobante. |
| Factura PPD con tres abonos en el mismo mes | Sí, tres | Cada entrada de dinero es un evento distinto. Se pueden timbrar el mismo día, pero son tres documentos. |
| Un depósito que cubre cinco facturas PPD a la vez | Sí, uno | Un solo REP puede relacionar varias facturas. Es un pago, un comprobante. |
| Anticipo recibido antes de facturar la venta | No es REP | El anticipo tiene su propio tratamiento de CFDI y su propia clave de relación. Pídele a tu contador el criterio que usa tu empresa antes de registrarlo. |
| Saldo que se cubre aplicando una nota de crédito | No entró dinero | Una nota de crédito no es un cobro. Cómo se refleja sobre una factura PPD depende del criterio de tu contador: pregúntalo antes de asumirlo. |
| Factura PUE que al cierre del mes nunca se cobró | No se le pone REP | La vía habitual es cancelar y reexpedir con el método correcto, dentro de los plazos. Ponerle un REP a una PUE no arregla nada. |
El REP se emite después de recibir el pago y tiene fecha límite. La regla que ha estado vigente varios ejercicios es emitirlo a más tardar el quinto día natural del mes siguiente a aquel en que recibiste el dinero. Confirma con tu contador el plazo del ejercicio en curso, porque la miscelánea fiscal se publica cada año y esa fecha puede ajustarse. Lo que arriesgas si no lo emites no cambia: es un comprobante no expedido, con la sanción que eso implica; tu cliente no puede acreditar el IVA de ese pago y tarde o temprano te lo va a reclamar; y en una revisión el SAT ve depósitos en tu banco sin comprobante que los explique. Ninguno de los tres se arregla con una llamada.
🔄 La vida completa de una factura a crédito
Paso a paso en Odoo
Contabilidad > Clientes > Facturas💵 Registrar el cobro y timbrar el REP
Hazlo con el estado de cuenta del banco abierto a un lado. Los dos datos que nunca se adivinan son la fecha real y el importe real.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Clientes > Pagos🧩 Los casos que se salen del molde
- Registra el pago por el importe exacto que entró, no por el total de la factura.
- Timbra su REP: Odoo lo marca como la parcialidad que corresponde y calcula el saldo que queda.
- La factura queda en pagada parcialmente y sigue viva en tu cobranza.
- Cuando llegue el siguiente abono, repites todo. Cada abono, su propio REP.
- Registra un solo pago por el monto total del depósito.
- Concilia ese pago contra las tres facturas, desde la vista de conciliación o desde cada factura agregando el crédito pendiente.
- Timbra un solo REP: el complemento relaciona los tres folios fiscales, cada uno con su parcialidad y su saldo.
- Revisa en el PDF que aparezcan las tres facturas antes de enviarlo.
- Registra el importe que realmente cayó en el banco. Nunca infles el pago para que cuadre.
- La diferencia queda como saldo pendiente en la factura.
- Decide con tu contador qué es esa diferencia: un gasto financiero, una nota de crédito o un saldo que sigues cobrando. Cada camino contabiliza distinto.
- No timbres el REP por un importe que no entró: el complemento debe reflejar el dinero real.
- Registra el pago por el monto real recibido.
- Aplica lo que corresponde a la factura; el excedente queda como crédito disponible del cliente.
- Ese excedente lo puedes aplicar a la siguiente factura o tratarlo como anticipo, y el anticipo tiene su propio procedimiento de CFDI: consúltalo con tu contador antes de decidir.
- El REP de esa factura solo refleja lo aplicado a ella, no el excedente.
- No lo edites: un CFDI timbrado no se corrige, se sustituye.
- Cancela el REP desde el propio registro de pago, con el motivo de cancelación que tu contador indique para comprobantes emitidos con errores.
- En Odoo, cancela el pago para romper la conciliación y liberar de nuevo el saldo de la factura.
- Vuelve a registrar el pago con los datos correctos y timbra un REP nuevo.
- Avísale al cliente: él tiene que reemplazar el XML viejo en su contabilidad.
- Registra el pago en la moneda en que entró, con el tipo de cambio de la fecha del cobro.
- Verifica que la tabla de tasas de cambio de Odoo tenga ese día cargado; si no, se registra con la tasa equivocada y el REP sale con un tipo de cambio que no corresponde.
- La diferencia cambiaria entre la fecha de la factura y la del cobro la genera Odoo como un asiento aparte. No la metas a mano dentro del pago.
- Timbra el REP y revisa en el PDF que el tipo de cambio impreso sea el del día del pago.
En una factura PPD la forma de pago va como 99 — Por definir, y está bien: de verdad no sabías con qué te iban a pagar. En el REP eso ya no aplica, porque ahí ya tienes el estado de cuenta enfrente y sabes exactamente qué pasó. Un REP con 99 normalmente lo rechaza el PAC en el momento; y si por alguna configuración llegara a pasar, quedaste con un comprobante que declara algo que no ocurrió. Cinco segundos de atención en ese campo te ahorran una cancelación completa.
Los CFDI relacionados se cancelan de adentro hacia afuera. Si una factura ya tiene uno o varios REP vivos, el intento de cancelarla suele rechazarse mientras esos complementos sigan vigentes: primero se cancelan los REP, después la factura. Y cancelar un REP no es gratis: rompe la conciliación en Odoo, reabre el saldo de la factura y obliga a emitir uno nuevo, además de avisarle al cliente para que reemplace el XML. Antes de cancelar cualquier cosa que ya tenga folio fiscal, revisa qué documentos cuelgan de ella y confirma el orden con tu contador.
🔎 Cómo se ve cada cosa en pantalla
📊 Dónde se ve si vas bien
✅ Buenas prácticas
- Registra el cobro con el estado de cuenta a la vista: fecha real, importe real, banco real.
- Timbra el REP el mismo día que registras el pago. Volver después nunca pasa.
- Cierra la semana revisando los pagos sin folio fiscal. Diez minutos el viernes valen más que una carrera el día 5.
- Manda siempre XML y PDF juntos, en el mismo correo.
- Antes de facturar, define bien las condiciones de pago del cliente: de ahí sale el método PUE o PPD, y de ahí sale todo lo demás.
- Guarda una lista de las formas de pago que tu empresa usa de verdad, con su clave. Casi siempre son tres o cuatro.
- Si un cobro es raro (moneda extranjera, comisión descontada, pago de un tercero), documéntalo en el mismo momento y pregunta antes de timbrar.
⚠️ Errores frecuentes
- Registrar el pago y no timbrar el complemento. Es el error más común y el más caro: la contabilidad se ve perfecta y el SAT no ve nada.
- Poner la fecha de hoy en lugar de la fecha del depósito. Cambia el mes del cobro y puede tirar el plazo.
- Dejar la forma de pago en 99 dentro del REP.
- Acumular meses de REP pendientes y querer resolverlos en una tarde: lo que ya venció su plazo no se arregla timbrando tarde.
- Cobrar en el diario equivocado y darse cuenta al conciliar el banco tres semanas después.
- Timbrar el REP por el importe total de la factura cuando solo entró un abono.
- Suponer que si la factura ya aparece en pagada, el complemento salió solo. No sale solo.
- Intentar cancelar una factura sin cancelar antes los REP que cuelgan de ella.
📅 Antes de que cierre el mes
❓ Preguntas que siempre salen
Ya registré el pago en Odoo y la factura dice Pagada. ¿Eso ya cuenta como REP?
No. Registrar el pago mueve tu contabilidad; timbrar el complemento es lo que informa al SAT. Son dos acciones distintas. Mientras el pago no tenga folio fiscal, para el SAT ese cobro no existe.
El cliente me pagó todo de un solo golpe, ¿de todas formas hay REP?
Sí, si la factura se emitió como PPD. Lo que manda es cómo nació la factura, no en cuántos abonos terminó pagándose.
Se me pasaron dos meses de REP. ¿Los timbro ahora?
Timbra de inmediato lo que aún esté dentro del plazo. Para lo que ya venció, no lo escondas: cada caso tiene consecuencias distintas y la decisión de cómo regularizarlo es de tu contador, no del sistema. Lo que no debes hacer es cambiarle la fecha al pago para que parezca reciente.
¿Puedo timbrar un solo REP por todo lo que me pagó el cliente en el mes?
Un REP corresponde a un pago recibido, y ese pago puede relacionar varias facturas. Pero si el cliente hizo tres depósitos en fechas distintas, son tres eventos y llevan tres complementos.
El PAC me devolvió un código raro y no entiendo nada.
Copia el código y el mensaje tal cual y compáralo con la matriz de errores que publica tu PAC. La mayoría de los rechazos del complemento de pagos vienen de tres cosas: la forma de pago, un importe que no cuadra con el saldo, o los datos fiscales del receptor. No adivines: el mensaje literal es la pista.
¿El REP cobra dinero o suma a mis ingresos?
Ninguna de las dos. Sus importes van en cero. El ingreso ya lo declaraste con la factura; el REP solo documenta que ese dinero llegó y cuándo.
¿Puedo cambiar una factura de PUE a PPD después de timbrarla?
No se edita un CFDI timbrado. La vía es cancelar y reexpedir con el método correcto, siempre que estés en plazo y tu contador lo autorice. Por eso ese campo se revisa antes de timbrar, no después.
↩️ Notas de crédito, notas de débito y devoluciones
Facturaste de más. El cliente devolvió mercancía. Se te fue un cero en el precio. Y la factura ya está timbrada. La reacción natural es querer entrar a corregirla, y esa es exactamente la que no debes tener. En el mundo del CFDI no se borra ni se edita: se emite el documento contrario. Aquí verás cuándo toca una nota de crédito, cuándo una nota de débito, cómo se hacen en Odoo y, sobre todo, el paso que casi todos olvidan y deja las facturas abiertas para siempre.
Una factura timbrada es como un documento firmado ante notario: ya no le tachas una línea ni le escribes encima, emites otro documento que dice qué cambió. La nota de crédito es el vale de devolución: reconoce que el cliente te debe menos de lo que decía la factura. La nota de débito es lo contrario: un cargo adicional que se suma. Las dos apuntan a la factura original y las dos se timbran, igual que cualquier CFDI.
💡 Conceptos clave
01|xxxxxxxx-….📌 Los cinco casos donde la nota de crédito es la respuesta
El cliente regresa producto. Emites la nota de crédito por lo devuelto y, por separado, procesas la devolución en Inventario para que el producto vuelva al almacén y el costo se corrija.
Acordaron un descuento después de facturar: por volumen, por pronto pago, por una queja de calidad. La nota de crédito documenta ese descuento con la misma tasa de impuesto que la venta original.
Facturaste de más. Si ya estás fuera de plazo para cancelar, o el cliente ya la usó, la nota de crédito ajusta la diferencia. Si facturaste de MENOS, ya no es nota de crédito: es nota de débito o reexpedición.
La operación se cayó, pero la ventana para cancelar se cerró o el receptor no acepta la cancelación. La nota de crédito deja el saldo en cero. Ojo: no es lo mismo que cancelar, y tu contador debe saber que se resolvió por esta vía.
Centavos, redondeos, una comisión que el cliente descontó del pago. Antes de emitirla, define con tu contador si eso es una nota de crédito o un gasto financiero: no es lo mismo y no se declara igual.
Odoo te deja restablecer un asiento a borrador, y con una factura ya timbrada ese botón es una trampa. El CFDI ya está en poder del SAT y de tu cliente: lo que cambies en tu pantalla no cambia nada allá afuera. Lo único que logras es que tu contabilidad y el mundo real cuenten historias distintas, y esa diferencia aparece completita en una revisión. La regla es una sola y no tiene excepciones prácticas: si la factura ya tiene folio fiscal, se corrige con otro documento timbrado. Nota de crédito para bajar, nota de débito para subir, cancelación cuando de verdad procede cancelar.
Paso a paso: la nota de crédito en Odoo
Contabilidad > Clientes > Facturas↩️ Crear y timbrar una nota de crédito
Créala SIEMPRE desde la factura original. Es la única forma de que nazca con el folio fiscal de la factura amarrado, y ese amarre es lo que el SAT lee.
Contabilidad > Clientes > Facturas📐 Total, parcial o por importe
| Tipo | Cuándo se usa | Cómo se arma en Odoo | Qué queda después |
|---|---|---|---|
| Total | Devolución completa, o factura entera equivocada que ya no se puede cancelar | Reversión de la factura sin tocar ninguna línea | La factura queda saldada en cero, sin haber cobrado un peso |
| Parcial por cantidad | Devolvieron 3 de 10 piezas | Deja solo las líneas devueltas y ajusta las cantidades | La factura sigue viva por el resto y se sigue cobrando |
| Parcial por importe | Descuento o bonificación acordada después | Una sola línea con el concepto del descuento y la misma tasa de impuesto | El saldo por cobrar baja por ese monto exacto |
| Por diferencia de precio | Facturaste a $120 lo que valía $100 | Una línea por la diferencia, con el mismo impuesto | El saldo refleja el precio correcto sin tocar la factura original |
🔗 Aplicarla: el paso que casi todos olvidan
Timbrar la nota de crédito solo la crea. Mientras no la apliques contra la factura, tu sistema sigue creyendo que el cliente te debe todo.
Contabilidad > Clientes > FacturasEs el pendiente más común de todos y no da ninguna señal de alarma: una nota de crédito timbrada que nunca se aplicó. Qué provoca: la factura original se queda abierta para siempre; tu reporte de antigüedad de saldos exagera lo que te deben; cobranza le habla al cliente por dinero que ya no debe; y el cliente aparece con un saldo a favor que nadie sabe de dónde salió. Cómo cazarlas: filtra las notas de crédito de clientes que sigan con saldo pendiente, porque si una nota de crédito tiene saldo es que no se aplicó a nada. Hazlo una vez al mes y no vuelve a pasarte.
Cuando lo que necesitas es subir el monto de algo ya facturado, la herramienta es la nota de débito. A diferencia de la nota de crédito, esta es un CFDI de Ingreso: suma a tus ventas, causa su impuesto y aumenta lo que el cliente te debe. Aplica para intereses moratorios pactados, penalizaciones por incumplimiento, un flete o una maniobra que no se incluyó, o cargos que nacieron después de la venta. No aplica cuando simplemente pusiste mal el precio y la operación era otra desde el principio: ahí muchas veces lo correcto es cancelar y reexpedir, o emitir una factura nueva por el faltante, y esa es una decisión de tu contador, no del sistema. En Odoo se genera desde la factura publicada, con su propio botón y un asistente parecido al de la nota de crédito, que te pide fecha, motivo y si quieres copiar las líneas. Igual que la nota de crédito, se relaciona con el folio fiscal de la factura original y se timbra.
Contabilidad > Clientes > Facturas > abre la factura publicada > Nota de débito🧮 Qué mueve cada documento
| Documento | En la contabilidad | En el IVA | En el saldo del cliente |
|---|---|---|---|
| Factura de cliente | Reconoce el ingreso y genera la cuenta por cobrar | Traslada el impuesto de la venta | Sube: el cliente te debe |
| Nota de crédito | Revierte el ingreso, normalmente contra devoluciones y descuentos sobre ventas según tu catálogo, y abona la cuenta por cobrar | Disminuye el IVA trasladado del periodo | Baja: el cliente te debe menos |
| Nota de débito | Reconoce ingreso adicional y carga la cuenta por cobrar | Traslada impuesto adicional cuando el concepto lo causa | Sube: el cliente te debe más |
| Cancelación de la factura | Anula el asiento completo, como si la venta no hubiera existido | Elimina el efecto de esa factura en el periodo | Desaparece el adeudo por completo |
La nota de crédito y la nota de débito son CFDI completos: no se editan, se cancelan y se sustituyen, con motivo de cancelación y, cuando corresponde, con el folio fiscal del comprobante que las reemplaza. Además arrastran: si una factura tiene notas relacionadas vivas, cancelarla no es un trámite de un clic, hay un orden que respetar y el receptor puede tener que aceptar la cancelación. Antes de tocar cualquier documento con folio fiscal, revisa qué otros documentos cuelgan de él y confirma el procedimiento con tu contador.
✅ Buenas prácticas
- Crea la nota SIEMPRE desde la factura original. Nunca desde cero.
- Escribe motivos que se entiendan solos dentro de seis meses.
- Copia los impuestos exactos de la factura original, línea por línea.
- Aplícala contra la factura el mismo día que la timbras. Es un clic y evita un mes de confusión.
- Si hubo mercancía de por medio, haz también la devolución en Inventario.
- Manda XML y PDF al cliente en cuanto se timbre.
- Revisa una vez al mes las notas de crédito con saldo pendiente: son las que nunca se aplicaron.
- Define con tu contador, de una vez y por escrito, qué tipo de relación usa tu empresa para devolución, para descuento y para sustitución.
⚠️ Errores frecuentes
- Restablecer a borrador una factura timbrada para 'arreglarla'. Nunca.
- Emitir la nota con impuestos distintos a la original: el saldo cuadra y el IVA no.
- Timbrar la nota y no aplicarla: la factura vive abierta para siempre.
- Usar la nota de crédito para cancelar cuando todavía se podía cancelar de verdad.
- Emitir una nota mayor que la factura que corrige.
- Hacer la nota de crédito y olvidar la devolución física: el almacén queda mintiendo.
- Crear la nota como documento independiente, sin el folio fiscal de la factura amarrado.
- Acumular notas de crédito 'para arreglar el mes' en lugar de emitirlas cuando ocurre el hecho.
✅ Antes de publicar una nota de crédito
❓ Preguntas que siempre salen
¿Cancelo la factura o emito nota de crédito?
Si la operación no ocurrió y todavía estás dentro del plazo para cancelar, cancela: es más limpio. Si la operación sí ocurrió pero por menos dinero (devolución, descuento, error de precio), es nota de crédito. Y si la operación no ocurrió pero ya no puedes cancelar, la nota de crédito es la salida práctica: avísale a tu contador que se resolvió así.
¿Puedo hacer una nota de crédito por más de lo que dice la factura?
No. Una corrección hacia abajo no debe pasarse del documento que corrige. Si el número te sale mayor, algo está mal en el planteamiento: revísalo antes de timbrar.
El cliente ya me pagó completa la factura y ahora devuelve mercancía. ¿Qué hago?
Emites la nota de crédito igual. El resultado es que el cliente queda con saldo a favor: ese crédito se aplica a una factura futura o se le devuelve el dinero. Cuál de las dos, lo decide el acuerdo comercial; cómo se registra la devolución del dinero, tu contador.
¿La nota de crédito necesita complemento de pago?
No. El REP documenta dinero que entró; la nota de crédito no es dinero, es una reducción del adeudo. Ahora bien, si la nota se aplica a una factura PPD que ya tiene abonos, cómo se refleja eso en tus complementos es un punto fino que sí depende del criterio de tu contador. Revisa el capítulo del REP y consúltalo.
¿Puedo aplicar una nota de crédito a una factura distinta de la que la originó?
Contablemente Odoo te deja conciliarla contra cualquier documento del mismo cliente. Fiscalmente la nota quedó relacionada con un folio fiscal específico, así que estarías diciendo dos cosas distintas. Si necesitas hacerlo, que lo autorice tu contador y que quede documentado.
Timbré la nota de crédito con el impuesto equivocado. ¿La edito?
No se edita: es un CFDI timbrado, con las mismas reglas que una factura. Se cancela y se emite una nueva correcta, y hay que avisarle al cliente para que reemplace el XML.
¿La nota de crédito lleva uso de CFDI y demás datos del receptor?
Sí. Es un comprobante completo, con los datos fiscales del cliente vigentes al momento de emitirla. Si el cliente cambió de régimen, de domicilio fiscal o de razón social desde la factura original, esos datos deben ir como están hoy en su constancia, o el PAC la rechaza.
🚫 Cancelaciones: motivos, plazos y sustitución
Cancelar suena a botón. No lo es. Cancelar una factura timbrada es un trámite ante el SAT: con motivo, con plazo y —en muchos casos— con el permiso de tu cliente. Este es el capítulo que evita sustos en el cierre. Aquí ves qué motivo aplica a cada caso de mostrador, cuánto tiempo tienes, cómo se hace en Odoo sin romper la contabilidad, y qué hacer cuando la ventana ya se cerró.
Imagina que registraste un nacimiento en el Registro Civil. Puedes tachar tu copia del acta en tu cajón todas las veces que quieras: el registro público sigue ahí. Con una factura timbrada pasa igual. El CFDI ya vive en los servidores del SAT, con su folio fiscal y con tu sello. Cancelar es un trámite para que el SAT lo marque como cancelado, no un borrador que tú tiras a la basura. Odoo te ayuda a hacer ese trámite; el único que puede darlo por hecho es el SAT.
🛰️ Por dónde viaja una cancelación
💡 Conceptos clave
Los cuatro motivos, con su caso de mostrador
🗂️ Cuál te toca
La factura está mal, pero la operación sí existió y hay que volver a emitirla bien. Caso de mostrador: le facturaste a Juan con el RFC de su empresa anterior. Emites la factura correcta, la timbras, y cancelas la vieja capturando el folio fiscal de la nueva. Regla de oro: la sustituta nace ANTES que la cancelación.
La factura está mal y no va a haber reemplazo. Caso de mostrador: capturaste dos veces la misma venta y timbraste la copia. La duplicada se cancela con 02 y no se sustituye por nada. Ojo: si en realidad sí vas a volver a facturar esa misma operación, el motivo correcto era el 01.
Facturaste y la venta se cayó. Caso de mostrador: el cliente apartó el pedido, te pidió la factura por adelantado y al día siguiente canceló todo. No hubo entrega, no hubo cobro, no hubo operación. Nada que sustituir: la venta simplemente no existió.
Exclusivo del mundo mostrador. La venta ya entró en la factura global del periodo y después el cliente pidió su factura a nombre propio. Se cancela la global con 04 y se rearma sin ese ticket. El procedimiento completo está en Factura global y público en general.
📋 Motivo, sustitución y aceptación de un vistazo
| Motivo | Cuándo se usa | ¿Exige sustitución? | ¿Exige aceptación del receptor? |
|---|---|---|---|
| 01 · Con errores, con relación | La factura está mal y vas a emitir la correcta por la misma operación | Sí. Necesitas el folio fiscal de la sustituta ya timbrada | Normalmente sí, salvo que el caso caiga en las excepciones de la regla vigente |
| 02 · Con errores, sin relación | La factura está mal y no habrá otra que la reemplace (un duplicado, por ejemplo) | No | Normalmente sí, con las mismas excepciones |
| 03 · No se llevó a cabo la operación | La venta o el servicio nunca ocurrieron | No | Normalmente sí, con las mismas excepciones; tu PAC te confirma al enviar si la solicitud se fue a autorización |
| 04 · Operación nominativa relacionada en una factura global | Sacas una venta de la global porque el cliente pidió su factura a nombre propio | No pide folio de sustitución; lo que sigue es volver a emitir la global del periodo | No, porque el receptor de la global es el público en general |
La aceptación del receptor y el reloj de tres días
Cuando el caso exige aceptación, el SAT le deja la solicitud a tu cliente en su Buzón Tributario. De ahí salen tres caminos. Acepta: el comprobante queda cancelado. Rechaza: la factura sigue vigente y tú sigues obligado a reflejar ese ingreso; si el error es real, lo que sigue es hablar con el cliente, no volver a intentar a ciegas. No contesta: al vencer el plazo —tres días hábiles conforme a la regla vigente— opera la positiva ficta y la cancelación procede sola. Mientras tanto la factura vive en un limbo: solicitada, no cancelada. No la des por muerta ni la saques de tus reportes todavía.
Una factura no se puede cancelar para siempre. La regla vigente permite cancelar comprobantes del ejercicio en que se expidieron, a más tardar en el mes en que toca presentar la declaración anual del ISR de ese ejercicio: en la práctica, los primeros meses del año siguiente. Traducido al mostrador: una factura de marzo del año pasado, hoy, ya no se cancela. La redacción exacta se revisa cada año en la Resolución Miscelánea y el mes que aplica a tu empresa te lo confirma tu contador, pero la lectura operativa no cambia nunca: lo que se factura mal se corrige el mismo mes. Dejarlo para el cierre es como nacen los problemas que ya no tienen botón.
Cómo se cancela en Odoo sin romper la contabilidad
Contabilidad > Clientes > Facturas🛠️ Cancelar una factura timbrada, paso a paso
Antes de tocar nada: ten claro el motivo y, si es 01, ten la sustituta ya timbrada. El orden importa más que la velocidad.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Clientes > PagosCancelar una factura que ya tiene un cobro aplicado no es un paso, son tres. Primero: si ese cobro generó un complemento de pago (REP) ya timbrado, ese complemento también es un CFDI y también hay que cancelarlo ante el SAT — y aquí está la trampa: un REP suele amparar varias facturas a la vez, así que cancelarlo golpea a todas y hay que volver a emitir el complemento por las que siguen vivas. Segundo: deshaz la conciliación en Odoo para que el pago quede libre. Tercero: ya entonces, cancela la factura. Al revés te queda un pago colgando contra un documento que ya no existe y una diferencia que tu contador va a cazar en el cierre. El detalle del REP está en Complementos de pago.
Odoo permite bloquear fechas para que nadie mueva asientos de un periodo ya declarado (la configuración vive en los ajustes de Contabilidad, en la sección de fechas de bloqueo o periodos fiscales). Si la factura que quieres cancelar cae en un mes bloqueado, el sistema te va a frenar — y hace bien. Quitar el bloqueo para poder cancelar es una decisión contable, no operativa. El trámite fiscal ante el SAT y el efecto contable en tu libro son dos cosas distintas: puede proceder la cancelación fiscal y aun así el ajuste contable tener que registrarse en el mes abierto. Eso lo define quien firma tu declaración.
🚦 Cómo se ve cada estado (y cuál manda)
Es el error silencioso que más caro sale. La factura se ve Cancelada en tu pantalla, tú la sacas de tus reportes, tu contador no la declara… y en el SAT sigue Vigente. Pasa cuando alguien restablece a borrador o anula el asiento sin que la solicitud haya llegado a buen puerto; cuando el receptor rechazó y nadie leyó la respuesta; o cuando el PAC devolvió un error que nadie abrió. La consecuencia es un ingreso que el SAT ve y tú no declaraste. Dos hábitos lo previenen: nunca uses restablecer a borrador sobre una factura timbrada —la localización mexicana suele bloquear o advertir esa acción, y si tu instancia te deja apretarla, el permiso técnico no es un permiso fiscal— y consulta el estatus SAT de todo lo cancelado antes de cerrar el mes, no después. Si ya te pasó, la corrección la define tu contador: puede ser reintentar la cancelación o reconocer el ingreso y arreglarlo por otra vía.
Cuando ya no se puede cancelar
🩹 Plan B: la ventana se cerró. ¿Ahora qué?
Cuando el plazo del ejercicio se agotó, o cuando el cliente rechazó la cancelación y tiene razón, la factura se queda viva. La salida no es borrarla: es emitir un comprobante que la contrarreste.
Contabilidad > Clientes > Facturas❓ Dudas que salen a la primera cancelación
¿Puedo cancelar y volver a timbrar la misma factura con otro folio interno?
Puedes emitir una factura nueva por la misma operación, pero es un comprobante distinto, con su propio folio fiscal. Si vas a hacerlo, el motivo de cancelación de la vieja es el 01 y hay que relacionar la nueva. Volver a timbrar el mismo documento no existe: cada timbrado es un CFDI nuevo.
El PAC me devolvió un error al mandar la cancelación. ¿Ya quedó cancelada?
No. Un error del PAC significa que la solicitud ni siquiera llegó a presentarse, o que se presentó y el SAT la rechazó. Lee el mensaje completo antes de reintentar: casi siempre apunta a un dato de la solicitud (motivo, folio de sustitución) o al estado del propio comprobante.
¿Cancelar una factura borra el ingreso de mi contabilidad?
Cancela el asiento en Odoo, sí. Pero la contabilidad y el registro fiscal son dos capas: si el SAT no llegó a marcarla como Cancelada, el ingreso sigue existiendo para efectos fiscales aunque tu libro ya no lo muestre. Por eso el orden correcto es cancelar ante el SAT y luego confirmar el estatus.
Mi cliente me pide que cancele porque no le sirve el uso de CFDI que puse. ¿Procede?
Es un caso típico de comprobante emitido con errores: se emite la factura correcta con el uso que él necesita, se timbra, y la original se cancela con motivo 01 relacionando la nueva. Ojo con el plazo: si la factura es de un ejercicio anterior, ya no hay cancelación y el tratamiento lo define tu contador.
✅ Buenas prácticas
- Corrige el mismo mes. Una factura mal emitida hoy es un trámite de cinco minutos; en enero del año que viene es un problema del contador.
- Emite primero la sustituta y cancela después. El motivo 01 no acepta el orden inverso.
- Avísale al cliente antes de mandar la solicitud. Una llamada de treinta segundos evita un rechazo que ya no puedes deshacer.
- Consulta el estatus SAT de todo lo cancelado antes de cerrar el mes.
- Guarda el acuse de cancelación junto al XML, en el expediente del periodo.
- Ten una sola persona autorizada a cancelar. En cancelaciones, muchas manos hacen desorden y el desorden aquí se paga con impuestos.
- Revisa una vez por semana las facturas que quedaron en solicitud enviada. El limbo no se resuelve solo si el receptor rechazó.
⚠️ Errores frecuentes
- Usar restablecer a borrador sobre una factura timbrada: deja el asiento editable en Odoo y el CFDI intacto en el SAT, la peor combinación posible.
- Cancelar con motivo 01 sin haber timbrado la sustituta. La solicitud se cae, o se va sin folio y el SAT la observa.
- Cancelar con motivo 02 y luego emitir una nueva factura por la misma operación: ese caso era 01, y la relación entre ambas quedó rota.
- Dar por cancelada una factura que sigue en solicitud enviada, esperando al receptor.
- Cancelar sin desarmar el pago ni el complemento: el REP timbrado se queda apuntando a un CFDI que ya no existe.
- Cancelar una factura de un ejercicio anterior «porque el sistema me dejó apretar el botón». El botón no es el permiso.
- Quitar el bloqueo de fechas por tu cuenta para poder anular un asiento de un mes ya declarado.
🧷 Antes de apretar cancelar
🧮 Factura global y público en general
Al mostrador casi nadie pide factura… hasta que alguien la pide. La factura global es la forma en que el SAT te deja amparar todas esas ventas sin nombre en un solo comprobante. Bien hecha, cierra tu periodo en cinco minutos. Mal hecha, duplica ingresos que vas a pagar dos veces. Este capítulo es para quien vende en caja.
Piensa en una cubeta junto a la caja. Cada venta que se va sin pedir factura cae ahí: el taco, el refresco, el tornillo, la playera. Nadie deja su nombre. Al cerrar el periodo tomas la cubeta completa y emites un solo comprobante que ampara todo lo que hay dentro, a nombre del público en general. Eso es la factura global. Y como toda cubeta: si sacas una venta de ahí porque el cliente sí quiso su factura, tienes que sacarla de verdad, no dejarla en los dos lados.
💡 Conceptos clave
🧾 Cómo se llena el receptor de una global
| Dato | Qué lleva | Por qué |
|---|---|---|
| RFC del receptor | El genérico nacional XAXX010101000, o el de extranjeros cuando aplica | No hay un cliente identificado que dar de alta |
| Nombre o razón social | PUBLICO EN GENERAL, escrito como lo exige el catálogo | El SAT valida este texto: cualquier variante te tumba el timbrado |
| Régimen fiscal del receptor | 616 · Sin obligaciones fiscales | Es el régimen previsto para el receptor genérico |
| Uso del CFDI | S01 · Sin efectos fiscales | Nadie va a deducir esta factura |
| Código postal del receptor | El de tu lugar de expedición | Se toma el domicilio del emisor, no el del cliente |
| Información global | Periodicidad, mes y año del periodo | Es lo que convierte a este CFDI en global y no en una venta suelta |
| Método y forma de pago | Pago en una sola exhibición, con la forma de pago que predomine en el periodo; cuando no se puede identificar, la clave de Por definir | La global no se cobra a crédito: son ventas que ya se cobraron en caja |
La periodicidad la eliges tú: diaria, semanal, quincenal o mensual, según cómo prefieras trabajar. Lo que no eliges es el reloj. La regla vigente pide emitir la global poco después del cierre del periodo —el plazo que se maneja es del orden de 72 horas tras el cierre de las operaciones— y que la información corresponda al mismo mes: una global no cruza meses. A eso se suma la regla general de todo CFDI: se envía a certificar dentro de las horas siguientes a su generación (el reglamento habla de 24 horas), así que la fecha que pongas y el momento en que timbras no pueden ir separados. Los números exactos viven en la Resolución Miscelánea y se revisan cada año: confirma con tu contador cuál aplica a tu caso. La regla práctica que sí es enteramente tuya: mensual sólo si tu operación es chica; si vendes fuerte, cierra semanal. Un ticket perdido entre 400 se encuentra; entre 6,000, no.
Cómo se arma en Odoo
Punto de venta > Pedidos > Pedidos🛠️ Emitir la factura global desde el punto de venta
Es el camino natural si tus ventas de mostrador salen por caja. Ojo con esta idea, porque cambia todo: la contabilidad ya entró con el cierre de la sesión. Lo que haces aquí es el trámite fiscal encima de ese ingreso, no un ingreso nuevo.
Punto de venta > Pedidos > SesionesPunto de venta > Pedidos > PedidosContabilidad > Contabilidad > Asientos contablesHay negocios que atienden mostrador desde Ventas y no desde la caja: pedidos por teléfono, ventas de barra que se capturan como cotización, comercio electrónico. Ahí la global no sale del punto de venta y existen dos caminos, y cuál te toca depende de tu versión de la localización y de tu PAC. Uno: emitir la factura del periodo marcando la casilla de CFDI al público en general, que hace que el comprobante se timbre con el receptor genérico. Dos: armar la factura del periodo con una línea por operación y capturar los datos de información global. No inventes la mezcla tú solo. Antes de emitir la primera, valida el llenado con tu contador y haz una prueba de timbrado: descubrir el detalle en la global número uno cuesta una tarde; descubrirlo en la número doce cuesta doce cancelaciones.
Cuando el cliente pide su factura después
🔁 La secuencia del motivo 04
🛠️ Sacar una venta de la global, paso a paso
Son tres movimientos que se hacen el mismo día. Partirlos es lo que genera el problema que viene después.
Punto de venta > Pedidos > PedidosContabilidad > Clientes > FacturasEs el más común y el más caro. Un cliente pide su factura, se la emites… y nadie saca ese ticket de la global. Resultado: la misma venta amparada por dos CFDI de ingreso vivos. Para el SAT vendiste el doble, y vas a pagar impuestos sobre una venta que nunca existió. Siempre llega por el mismo camino: se factura la nominativa a las prisas y se deja el rearmado de la global para después. No hay después. La nominativa y el rearmado de la global son el mismo trámite, aunque se hagan en dos pantallas distintas. Si al cerrar el mes tus ingresos timbrados no cuadran contra tus ventas reales, empieza a buscar justo aquí.
🔎 Dónde lo verificas
🗓️ El ritmo de un mes con global
Si el cliente devuelve el producto antes de que timbres la global, es fácil: la devolución se registra en caja y el neto del periodo ya sale corregido. Sólo confirma que el total que vas a facturar sea el neto y no el bruto. Si la devolución llega después de timbrada, la global ya está en el SAT amparando una venta que se deshizo, y ahí no hay atajo: se corrige emitiendo un comprobante de egreso relacionado con la global, o —si el periodo y el ejercicio todavía lo permiten— cancelando y rearmando. Cuál de los dos procede depende del caso y del criterio de tu contador: el mecanismo ya lo tienes, la decisión no es operativa. Lo que sí es completamente tuyo: que la devolución quede registrada en el sistema el mismo día. Una devolución que sólo existió en el cajón de dinero no la arregla ningún CFDI.
❓ Preguntas de mostrador
¿Puedo meter en la global una venta que sí tiene RFC identificado?
No. La global existe justamente para las operaciones por las que no se expidió comprobante a nombre de nadie. Si ya emitiste el CFDI nominativo, esa operación queda fuera; si el cliente te dio su RFC pero nunca emitiste la nominativa, decide una de las dos vías y quédate con ella, nunca con ambas.
¿Qué pasa si un ticket se me olvidó y ya timbré la global?
Esa venta quedó sin amparar en el periodo. No se agrega a una global ya timbrada: se resuelve incluyéndola donde corresponda o corrigiendo el comprobante del periodo, y cuál de los dos caminos procede depende del calendario y del criterio de tu contador. Lo que no se hace es dejarla fuera y olvidarla.
¿La global lleva complemento de pago?
No. Son ventas cobradas en el momento, en una sola exhibición, así que no hay saldo pendiente que acreditar después. Si en tu operación de mostrador se está vendiendo a crédito, eso ya no es público en general y necesita su factura nominativa con su tratamiento de pagos.
Tengo varias sucursales. ¿Una global por sucursal o una sola?
El comprobante lleva un lugar de expedición, así que lo natural es una global por punto de emisión, siguiendo la configuración de tus cajas y sucursales en el sistema. La estructura exacta —cuántos emisores, cuántas series— se define con tu contador antes de emitir la primera, no después.
✅ Buenas prácticas
- Cierra las sesiones de caja todos los días. La global se arma sola cuando los cortes están limpios.
- Cierra por semana si tienes volumen. Menos tickets por comprobante es menos riesgo por comprobante.
- Pon en la caja, a la vista, hasta cuándo se factura un ticket. Es la mejor herramienta anti-motivo 04 que existe.
- Cuadra siempre esta ecuación: global + nominativas del periodo = venta total del periodo.
- Numera tus tickets de forma única y consecutiva. Es la llave para rastrear una venta dentro de una global.
- Guarda XML, PDF y acuse de cada global con el periodo en el nombre del archivo.
- Deja escrito quién emite la global y en qué día de la semana. Un responsable con fecha vale más que un recordatorio.
⚠️ Errores frecuentes
- Facturar la nominativa y dejar el ticket dentro de la global: el ingreso queda duplicado y lo pagas dos veces.
- Dejar la global para el último momento y timbrarla fuera del plazo posterior al cierre del periodo.
- Armar una global que cruza meses. La información debe corresponder al mismo mes.
- Meter en la global operaciones que ya tenían CFDI nominativo emitido en caja.
- Usar un cliente genérico creado a mano con datos inventados en lugar del receptor genérico que exige el SAT.
- Registrar la devolución sólo en el efectivo y no en el sistema: el neto de la global sale mal y nadie lo nota hasta el cierre.
- Suponer que la global ya se timbró porque el corte de caja cerró bien. El corte es contable; la global es fiscal. Son dos cosas distintas.
🧷 Antes de timbrar la global del periodo
📥 Facturas de proveedor: recibir y validar CFDI de compra
Hasta aquí hablamos de las facturas que tú emites. Ahora dale la vuelta al mostrador. Las facturas que te emiten a ti también son tu problema, porque son las que sostienen lo que deduces y el IVA que acreditas. Si el archivo que recibiste está mal, el gasto sí existió… pero fiscalmente casi no existe. Este capítulo es tu filtro de entrada: qué pedir, qué revisar, cómo capturarlo en Odoo y qué hacer cuando algo sale torcido.
Piensa en cada factura de proveedor como el boleto de una rifa que ya pagaste. El premio es tu deducción y tu IVA acreditable. Pero el boleto no es la foto del boleto: es el boleto. Si a la hora de cobrar el premio solo llevas una fotito en el celular, no te pagan. En el mundo del SAT, el boleto es el XML. El PDF bonito es la foto.
💡 Conceptos clave
FAC-A-1024.xml: unos cuantos kilobytes que nadie abre nunca y que valen todo el gasto.A1B2C3D4-E5F6-…-9F0A1B2C3D4E.⚖️ XML contra PDF: por qué no son lo mismo
| XML | PDF (representación impresa) | |
|---|---|---|
| Qué es | El comprobante fiscal en sí, sellado | Una foto legible de ese comprobante |
| Quién lo valida | El SAT, por su sello y su folio fiscal | Nadie: es un archivo cualquiera |
| Sirve para deducir y acreditar IVA | Sí | No por sí solo |
| Se puede alterar sin que se note | No: cambiar una coma rompe el sello | Sí, con cualquier editor |
| Qué haces con él | Guardarlo y cargarlo en Odoo | Revisarlo rápido y mandarlo a quien autoriza |
| Si se pierde | Se le vuelve a pedir al proveedor o se descarga del portal del SAT | Se puede regenerar; no es grave |
Es el error más caro y el más común. Cuando ya pagaste, perdiste tu única palanca: el proveedor deja de contestar, se le acaba el mes, y ese gasto se te queda sin soporte. La regla de la casa es sencilla y no se negocia: sin XML no se programa el pago. Ponlo por escrito en tu orden de compra y díselo al proveedor desde el primer trato, no cuando ya te enojaste.
Capturar la factura en Odoo, con su XML pegado
Contabilidad > Proveedores > Facturas📥 Registrar una factura de proveedor en Odoo
El objetivo no es solo «capturarla». Es que quede el documento contable correcto y el XML pegado a él, para que el día de la revisión todo viva en un solo lugar.
Contabilidad > Proveedores > FacturasContactosA-1024.Contabilidad > Proveedores > Pagos🚦 Por dónde pasa una factura de proveedor
Una factura de proveedor publicada se puede restablecer a borrador o revertir, y ese es el camino sano. Lo que no puedes hacer es tocar un periodo que tu contador ya cerró: Odoo te lo va a impedir con las fechas de bloqueo, y hace bien. Si descubres un error en un mes ya declarado, no pelees con el sistema: avisa a tu contador y deja que él decida si se corrige con un documento nuevo o de otra forma. Y nunca «borres» un documento contable ya publicado para que desaparezca el problema: lo que se borra sin rastro es justo lo que no puedes explicar en una revisión.
El filtro de entrada: qué se revisa antes de aceptar
🔍 Los ocho puntos antes de aceptar y pagar
Y aquí está lo duro: no se corrige. Un CFDI es inmutable; para arreglarlo hay que cancelarlo y volver a emitirlo. Por eso se revisa el mismo día que llega, no en la carrera del cierre. Además, la posibilidad de cancelar y sustituir un comprobante está acotada por la normativa vigente y se estrecha conforme avanza el tiempo, muy en particular al cerrar el ejercicio fiscal: entre más dejes pasar, más difícil (o imposible) será que el proveedor te la reponga. Los plazos y supuestos exactos los fija la Resolución Miscelánea y cambian: confírmalos con tu contador antes de prometerle nada a nadie.
Verificar ante el SAT: treinta segundos que valen el pago
🛡️ Comprobar que el CFDI siga vivo
Timbrado no es lo mismo que vigente. Una factura pudo timbrarse en enero y cancelarse en marzo. La verificación se hace antes de pagar, porque después ya solo te queda pedir favores.
sat.gob.mx.verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx), pero el SAT reacomoda sus portales de vez en cuando: si no responde, entra desde la página principal y busca la opción de verificación. No uses verificadores de terceros que te pidan subir el XML completo sin que sepas quién está del otro lado.Cuando el proveedor te factura PPD
🔁 El ciclo completo de una compra a crédito
La normativa obliga al proveedor a emitirte el complemento poco después del cierre del mes en que recibió tu pago; es un plazo corto y se cuenta en días naturales. El número exacto lo fija la Resolución Miscelánea vigente, así que pídele a tu contador el dato del año en curso en lugar de confiar en lo que alguien recuerda. Lo que sí puedes dar por hecho es esto: si no lo persigues dentro del mes, para cuando lo notes ya vas tarde y el proveedor tendrá que emitirlo fuera de tiempo, con las consecuencias que eso le traiga a él y el dolor de cabeza que te traiga a ti.
Pasa más de lo que crees, y casi nunca con mala intención: el proveedor «limpia» su contabilidad de fin de año y cancela facturas viejas sin avisar. El problema es tuyo, porque tú ya usaste ese comprobante. Tienes tres defensas. Una: en varios supuestos el SAT obliga al emisor a pedirte autorización antes de cancelar, y esa solicitud te llega al Buzón Tributario; si no respondes dentro del plazo que marca la normativa, se tiene por aceptada. Por eso alguien de tu empresa debe revisar el Buzón con regularidad, no solo el contador externo. Dos: una vez al mes descarga del SAT la lista de tus CFDI recibidos y compárala contra lo capturado en Odoo, buscando cancelados. Tres: cuando encuentres uno, avísale a tu contador de inmediato, porque la corrección tiene consecuencias en declaraciones ya presentadas. Los supuestos y los plazos exactos los fija la Resolución Miscelánea y se actualizan: no los des por sabidos.
🗓️ La rutina que evita todos los pleitos
📊 Tres reportes que te dicen si esto va bien
✅ Lo que sí funciona y ⚠️ lo que siempre truena
Una factura de proveedor sin su XML adjunto en Odoo es una factura a medias. Haz de esto la condición para dar por capturado el documento.
Un solo correo de recepción de facturas, no el correo personal de quien compró. Lo que entra por cinco puertas se pierde por cinco puertas.
Es lo que hace que Odoo te avise del duplicado. Sin ella, pagar dos veces la misma factura es cuestión de tiempo.
El clásico. Urge pagar, el XML llega mañana… y mañana el proveedor ya cambió de contador. Sin XML no se paga.
Rompe tu declaración de IVA y tu DIOT. El impuesto va como impuesto, siempre, aunque el proveedor te lo mande sumado.
Tres versiones del mismo proveedor significan tres saldos parciales y ningún estado de cuenta confiable. Busca por RFC antes de crear.
Ahí llegan las solicitudes de cancelación de tus proveedores. Si nadie lo abre, las cancelaciones te caen encima sin haberlas visto pasar.
❓ Preguntas que siempre salen
¿Puedo ir deduciendo con el PDF mientras llega el XML?
El PDF no ampara nada por sí solo: el comprobante es el XML. Puedes capturar la factura en Borrador para no perder el rastro, pero no la confirmes ni la pagues hasta tener el archivo. La decisión de qué entra a tu declaración es de tu contador, y él va a pedir el XML.
Mi proveedor me facturó con el RFC genérico. ¿Sirve?
No para ti. Un comprobante emitido al público en general con RFC genérico no está a tu nombre y no ampara tu deducción ni tu IVA acreditable. Pídele que lo cancele y emita uno con tus datos fiscales, cuanto antes.
¿Tengo que guardar los XML aparte si ya están en Odoo?
La obligación de conservar la contabilidad se cuenta en años (la regla general del Código Fiscal es de cinco, con supuestos que se cuentan distinto: confirma el tuyo con tu contador). Odoo es un buen lugar para tenerlos, siempre que tu instancia tenga respaldos reales. Si tu respaldo depende de que nadie borre nada, no es respaldo.
El proveedor me dice que ya no puede cancelar la factura mal emitida. ¿Es cierto?
Puede serlo. Las ventanas para cancelar están acotadas y se cierran con el paso del tiempo y del ejercicio fiscal. Por eso la revisión se hace el día que llega. Si ya pasó, documenta todo y pásaselo a tu contador para que valore las alternativas.
Registré el pago pero la factura sigue apareciendo como pendiente.
Casi siempre el pago se registró pero no quedó conciliado contra esa factura, o se aplicó a otra. Abre la factura y revisa los pagos asociados; desde ahí puedes desvincular y volver a aplicar el pago correcto.
¿Qué hago con un gasto que alguien pagó de su bolsa y facturó a nombre de la empresa?
El mecanismo existe: se registra la factura del proveedor y por separado el reembolso a la persona. Si esa figura te aplica y cómo llevarla lo define tu contador, porque hay requisitos que cumplir para que el gasto sirva.
🍳 Recetas para los líos de siempre
- Pídele el XML por escrito, en el mismo hilo de correo, y menciona el folio fiscal que aparece en su PDF.
- Mientras llega, deja la factura en Borrador en Odoo: no la confirmes ni la programes para pago.
- Si no contesta, descarga el comprobante desde el portal del SAT, en la consulta de facturas recibidas: si se timbró, ahí está tu XML.
- Si en el SAT no aparece, ese PDF no corresponde a ningún CFDI: exígele que la emita de verdad.
- Compara primero contra tu orden de compra o la remisión firmada, no contra la memoria.
- Si la diferencia es de centavos, ajusta el importe del impuesto en Odoo para que empate con el XML: el comprobante manda.
- Si la diferencia es de pesos y a tu favor, pide nota de crédito.
- Si te facturaron de menos, pide la factura que ampare la diferencia. En ambos casos, no confirmes hasta tener el documento correcto en la mano.
- Manda un recordatorio con los datos exactos: folio fiscal de la factura, fecha del pago, importe y forma de pago.
- Deja la solicitud registrada en el historial de mensajes de la factura en Odoo, con fecha.
- Escala al contacto administrativo del proveedor, no al vendedor.
- Repórtalo a tu contador antes del cierre del mes: él te dirá cómo afecta tu acreditamiento mientras el complemento no llegue.
- Documenta el hallazgo: captura de la verificación del SAT y fecha en que lo detectaste.
- Revisa tu Buzón Tributario: puede haber una solicitud de cancelación que nadie respondió.
- Habla con el proveedor: si fue un error suyo, lo normal es que reexpida el comprobante.
- Avísale a tu contador de inmediato, porque puede implicar corregir declaraciones ya presentadas. La decisión fiscal es suya, no tuya.
- Busca por el folio fiscal y por la referencia del proveedor en la lista de facturas de proveedor de Odoo.
- Compara importe y fecha: si coinciden, es la misma.
- Si la copia sigue en Borrador, elimínala sin drama.
- Si ya la confirmaste, no la borres: restablece a borrador o revierte el documento siguiendo el criterio de tu contador, para que quede el rastro de lo que pasó.
- Abre un solo correo de recepción de facturas y publícalo en tus órdenes de compra.
- Escribe en la orden de compra la leyenda de que sin XML no se programa pago, junto con tus datos fiscales y el uso de CFDI que ocupas.
- Define quién revisa el checklist de ocho puntos el mismo día que llega cada factura.
- Asigna a alguien la revisión periódica del Buzón Tributario y del cruce mensual contra los CFDI descargados del SAT.
🖨️ La representación impresa: personalizar el PDF
El XML es el documento fiscal. El PDF es lo que tu cliente ve: lo abre, lo imprime, lo pega en su carpeta y, sin darse cuenta, se hace una idea de tu empresa con él. En este capítulo verás qué es exactamente la representación impresa, qué puedes cambiar sin ayuda técnica, dónde se configura cada cosa, cómo se manda y se reenvía, y por qué el PDF de una factura ya timbrada no debe cambiar aunque tú cambies el logo mañana.
El XML es tu credencial: trae el chip, la firma y la validez. El PDF es la fotocopia que dejas en la caseta de vigilancia para que el guardia lea tu nombre sin agacharse. Puedes elegir el color de la carpeta, el tamaño de la letra y hasta ponerle tu logo a la hoja. Lo que no puedes es cambiar lo que dice la credencial. Y si alguien duda de la fotocopia, va al chip: escanea el código QR y le pregunta al SAT.
💡 Conceptos clave
📌 Lo que la representación impresa debe traer siempre
La matrícula del comprobante. Sin ella, tu cliente no puede verificar ni reclamar nada.
RFC, nombre o razón social y régimen fiscal, tanto tuyos como de tu cliente, más el código postal del lugar donde expides.
El sello del emisor, el del SAT y el momento exacto en que se timbró. Es la parte que nadie lee y que todo lo sostiene.
Para que cualquiera compruebe el comprobante en segundos. No lo tapes con el logo ni lo saques por «espacio».
Cada línea con su cantidad, unidad, clave de producto o servicio, importe e impuestos desglosados. Aquí es donde tu cliente decide si entiende lo que le cobras.
Si es PUE o PPD, con qué se pagó o se pagará, en qué moneda y, cuando aplica, el tipo de cambio.
La lista fina de lo que debe aparecer la fija el Anexo 20 del SAT y su guía de llenado, y se actualiza con el tiempo. La buena noticia es que tú no tienes que armarla: la localización mexicana de Odoo y tu PAC ya la traen resuelta. Tu trabajo es al revés: cuando personalices, no borres bloques, no encimes el QR y no muevas la zona de sellos «porque se ve mejor». Si necesitas quitar algo de esa zona, esa es una pregunta para tu contador, no una decisión de diseño.
Personalizar sin tocar código
Ajustes > Ajustes generales > Empresas > Configurar el diseño del documento🎨 Ponerle tu cara a tus documentos
Todo lo que sigue se hace desde la interfaz, con vista previa en vivo, y aplica a todos tus documentos impresos. Reserva veinte minutos y hazlo de una vez, bien.
Ajustes > Ajustes generales > Empresas > Configurar el diseño del documentoAjustes > Usuarios y empresas > EmpresasContabilidad > Configuración > Términos de pagoAjustes > Ajustes generales > Facturación🗺️ Dónde se configura cada cosa
| Lo que quieres cambiar | Dónde se configura | Ojo con esto |
|---|---|---|
| El logo | Ficha de la empresa, en Ajustes > Usuarios y empresas > Empresas | Cambia también el de los correos y el portal. Y no cambia el PDF de facturas ya timbradas. |
| Colores, formato y tipografía | Asistente de diseño del documento | Aplica a todos tus documentos impresos, no solo a facturas. |
| Nombre, RFC y domicilio fiscal | Ficha de la empresa | Debe coincidir con tu Constancia de Situación Fiscal. Afecta el timbrado: avisa a tu contador antes de cambiarlo. |
| Teléfono, correo, web y leyendas fijas | Pie de página, en el asistente de diseño | Es fijo para todo. Nada que cambie por documento. |
| Condiciones de pago | Contabilidad > Configuración > Términos de pago | También determinan la fecha de vencimiento contable. |
| Una nota solo para una factura | Campo de términos y condiciones o de nota dentro de la factura | Escríbela antes de confirmar y timbrar: después el PDF ya quedó fijo. |
| El texto del correo con que se envía | Asistente de envío (se edita al vuelo) o la plantilla de correo con modo desarrollador | Editarlo al vuelo afecta solo ese envío; editar la plantilla afecta todos los futuros. |
| El idioma del documento | Campo de idioma en la ficha del contacto | Odoo imprime en el idioma del cliente si la traducción está instalada. |
| Moneda y tipo de cambio | En la factura y en la configuración de monedas | Si facturas en otra moneda, la representación impresa debe mostrar el tipo de cambio aplicado. |
| Columnas nuevas, campos extra, formato legal especial | Plantilla del reporte | Requiere ayuda técnica. No hay pantalla de configuración para esto. |
Los tropiezos típicos: el logo que se encima con la banda de color del encabezado; el logo tan grande que empuja los datos fiscales; el pie de página que choca con la zona de sellos; y la factura de dos páginas donde el bloque de totales queda huérfano al final. La prueba mínima honesta son tres documentos: una factura de una sola línea, una de veinte líneas y una con descuento y varios impuestos. Revísalas en pantalla y impresas en blanco y negro. Todo esto se hace con facturas en borrador, que no se timbran ni le llegan a nadie.
Mandarla: PDF y XML, siempre juntos
📤 El envío al cliente, paso a paso
En una factura mexicana el correo debe llevar los dos archivos. Si mandas solo el PDF, tu cliente te la va a pedir otra vez, y con razón: sin XML no puede deducir.
Contabilidad > Clientes > FacturasCuando una factura se timbra, Odoo genera su PDF y lo guarda como archivo adjunto de ese documento. A partir de ahí, cada vez que alguien la descarga se entrega esa copia guardada, no un PDF nuevo. Consecuencia: si hoy cambias el logo, los colores o el pie de página, verás el diseño nuevo en las facturas que emitas de hoy en adelante, y el diseño viejo en las anteriores. Eso no es un error ni una falla de configuración. Es exactamente lo que debe pasar: la representación impresa es el retrato del documento tal como se emitió, y reescribirlo hacia atrás sería alterar la evidencia. Lo mismo aplica a las notas: si olvidaste escribir una leyenda dentro de la factura y ya la timbraste, esa leyenda no va a aparecer, y el comprobante ya no se puede modificar. Lo que sí puedes hacer es mandar la aclaración por correo aparte. Forzar la regeneración de PDF antiguos es una intervención técnica, se hace con criterio y rara vez conviene.
Que tu cliente se sirva solo: el portal
🔐 Dar acceso al portal del cliente
El portal es la forma de dejar de ser el archivo muerto de tus clientes. Ellos entran, ven su historial y bajan PDF y XML cuando quieran.
ContactosHay una frontera clara. Del lado fácil está todo lo que ya viste: logo, colores, formato, pie de página, condiciones de pago, notas y textos de correo. Del lado técnico están: agregar columnas o campos nuevos al cuerpo de la factura (por ejemplo, el número de orden de compra de tu cliente en cada renglón), imprimir leyendas distintas según el cliente o el tipo de producto, cambiar el orden de los bloques, usar un tamaño de papel especial o papel con membrete preimpreso, incluir traducciones no estándar, y cualquier ajuste sobre la zona de sellos. Todo eso se resuelve modificando la plantilla del reporte, lo cual es una personalización que hay que documentar y probar, porque viaja con tu instancia en cada actualización.
❓ Preguntas que siempre salen
Cambié el logo y las facturas viejas siguen con el anterior. ¿Se rompió algo?
No. El PDF de una factura timbrada se guarda tal como se emitió y ya no se vuelve a dibujar. Las nuevas saldrán con el logo nuevo. Es el comportamiento correcto.
¿Puedo quitar la letra chiquita de los sellos? Se ve horrible.
Se ve horrible y se queda. Esos bloques son parte de lo que debe aparecer en la representación impresa según el Anexo 20. Si tienes duda sobre algún elemento en particular, pregúntale a tu contador antes de tocarlo.
Mi cliente dice que solo recibió el PDF.
Abre la factura, revisa el historial de mensajes y confirma qué archivos se adjuntaron. Si faltó el XML, vuelve a enviar desde el botón de envío verificando los adjuntos. No se timbra nada de nuevo.
¿Puedo poner un texto distinto para cada cliente al pie de la factura?
El pie del diseño del documento es único para todos. Para un texto por cliente o por factura tienes el campo de términos y condiciones dentro del documento, y hay que escribirlo antes de timbrar. Un pie realmente condicional ya es personalización de plantilla.
¿El PDF que descarga mi cliente del portal es el mismo que le mandé por correo?
Sí, es el mismo archivo guardado. Por eso el portal es una buena manera de quitarte los reenvíos de encima.
Facturo en otra moneda. ¿Qué debe verse en el PDF?
La moneda del documento y el tipo de cambio aplicado. La localización mexicana lo contempla; si no lo estás viendo, revisa la configuración de moneda de tu diario y de la factura, o pide apoyo técnico.
¿Puedo mandar la factura desde mi correo normal en vez de Odoo?
Puedes: descarga PDF y XML de los adjuntos y mándalos juntos. Pierdes el registro automático en el historial de la factura, que es justo lo que te sirve cuando alguien dice que nunca la recibió.
Me equivoqué en la descripción de un concepto y ya timbré. ¿Reimprimo el PDF corregido?
No. El PDF refleja el XML y el XML es inmutable. Si el error importa, el camino es cancelar y reexpedir, con los límites y plazos que marca la normativa. Consúltalo con tu contador antes de mover nada.
🕵️ Cómo se ve tu factura ante un cliente nuevo
💰 De la factura al banco: cobranza y conciliación
Timbrar no es cobrar. La factura le avisa al SAT cuánto vendiste; el banco te dice cuánto entró. En medio hay un tramo que casi nadie documenta y donde se pierde la mitad del dinero de las empresas chicas: el cobro anotado a medias, la transferencia que nadie identificó, la terminal que deposita hasta el martes. Este capítulo cierra el círculo — del clic en «Registrar pago» hasta el peso reflejado en tu estado de cuenta.
Cuando pides la cuenta en un restaurante, el mesero te trae un papel. Ese papel dice cuánto debes, pero no es dinero. Luego pasas tu tarjeta y la terminal imprime otro papel: el voucher. Y aun así el restaurante todavía no tiene el dinero — el banco se lo deposita días después, ya con la comisión descontada. Tres momentos distintos, tres papeles distintos. En Odoo pasa exactamente igual: la factura es la cuenta, el pago es el voucher y la conciliación bancaria es el depósito confirmado. Confundirlos es la razón número uno por la que la contabilidad de una empresa deja de parecerse a la realidad.
💡 Conceptos clave
💵 Registrar un cobro desde la factura
La regla de oro: se cobra desde la factura, nunca por fuera. Así el cobro queda amarrado al documento, el saldo baja solo y la conciliación de mañana te toma cinco minutos.
Contabilidad > Clientes > FacturasCuando una factura se emite como pago en parcialidades o diferido, en el momento de timbrarla todavía no sabes cómo te van a pagar, así que el comprobante sale con la clave de por definir. La forma de pago verdadera — transferencia, tarjeta, cheque — se declara después, en el complemento de pago de cada cobro. En una factura de pago en una sola exhibición es al revés: ahí sí debe ir desde el principio la forma en que te pagaron, y esa factura no lleva complemento. Confundir los dos casos es el rechazo más común del PAC y también el error que más REP obliga a rehacer. Recuerda además que en Odoo lo que determina si el comprobante sale como PUE o como PPD son los términos de pago de la factura.
🔄 Qué pasa por debajo, sin misterio
En Odoo una factura puede decir pagada porque alguien registró un cobro — no porque el dinero exista. La única prueba de que cobraste de verdad es que ese movimiento esté conciliado contra tu estado de cuenta. Por eso muchas configuraciones muestran primero en proceso de pago. Trata ese estado como un semáforo amarillo, nunca como un cierre. Y si alguien te pregunta cuánto vendiste, responde con la factura; si te pregunta cuánto cobraste, responde con el banco.
🚦 Cómo se ve el camino en pantalla
🏦 Cuentas de paso: dónde duerme el dinero antes de llegar al banco
| Situación | Cómo se registra | Dónde queda el dinero | Cuándo sale de ahí |
|---|---|---|---|
| Transferencia que el cliente dice que ya mandó | Pago registrado en el diario del banco | Pagos pendientes de cobro (cuenta de paso) | Cuando aparece en el estado de cuenta y lo concilias |
| Cobro con terminal bancaria | Pago en el diario de la terminal o en uno propio para tarjetas | Cuenta de la terminal, por cobrar al banco | Cuando cae el depósito, casi siempre neto de comisión |
| Efectivo en caja | Pago en el diario de efectivo | Caja | Cuando haces el depósito y registras el traspaso de caja hacia banco |
| Depósito en el banco sin saber de quién es | Línea del estado de cuenta que no empareja con ninguna factura | Cobros por identificar, la cuenta que define tu contador | Cuando alguien averigua de quién fue y lo reasigna a su factura |
| Anticipo del cliente antes de facturar | Pago registrado al cliente, sin factura | Anticipos de clientes o saldo a favor | Cuando se emite la factura y se aplica el anticipo contra ella |
| Cheque recibido y no depositado | Pago en un diario de cheques por cobrar | Cheques en tránsito | Cuando el cheque se libera y aparece en el banco |
Cobros por identificar es la cuenta más peligrosa de tu contabilidad porque no truena: solo crece. Cada depósito que nadie reclamó se queda ahí y, a los seis meses, tienes cien mil pesos que ya nadie recuerda de dónde salieron. Ponte una regla dura: ningún depósito pasa más de una semana sin dueño. Revísala el mismo día que revisas tu cartera y, si un importe lleva más de un mes ahí, escálalo a tu contador antes del cierre. Después del cierre, moverlo cuesta el triple.
Conciliación bancaria, en dos párrafos
Primero cargas el estado de cuenta. Entras al tablero de Contabilidad, buscas la tarjeta del diario de tu banco y subes el archivo que te da la banca en línea — CSV, OFX o el formato que soporte tu instalación. Odoo convierte cada renglón del banco en una línea de extracto con su fecha, su importe y su referencia. Ese es el lado de la verdad: lo que el banco dice que pasó, te guste o no. Si tu banco no exporta un formato compatible, las líneas se pueden capturar a mano o pedir apoyo a quien te acompaña en la implementación para automatizar la carga; lo que no se vale es saltarse el paso y conciliar de memoria.
Después emparejas. Odoo te va proponiendo, línea por línea, qué factura o qué pago corresponde a ese movimiento; tú aceptas, corriges, o marcas la línea como otra cosa: una comisión bancaria, un traspaso entre tus propias cuentas, un cobro por identificar. Cada vez que aceptas un emparejamiento, el dinero sale de la cuenta de paso y entra a la cuenta real del banco, y la factura pasa de anotada a cobrada de verdad. Cuando terminas, el saldo de Odoo y el saldo del banco deben ser idénticos al centavo. Si no lo son, no cierres: la diferencia siempre es un movimiento que falta, uno duplicado o uno capturado con el importe cambiado.
Contabilidad > Tablero > (tarjeta de tu diario de banco) > Conciliar📊 Tu cartera: quién te debe y desde cuándo
🧰 Los casos que no caben en el molde
- Abre la factura y pulsa Registrar pago.
- Captura el importe abonado, no el total.
- Confirma: la factura queda parcialmente pagada y conserva el saldo restante y su vencimiento.
- Si era PPD, emite el complemento de pago de ese abono con el monto realmente recibido y la fecha real del cobro.
- Repite en cada abono. Cada cobro genera su propio complemento de pago.
- Registra el pago por el importe total del depósito.
- Abre el pago y aplícalo contra las facturas que cubre, una por una, hasta agotar el importe.
- Si sobra dinero, déjalo como saldo a favor del cliente en lugar de inventar un ajuste.
- Del lado fiscal, un mismo complemento de pago puede relacionar varias facturas cubiertas por ese cobro; cómo lo genera tu instalación depende de tu configuración y de tu PAC, así que revisa el resultado antes de enviarlo al cliente.
- Verifica que ninguna de esas facturas se haya quedado con un saldo de centavos: eso es lo que después nadie encuentra.
- Registra el pago al cliente sin factura.
- Cuando emitas la factura, abre el pago y aplícalo contra ella para que el saldo baje.
- Revisa con tu contador el tratamiento fiscal del anticipo: el SAT tiene un procedimiento propio para anticipos y puede implicar comprobantes adicionales.
- Nunca dejes un anticipo suelto más de un mes: es dinero que ya está en tu banco y no aparece en tus ventas.
- Concilia la línea contra la cuenta de cobros por identificar. No la borres ni la escondas.
- Compara el importe contra tus facturas abiertas: casi siempre coincide con una al centavo.
- Pide al banco la referencia o el nombre del ordenante.
- Pregunta al equipo de ventas: el cliente que pagó sin avisar suele ser el mismo de siempre.
- En cuanto lo identifiques, reasigna el movimiento a su factura y sácalo de esa cuenta.
Se hace con la mejor intención, «para que deje de aparecer en la lista». El daño es triple: tu cartera miente y dejas de cobrar ese dinero; tu banco no cuadra y la conciliación se vuelve imposible; y si la factura era PPD, acabas de generar la obligación de un complemento de pago por un cobro que nunca existió. Si una factura ya no se va a cobrar, el camino no es marcarla pagada — es documentarlo con tu contador: una nota de crédito, la cancelación si todavía procede, o el registro de una cuenta incobrable. Marcarla pagada esconde el problema, no lo resuelve, y lo esconde justo donde más caro sale encontrarlo.
✅ Tu rutina de cobranza de 15 minutos
🗓️ Tu proceso: día, semana, mes
La facturación no se rompe en un día: se rompe en el mes que nadie revisó. Este capítulo convierte tu obligación fiscal en una rutina — tres ritmos, cada uno con su lista corta — y termina con el cierre de mes paso a paso y el paquete exacto de archivos que tu contador espera recibir.
Un restaurante bueno no limpia cuando ve la cucaracha. Limpia todos los días al cerrar, hace inventario los lunes y manda el equipo a mantenimiento cada mes. Nadie hace ninguna de esas cosas por gusto: las hace para que el día que llegue la inspección, no pase nada. Tu facturación funciona igual. Lo que revisas cada día es barato. Lo que se acumula tres meses cuesta un fin de semana, un susto y, a veces, dinero.
🗓️ Los tres ritmos
💡 Conceptos clave del cierre
Tres cosas nunca avisan y siempre cobran caro: las PPD cobradas sin su REP, las facturas en borrador que nadie timbró y los cobros por identificar. Ninguna manda un correo, ninguna pinta un tablero de rojo, ninguna interrumpe tu día. Las tres se descubren solo si alguien las busca a propósito. Por eso están en la lista semanal y no en la de «cuando haya tiempo» — porque nunca hay tiempo.
Cierre fiscal del mes, paso a paso
🔒 Procedimiento de cierre
Bloquea dos horas en los primeros días del mes siguiente. Hazlo siempre en el mismo orden: el orden es lo que evita que se te pase algo.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > InformesContabilidad > Configuración > Ajustes✅ Checklist de cierre (imprímelo y pégalo junto al monitor)
📦 Qué archivos espera exactamente tu contador
| Archivo | De dónde sale | Para qué lo usa | Formato |
|---|---|---|---|
| XML de todas las facturas emitidas del mes | Tu sistema o el portal de tu PAC | Base de tus ingresos y del IVA trasladado | Un .xml por comprobante |
| XML de los complementos de pago (REP) emitidos | Tu sistema o el portal de tu PAC | Determinar el IVA efectivamente cobrado | Un .xml por complemento |
| XML de las facturas recibidas de proveedores | Portal del SAT o tu herramienta de descarga | IVA acreditable y deducciones | Un .xml por comprobante |
| Acuses de cancelación del periodo | Portal del SAT o tu PAC | Probar que una factura cancelada dejó de contar | PDF o XML de acuse |
| Listado de cancelaciones con su motivo | Tu sistema, exportando la lista filtrada | Explicar cada baja de ingreso del mes | Excel o PDF |
| Reporte de impuestos del periodo | Contabilidad > Informes | Preparar la declaración | PDF o Excel |
| Balanza de comprobación y libro mayor | Contabilidad > Informes | Cuadre contable y, cuando aplique, contabilidad electrónica | Excel o el formato que él pida |
| Estados de cuenta bancarios del mes | Tu banca en línea | Comprobar lo efectivamente cobrado y pagado | PDF, más el archivo que usaste para conciliar |
| Relación de anticipos y saldos a favor de clientes | Tu sistema | Que nada quede colgado entre meses | Excel |
| Relación de facturas emitidas y no cobradas | Tu sistema, reporte de antigüedad | Diferenciar lo facturado de lo cobrado | Excel o PDF |
Nombra las carpetas con el formato AAAA-MM y adentro pon subcarpetas fijas: emitidas, recibidas, rep, cancelaciones, reportes, bancos. Suena a manía y es la diferencia entre responder una aclaración del SAT en veinte minutos o en tres días. Guárdala donde tenga respaldo automático y no dependa de una sola computadora: la obligación de conservar la contabilidad y los comprobantes se mide en años — la regla general habla de cinco, y hay documentos que se conservan más tiempo. El plazo exacto que le aplica a tu empresa te lo confirma tu contador.
Cuando falta una factura del mes pasado, la tentación es «timbrarla con fecha del mes anterior». No funciona: el timbre lleva la fecha y hora en que el PAC lo generó, y existen límites de tolerancia entre la fecha del documento y el momento del timbrado. Forzar la fecha para que caiga en un periodo ya declarado te deja un comprobante que no coincide con nada y una corrección más grande que la que querías evitar. El camino correcto es timbrar hoy y decirle a tu contador que ese ingreso pertenece a otro mes: él decide cómo se refleja y si toca una declaración complementaria.
📊 Los cuatro reportes del cierre
✅ Buenas prácticas
- Una sola persona responsable del cierre, con un suplente entrenado. Dos personas sin dueño claro es peor que una sola.
- El cierre siempre en el mismo orden y en la misma agenda del mes. La rutina es lo que atrapa lo raro.
- Todo lo que descubras y no puedas resolver, se escribe y se manda al contador el mismo día. Nada se guarda para «cuando se calme».
- Los recordatorios de vigencia del certificado y de saldo de timbres viven en el calendario, no en la memoria de nadie.
- Al terminar, bloquear el periodo. Un mes entregado que sigue editable no está cerrado.
⚠️ Errores frecuentes
- Dejar el timbrado para el final del día y descubrir el rechazo cuando ya nadie sabe qué se capturó.
- Registrar los cobros del mes en un solo bloque el día 30: la fecha real se pierde y los complementos de pago salen mal.
- Confiar en que la factura global «sale sola» sin revisar si alguien pidió factura nominativa.
- Entregar al contador un archivo comprimido sin estructura y esperar que él lo ordene. Lo va a cobrar, y con razón.
- Cerrar el mes con la conciliación bancaria a medias porque «son solo unos pesos». Esos pesos son un movimiento que falta.
❓ Dudas de la rutina
¿Y si un día no alcanzo a timbrar todo?
Deja la lista escrita de lo que quedó pendiente y timbra a primera hora del día siguiente. Lo grave no es el retraso de unas horas: es que nadie sepa qué quedó pendiente. Una factura sin timbrar que nadie anotó es una factura que se descubre en el cierre, o peor, en la anual.
¿El cierre lo hace el contador o yo?
El cierre operativo es tuyo: timbrar, cobrar, conciliar, descargar y entregar. El cierre contable y fiscal es de tu contador: clasificar, determinar impuestos, declarar. La frontera es sencilla — tú entregas datos completos y limpios; él toma las decisiones fiscales. Nunca al revés.
¿Con qué anticipación debo renovar el certificado de sello digital?
Ponte el recordatorio un mes antes de la fecha de vencimiento que trae tu propio certificado. El trámite ante el SAT no es largo, pero requiere accesos, contraseñas vigentes y a veces una cita, y ninguna de esas tres cosas aparece cuando la necesitas con urgencia.
¿Cuántos timbres debo tener de reserva?
Al menos lo que facturas en un mes completo, con holgura. Cuestan poco comparado con detener la operación un día. Confirma con tu PAC si sus paquetes tienen vigencia, porque la política varía entre proveedores.
¿Cada cuándo debo emitir la factura global?
Con la periodicidad que permita la regla vigente para tu caso — hay opción diaria, semanal, mensual y, para ciertos regímenes, bimestral — y siempre dentro del plazo corto que esa regla marca después de cerrar el periodo que agrupas. Define la periodicidad con tu contador una vez, escríbela en tu procedimiento y no la cambies mes a mes.
Mi volumen es pequeño, ¿de verdad necesito hacer esto cada día?
Con volumen pequeño el ritual diario te toma cinco minutos, así que sí. Lo que no escala es lo contrario: revisar un mes entero de golpe cuesta lo mismo tengas 20 facturas o 400, porque el trabajo no está en capturar, está en recordar qué pasó.
💵 Anticipos: cuando te pagan antes de entregar
Te depositan el 50% para arrancar y todavía no entregas nada. Ese dinero ya entró a tu banco, ya causó IVA y ya necesita un comprobante — pero facturar la venta completa sería documentar algo que aún no pasa. El SAT publicó el procedimiento exacto para este caso, con dos variantes válidas, y Odoo tiene una herramienta específica que casi nadie usa bien. Aquí están las dos cosas, completas y con números que cuadran.
Le encargas una mesa al carpintero y le dejas la mitad para que compre la madera. Ese dinero no es la mesa: es una promesa con recibo. Cuando la mesa está lista no vuelves a pagar el total, pagas lo que falta y la seña se descuenta. El CFDI de anticipo hace exactamente eso: deja constancia del dinero que ya entró y, al final, se descuenta de la factura de la mesa para que nadie pague ni declare dos veces.
Lo primero que hay que entender es por qué no puedes dejar ese depósito «en el aire» hasta que entregues: el IVA no se causa cuando entregas, se causa cuando la contraprestación está efectivamente cobrada. En el momento en que el depósito aparece en tu cuenta ya traes IVA a cargo de ese mes, hayas emitido comprobante o no. El anticipo no es un trámite opcional que puedes posponer: es la forma de amparar dinero que fiscalmente ya te alcanzó.
El procedimiento no es interpretación de nadie: está en el Apéndice 6 de la Guía de llenado del CFDI 4.0 que publica el SAT, con las dos opciones que verás más abajo, la clave de producto que hay que usar y la clave de relación que amarra los comprobantes. Lo que sí es conversación con tu contador es cuál de las dos opciones te conviene, no cómo se hace cada una.
Los atajos que salen caros
- Facturar la venta completa el día del depósito para «ya dejarlo hecho». Documentas el ingreso total de algo que no has entregado y, si además la marcas PUE, declaras como cobrado dinero que todavía no cobras.
- Registrar el depósito como pago y no emitir nada. El dinero entra al banco, el IVA se causa y no hay comprobante que lo ampare; cuando por fin factures el total vas a timbrar de más, o vas a arrastrar un pago sin factura para siempre.
- Darle al cliente un «recibo» sin timbrar, o timbrarle un CFDI de egreso. Un anticipo recibido es un ingreso: le toca un comprobante de tipo Ingreso, no un papel casero ni un egreso.
- Facturar el anticipo y después facturar otra vez el total completo sin relacionar nada. Ante el SAT quedan dos ingresos vivos por la misma operación y tú declarando el doble.
- Usar el procedimiento de anticipos para disfrazar un depósito en garantía o una cuenta por pagar. Si el dinero no es a cuenta de una venta tuya, no es anticipo y este capítulo no aplica.
¿Ya sabes qué le vas a vender y a qué precio? Si la respuesta es sí —producto, cantidad y precio cerrados— fiscalmente no hay anticipo: hay una venta con pago en parcialidades. Ese caso se resuelve con una factura por el total marcada PPD y un complemento de pago por cada cobro, y está explicado en PUE contra PPD y en el complemento de pago. Si la respuesta es no —te dieron dinero a cuenta de algo que todavía se está definiendo, o el precio final aún se puede mover— entonces sí es un anticipo y aplica todo este capítulo.
Qué hacer cuando entra dinero antes de entregar
El vocabulario del anticipo
El procedimiento del SAT, con todas sus letras
Los tres momentos del anticipo
Cómo se llena cada comprobante
Los dos métodos, lado a lado
| Método A · Total y luego egreso | Método B · Solo el remanente | |
|---|---|---|
| Cuántos CFDI emites | Tres: anticipo, valor total y egreso | Dos: anticipo y remanente |
| El comprobante final dice | El valor completo de la operación: $116,000 | Solo lo que falta: $58,000 |
| Cómo se resta el anticipo | Con un CFDI de egreso por $58,000 | Con el campo de descuento dentro de la misma factura |
| Quién apunta a quién | El total apunta al anticipo; el egreso apunta al total | El remanente apunta al anticipo |
| Qué ve tu cliente | Una factura con el precio completo, útil cuando su área de compras exige verlo | Una factura por el saldo; el precio completo se lee sumando los dos CFDI |
| En Odoo | Se arma a mano: factura del total más nota de crédito con el origen cambiado de 01 a 07 | Es el flujo nativo del anticipo desde el pedido de venta |
Los mismos $116,000, comprobante por comprobante
| Método | CFDI | Base | IVA 16% | Total | Relación |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 1 · Anticipo | $50,000 | $8,000 | $58,000 | Ninguna |
| A | 2 · Valor total de la operación | $100,000 | $16,000 | $116,000 | 07 → UUID del anticipo |
| A | 3 · Egreso de aplicación | $50,000 | $8,000 | $58,000 | 07 → UUID del CFDI 2 |
| B | 1 · Anticipo | $50,000 | $8,000 | $58,000 | Ninguna |
| B | 2 · Remanente (conceptos $100,000 menos descuento $50,000) | $50,000 | $8,000 | $58,000 | 07 → UUID del anticipo |
Esto explica por qué el método B usa el campo de descuento y no «un renglón en negativo»: en el XML, los conceptos no pueden llevar cantidades ni valores unitarios negativos. Odoo sí te muestra el anticipo como una línea negativa en la factura final —es su forma de llevar la cuenta— y al generar el XML lo reparte como descuento entre los conceptos. Si tu PAC te rebota una factura de remanente hablando de importes o valores fuera de rango, ese es el punto exacto que hay que revisar con quien te implementó la localización, no un problema de tu captura.
En Odoo: pago a cuenta y factura de anticipo no son lo mismo
Dos cosas que se parecen y no son parientes
Es plomería bancaria. Registras que entró dinero de un cliente sin ligarlo todavía a ninguna factura y queda como crédito pendiente esperando documento. No genera ningún CFDI, no lo ve el SAT, no lo ve tu cliente. Sirve para que el banco cuadre, no para cumplir.
Es un CFDI de verdad: se timbra, tiene UUID y llega al SAT. Nace desde el pedido de venta y crea un documento por cobrar que después Odoo descuenta solo de la factura final.
La factura de anticipo ampara el ingreso; el pago la marca como pagada y refleja el depósito en el banco. El error clásico es hacer una y creer que ya quedó la otra: por ahí se cuelan los anticipos que nunca se facturaron y los depósitos que se contaron dos veces.
Ventas > Pedidos > PedidosEmitir la factura de anticipo desde el pedido de venta
Ejemplo de trabajo: venta de $116,000 ($100,000 más IVA) con un anticipo del 50%, o sea $58,000 depositados.
Ventas > Pedidos > Pedidos50,000: el importe que tecleas es antes de impuestos y Odoo le suma el IVA encima.Contabilidad > Clientes > FacturasFacturar el remanente y aplicar el anticipo
Ventas > Pedidos > Pedidos07|A1B2C3D4-E5F6-...-9ABC.07|UUID1,UUID2.Contabilidad > Clientes > FacturasEl flujo nativo de anticipos de Odoo resuelve el método B: la deducción del anticipo y el saldo salen bien sin que hagas nada. Lo que no hace por su cuenta es la parte fiscal fina. Uno: la relación 07 no se llena sola, la capturas tú en el campo de CFDI de origen. Dos: la Clave SAT 84111506 y la unidad ACT del producto de anticipo no vienen puestas de fábrica. Tres: el método A no existe como botón — se arma emitiendo la factura del valor total y después una nota de crédito a la que le cambias el origen de 01 a 07. Si tu operación vive de anticipos todos los días, pide que te automaticen esos tres puntos con un módulo; hacerlos a mano cien veces al mes es una fuga de errores garantizada.
Antes de confirmar un anticipo
Cómo se ve todo esto en la cobranza
Un CFDI timbrado ya existe en el SAT aunque tú borres el documento en Odoo. Si facturaste el anticipo y después facturaste el total sin deducirlo, tienes dos ingresos vivos por la misma venta y ya estás declarando de más. La corrección tiene reloj: cancelar solo se puede dentro del plazo publicado, y para cancelar por error se emite primero el comprobante que sustituye —relacionado con clave 04— y después se cancela el viejo con el motivo 01 citando ese folio nuevo. Fuera de plazo ya no hay cancelación: solo queda la nota de crédito. Los detalles, en cancelaciones y sus motivos.
Recetas de anticipos
- Captura el pedido de venta con lo que sí sabes: cliente, importe estimado y condiciones.
- Si el alcance aún no está cerrado, deja una línea provisional. El anticipo no depende de que el pedido esté perfecto, depende de que exista.
- Crea la factura de anticipo por importe fijo con el monto exacto del depósito sin IVA.
- Timbra y registra el pago con la fecha real en que entró el dinero, no con la de hoy.
- Cuando el alcance quede definido, ajusta las líneas del pedido y factura el remanente con la relación 07.
- No borres nada en Odoo: el CFDI de anticipo ya está vivo en el SAT y borrar el documento local no lo apaga.
- Decide con tu contador entre cancelar el CFDI de anticipo o emitir una nota de crédito por el importe devuelto. La diferencia práctica: si el periodo ya se declaró, la nota de crédito suele ser más limpia; si el comprobante es reciente y no ha tenido efectos, la cancelación con el motivo de operación no realizada es más directa. Esa elección sí es suya.
- Si va por nota de crédito: emítela desde la factura de anticipo, con la misma clave 84111506 y unidad ACT, descripción de devolución de anticipo, y tímbrala.
- Registra la salida real del dinero. El reembolso tiene que existir en tu banco y quedar conciliado contra la nota de crédito, o vas a arrastrar un saldo a favor del cliente que ya no existe.
- Si va por cancelación: revisa antes el plazo y el motivo, porque fuera de plazo simplemente ya no se puede. Los detalles están en el capítulo de cancelaciones.
- Revisa la fecha del comprobante duplicado: si todavía estás dentro del plazo de cancelación, esa es la salida más limpia.
- Emite primero la factura correcta —el remanente con la relación 07 al anticipo— y relaciónala con clave 04 como sustitución del comprobante equivocado.
- Cancela la factura del total con el motivo de comprobante emitido con errores, citando el folio del comprobante que la sustituye.
- Si el plazo de cancelación ya pasó, emite en su lugar una nota de crédito por el importe duplicado, relacionada con la factura del total, y aplícala para que el saldo quede correcto.
- En los dos casos termina revisando la cobranza: el cliente no puede quedar debiendo dos veces lo mismo ni tú declarando el doble.
- Usa el método A. Emite la factura por el valor total de la operación, $116,000, con la relación 07 apuntando al anticipo.
- Emite después una nota de crédito por $58,000 con la clave 84111506 y unidad ACT, y cambia su CFDI de origen de 01 a 07 apuntando ahora a la factura del total.
- En Odoo, aplica la nota de crédito a la factura desde la sección de documentos pendientes de esa factura; si no la aplicas, el saldo por cobrar sigue diciendo $116,000.
- Verifica al final que el saldo pendiente de esa factura sea el remanente, $58,000, y no el total.
- Emite un CFDI de anticipo por cada depósito, en el momento en que entra cada uno, con su forma de pago real.
- Guarda los UUID en el mismo lugar, normalmente en el chatter del pedido de venta.
- Al facturar, revisa que Odoo deduzca todos los anticipos publicados de ese pedido y que el total sea el remanente.
- Captura una sola relación con la clave y todos los folios separados por coma: 07|UUID1,UUID2,UUID3.
- Confirma en el XML timbrado que aparezcan tantos nodos de CFDI relacionado como anticipos aplicaste.
Errores frecuentes con anticipos
- Crear la factura de anticipo desde Contabilidad en lugar de desde el pedido de venta. Queda huérfana, Odoo no la deduce de la factura final y terminas facturando el total otra vez.
- Capturar el importe con IVA incluido. Si te depositaron 58,000 y tecleas 58,000, timbras 67,280 y ya no cuadras con el banco.
- Desmarcar la casilla de deducir anticipos al crear la factura final. Sale por el valor completo y nadie lo nota hasta la cobranza.
- Dejar el producto de anticipo sin Clave SAT o con una unidad que no es ACT. El PAC rebota y nadie entiende por qué justo esa factura no pasa.
- Registrar el depósito como pago a cuenta y además marcar pagada la factura de anticipo con otro pago. Duplicas la entrada de dinero en el banco.
- Olvidar la relación 07. El SAT ve dos ingresos independientes por la misma venta y tú no tienes cómo demostrar que son uno.
- Poner la relación 07 en el CFDI de anticipo. El anticipo es el primero de la cadena y no apunta a nada; el que relaciona es el comprobante posterior.
- Modificar el pedido después de facturar el anticipo esperando que el anticipo se recalcule. No se recalcula: quedó por el importe que timbraste.
- Usar el procedimiento de anticipos cuando la venta ya estaba cerrada y con precio definido. Ese caso es factura por el total con PPD y su complemento de pago.
Preguntas sobre anticipos
¿El anticipo lleva IVA?
Sí. El IVA se causa cuando la contraprestación está efectivamente cobrada, así que un anticipo recibido ya trae IVA trasladado. De $58,000 depositados, $50,000 son base y $8,000 son IVA.
¿Puedo emitir el anticipo como PPD?
No tendría sentido. El anticipo se timbra precisamente porque ya te pagaron, así que va PUE con la forma de pago real del depósito. El PPD es para lo que se cobra después, y arrastra la obligación de emitir complemento de pago por algo que ya está cobrado.
¿Y si me dan varios anticipos antes de entregar?
Cada anticipo recibido lleva su propio CFDI. Ejemplo: proyecto de $232,000, anticipo de $58,000 y luego otro de $34,800. El remanente es $139,200, o sea base $120,000 más IVA $19,200. Sumadas las bases de los tres comprobantes: $50,000 más $30,000 más $120,000 igual a $200,000, que es la base de la operación completa. El comprobante final se relaciona con todos: 07|UUID1,UUID2.
¿El anticipo puede ir a nombre de otro receptor que la factura final?
No. Los dos comprobantes tienen que ser del mismo receptor, con el mismo RFC, régimen y código postal. Si el anticipo lo pagó otra empresa del grupo, ese es un tema de a quién le vendes de verdad, y hay que resolverlo antes de timbrar, no después.
¿Qué pasa si el anticipo salió mayor que la venta final?
Queda un saldo a favor del cliente. O se lo devuelves con el procedimiento de devolución, o se queda aplicable a la siguiente operación. Lo que no puedes es dejar la factura final en negativo: el CFDI no admite conceptos ni totales negativos.
¿Un anticipo cuenta como ingreso del mes en que lo recibo?
Para IVA sí, sin discusión: lo cobraste. Para ISR el momento de acumulación depende de tu régimen y de la naturaleza de la operación, y ahí sí la respuesta la da tu contador. Lo que no está a discusión es que el comprobante se emite cuando recibes el dinero, no cuando entregas.
¿La factura de anticipo aparece en mi antigüedad de saldos?
Sí, igual que cualquier factura, y desaparece en cuanto le apliques el pago del depósito. Si la ves vencida es señal de que el dinero se registró en otro lado, casi siempre como pago a cuenta sin aplicar.
¿Puedo emitir un solo CFDI de anticipo por varios depósitos del mes?
El comprobante ampara el dinero recibido y debe cuadrar con lo que entró, con su forma de pago. Si los depósitos vinieron por vías distintas o en fechas distintas, lo limpio es un CFDI por depósito: así el banco, el CFDI y la declaración cuentan la misma historia. Juntar cobros distintos en un comprobante te deja sin poder demostrar cuál pago ampara qué.
¿Y si el cliente me pide que le facture el anticipo con los productos reales?
Si ya sabes cuáles son los productos y su precio, no estabas ante un anticipo: era una venta con pago en parcialidades, y ese caso va con factura por el total en PPD. Si de verdad no está definido, el renglón genérico con la clave 84111506 es lo correcto, y para que el cliente vea el precio completo existe el método A.
🌎 Facturar en moneda extranjera
Cotizas en dólares, le vendes a una maquila o exportas. En cuanto la moneda deja de ser el peso, el CFDI pide un dato más —el tipo de cambio— y ese dato lo revisa el PAC antes de timbrar. De ahí en adelante todo se duplica: la factura vive en dólares, tu contabilidad vive en pesos, y la diferencia entre las dos es dinero real que hay que registrar. Este capítulo cierra ese circuito completo, con números.
El CFDI puede hablar dólares, pero el SAT solo entiende pesos. El tipo de cambio es el diccionario que va pegado al comprobante para que cualquiera pueda traducirlo. Y como todo diccionario, tiene edición: el del martes no dice lo mismo que el del viernes. Usar el diccionario viejo es lo que hace que el timbrado rebote, que tu contabilidad quede desfasada, o las dos cosas a la vez.
La regla base es corta. Todo CFDI declara en qué moneda están expresados sus importes. Si esa moneda es el peso mexicano, ahí se acaba el tema. Si es cualquier otra —dólar, euro, dólar canadiense— el comprobante exige el tipo de cambio: cuántos pesos vale una unidad de esa moneda a la fecha de la operación. No es un dato informativo ni opcional; sin él, el XML no es válido y no hay timbre.
El catálogo de monedas del SAT trae, por cada moneda, un porcentaje de variación aceptable respecto de la referencia del día. Si el tipo de cambio que mandas cae fuera de ese margen, el timbrado se rechaza — y el mensaje de error rara vez dice «tipo de cambio»: suele decir que un valor está fuera de rango, lo cual no ayuda a nadie. Cuando la operación de verdad se pactó a un tipo de cambio atípico (un contrato viejo, una cobertura), existe el campo de confirmación: una clave que el PAC entrega de forma manual, caso por caso, para autorizar ese comprobante en particular. No se genera sola, no la calcula Odoo y no la improvisa nadie: se pide al PAC antes de intentar timbrar.
El vocabulario de la moneda extranjera
La referencia que aplica casi todo el mundo es el FIX del Banco de México publicado en el Diario Oficial el día hábil bancario inmediato anterior a la fecha del comprobante. Viene del Código Fiscal: las contribuciones se pagan en moneda nacional y se acepta el tipo de cambio que publica Banxico el día anterior a aquel en que se causan. Hay casos con reglas propias —operaciones pactadas a tipo de cambio fijo por contrato, coberturas, monedas que no cotizan contra el peso y que se convierten primero a dólares—; cuál de esos casos es el tuyo sí es conversación con tu contador. Pero la referencia por defecto es esa, está publicada todos los días y no es un secreto.
Dónde vive todo esto en Odoo
Dejar lista la moneda y su tasa
Contabilidad > Configuración > AjustesContabilidad > Configuración > MonedasContabilidad > Configuración > AjustesContabilidad > Clientes > FacturasOdoo nunca te va a detener por usar una tasa vieja. No hay alerta, no hay color rojo, no hay nada. Si la última tasa cargada es del viernes, tus facturas del lunes, martes y miércoles salen todas con esa: el asiento contable queda mal, el tipo de cambio del CFDI queda mal y, si el peso se movió lo suficiente, el PAC te rebota el timbrado sin explicarte por qué. Y si alcanzó a timbrarse, el arreglo ya no es cambiar la tasa: es cancelar y volver a emitir, con todo lo que eso implica. Revisar que exista la tasa del día es parte de la rutina de la mañana —está en la rutina día, semana y mes—, no un detalle técnico para cuando haya tiempo.
Qué tipo de cambio usa cada cosa
| Dato | De dónde sale | Con qué fecha |
|---|---|---|
| Tipo de cambio del CFDI de la factura | La tabla de tasas de la moneda en Odoo | La fecha de la factura |
| Importes de tu contabilidad en pesos | La misma tabla de tasas | La fecha de la factura |
| Tipo de cambio del complemento de pago | La misma tabla, otro renglón | La fecha del pago, no la de la factura |
| Equivalencia del documento relacionado | La calcula Odoo entre las dos monedas | La fecha del pago |
| Diferencia cambiaria | La resta entre el valor facturado y el cobrado, en pesos | El día en que concilias el pago |
Antes de timbrar una factura en moneda extranjera
El complemento de pago cuando hay monedas de por medio
Cuando la factura es PPD y va en moneda extranjera, el complemento de pago no hereda el tipo de cambio de la factura: pide el suyo, el del día en que te pagaron. Y además, por cada factura que ese pago liquida, pide la equivalencia entre la moneda de la factura y la moneda del pago. De ahí nacen las diferencias cambiarias, y por eso conciliar en dólares nunca es solo «marcar como pagada».
Es el error conceptual más caro de este capítulo. La equivalencia del documento relacionado no es «cuántos pesos vale el dólar»: es cuántas unidades de la moneda de la factura equivalen a una unidad de la moneda del pago. Factura en dólares cobrada en pesos con el dólar a 17.60 → la equivalencia es 0.0568182, no 17.60. La comprobación es aritmética y no falla: el importe pagado dividido entre la equivalencia tiene que dar el monto del pago. 1,160 entre 0.0568182 da 20,416, que es lo que entró al banco. Odoo la calcula solo; el problema aparece cuando alguien la «corrige» a mano porque le parecía al revés, y el PAC rebota o —peor— pasa un complemento que no cuadra.
Los campos que cambian en un complemento de pago en moneda extranjera
Ejemplo 1: factura en dólares cobrada en dólares un mes después
| Momento | En dólares | Tipo de cambio | En pesos |
|---|---|---|---|
| 5 de marzo · Factura PPD | 1,160.00 USD (1,000.00 más 160.00 de IVA) | 17.0000 | 19,720.00 |
| 20 de abril · Cobro en dólares | 1,160.00 USD | 17.6000 | 20,416.00 |
| Diferencia | 0.00 USD | +0.6000 | +696.00 |
Ejemplo 2: la misma factura, pero el cliente paga en pesos
| Campo del complemento | Valor | De dónde sale |
|---|---|---|
| Moneda del pago | MXN | La moneda en que entró el dinero al banco |
| Tipo de cambio del pago | 1 | El pago ya viene en pesos: no hay nada que convertir |
| Monto | 20,416.00 | Lo que efectivamente depositó el cliente |
| Moneda del documento relacionado | USD | La moneda en que se emitió la factura |
| Equivalencia | 0.0568182 | Uno entre 17.60, con los decimales que hagan falta |
| Saldo anterior | 1,160.00 USD | El adeudo se sigue midiendo en dólares |
| Importe pagado | 1,160.00 USD | Lo que la factura queda cubierta, en su propia moneda |
| Saldo insoluto | 0.00 USD | Quedó liquidada |
Odoo los registra solo cuando concilias el pago con la factura, y los manda a las cuentas de ganancia y de pérdida por diferencia de cambio configuradas en los ajustes de contabilidad, sección de divisas, junto con el diario que se usa para ese asiento. Si esas cuentas están vacías, la conciliación se atora o el asiento sale a una cuenta que no es y nadie lo nota hasta el cierre. La utilidad cambiaria no se timbra ni se le traslada IVA: no existe un CFDI de diferencia cambiaria. Configurarlo es una revisión de cinco minutos que se hace una sola vez en la vida de la empresa: hazla antes de la primera factura en dólares, no después de doscientas.
Contabilidad > Configuración > Ajustes > sección DivisasCliente extranjero y moneda extranjera no son la misma cosa
Cuatro combinaciones que todo el mundo confunde
| Caso | Datos del receptor | Moneda y tipo de cambio | Ojo con |
|---|---|---|---|
| Cliente mexicano, factura en pesos | RFC, régimen fiscal y código postal del cliente | MXN, sin tipo de cambio | Nada especial. Es el caso normal |
| Cliente mexicano, factura en dólares | RFC, régimen y código postal del cliente, exactamente igual que siempre | USD con tipo de cambio obligatorio | Sigue siendo una operación nacional: lleva IVA 16% normal. La moneda no la convierte en exportación |
| Cliente extranjero, factura en dólares | RFC genérico XEXX010101000, el nombre tal como aparece en su documento, régimen 616 Sin obligaciones fiscales y uso S01 Sin efectos fiscales | USD con tipo de cambio obligatorio | El código postal que va en el comprobante es el de tu domicilio fiscal, no el del cliente |
| Cliente extranjero, factura en pesos | Los mismos datos de receptor extranjero de arriba | MXN, sin tipo de cambio | Es perfectamente válido. Puedes cobrarle en pesos a un cliente de fuera y el comprobante no pide tipo de cambio |
Si además de facturar en dólares estás exportando mercancía, el CFDI 4.0 tiene un campo obligatorio de exportación con su propia clave —desde «no aplica» hasta la exportación definitiva— y, cuando se trata de exportación definitiva de mercancías con enajenación, entra el complemento de comercio exterior: fracciones arancelarias, unidades de medida aduaneras, domicilio del receptor en el extranjero, todo un mundo aparte. Nada de eso viene encendido en la localización mexicana básica: se agrega con el módulo de funciones avanzadas de la propia localización, y hay que instalarlo y configurarlo antes de la primera factura de exportación. El costo de descubrirlo tarde no es un regaño del contador: es el pedimento que no se puede presentar y la mercancía parada en la aduana con el transporte cobrando estadía. Si exportas servicios y no mercancía, normalmente no aplica el complemento, pero el campo de exportación del comprobante sí se llena. Qué clave te toca y si tu operación requiere complemento se confirma con tu contador y con tu agente aduanal, y el complemento lo valida el PAC al timbrar.
Errores frecuentes con moneda extranjera
- Timbrar con la tasa de otro día porque el servicio automático no corrió. Es el error número uno y no avisa nunca.
- Capturar la tasa en la columna invertida. El total en pesos sale dividido entre trescientos y algo, y si nadie mira el convertido, se timbra así.
- Creer que facturar en dólares vuelve la venta una exportación. El tratamiento depende de la operación y del receptor, no de la moneda.
- Poner el código postal del cliente extranjero en el comprobante. Ahí va el de tu domicilio fiscal.
- Emitir el complemento de pago con el tipo de cambio de la factura. Va el del día del pago, y precisamente por eso casi nunca son iguales.
- Capturar la equivalencia del documento relacionado al derecho cuando va al revés. La prueba es dividir el importe pagado entre la equivalencia y ver si da el monto del pago.
- No configurar las cuentas de diferencia cambiaria y descubrirlo el día del cierre, con las conciliaciones del mes encima.
- Redondear el tipo de cambio a dos decimales para que se vea bonito. El comprobante admite seis, y redondear de más descuadra los totales o te saca del rango que valida el PAC.
- Intentar cambiar la moneda de una factura ya publicada. No se puede: hay que restablecer a borrador, y si ya está timbrada, cancelar y volver a emitir.
- Pedirle al PAC la clave de confirmación después de que rebotó y volver a intentar sin haberla capturado. Sin la clave en el comprobante, el reintento rebota igual.
Recetas de moneda extranjera
- Consulta el FIX publicado en el Diario Oficial del día hábil bancario anterior.
- Entra a la moneda USD y agrega un renglón de tasa con la fecha de hoy.
- Verifica en el renglón que un dólar equivalga a esa cantidad de pesos y no al revés, antes de guardar.
- Abre la factura, revisa que el importe convertido a pesos sea coherente y timbra.
- Al terminar, enciende la actualización automática para no repetir el trámite mañana.
- Compara el tipo de cambio del XML contra el FIX del día hábil anterior: nueve de cada diez veces es una tasa vieja o capturada invertida.
- Si fue error de captura, corrige la tasa de la moneda, restablece la factura a borrador para que recalcule y vuelve a timbrar.
- Si el tipo de cambio es correcto porque la operación se pactó así, pide a tu PAC la clave de confirmación para ese comprobante en particular: se entrega caso por caso y de forma manual.
- Captura la clave donde tu PAC te indique y vuelve a timbrar. No sirve reintentar sin ella.
- Registra el pago en el diario en pesos por el importe que realmente entró al banco.
- Concílialo contra la factura en dólares. Odoo hace la conversión y genera el asiento de diferencia cambiaria con las cuentas configuradas.
- Revisa que la factura quede en cero. Si sobra un residuo de centavos, se ajusta como diferencia de cambio, nunca con una nota de crédito.
- Al emitir el complemento de pago, la moneda del pago es MXN, el tipo de cambio del pago es 1 y la equivalencia del documento relacionado es uno entre el tipo de cambio del día, no el tipo de cambio.
- Antes de timbrar el complemento, haz la división de control: importe pagado entre equivalencia debe dar el monto del pago.
- Antes de cerrar, confirma que existan tasas cargadas para todos los días con movimientos del mes.
- Revisa las facturas en moneda extranjera que sigan abiertas: su saldo en pesos cambia con el tipo de cambio aunque nadie las toque.
- Concilia los pagos del mes para que las diferencias cambiarias realizadas queden asentadas dentro del periodo y no se arrastren al siguiente.
- Si tu contador lleva revaluación de saldos en moneda extranjera, corre el reporte de ganancias y pérdidas no realizadas y revisa con él el asiento resultante antes de publicarlo.
- Habla con tu agente aduanal y tu contador ANTES de emitir: qué clave de exportación te toca y si la operación requiere complemento de comercio exterior.
- Si lo requiere, pide que instalen y configuren el módulo de funciones avanzadas de la localización mexicana en tu base.
- Carga los datos que el complemento exige: fracción arancelaria y unidad de medida aduanera por producto, y el domicilio completo del receptor en el extranjero.
- Emite una factura de prueba y tímbrala en un ambiente de pruebas con tu PAC, no con el embarque encima.
- Hasta que esa prueba pase, agenda la primera exportación real.
Preguntas sobre moneda extranjera
¿Con cuántos decimales va el tipo de cambio?
El comprobante admite hasta seis decimales y conviene usarlos todos. Redondear a dos parece más limpio, descuadra los totales convertidos y además te puede sacar del rango que valida el PAC. La equivalencia del complemento de pago admite todavía más: hasta diez.
¿Y si mi moneda no cotiza contra el peso?
Se convierte primero a dólares con la referencia de esa moneda y después a pesos con el FIX del día. Es el camino estándar para monedas exóticas. Si te toca, guarda el cálculo por escrito: es el tipo de dato que te piden justo cuando ya nadie se acuerda de cómo salió.
¿Puedo facturar en dólares y cobrar en pesos?
Sí, y pasa mucho. La factura vive en dólares con su tipo de cambio; el pago se registra en pesos y en el complemento de pago la moneda del pago es MXN con tipo de cambio 1, mientras la equivalencia del documento relacionado hace la traducción. El saldo de la factura se sigue midiendo en dólares, así que si el peso se movió, el número de pesos que la liquida no es el mismo que el día que la emitiste.
¿La equivalencia del documento relacionado es el tipo de cambio del día?
No, es su inverso cuando la factura está en dólares y el pago en pesos. Se registra cuántas unidades de la moneda de la factura equivalen a una unidad de la moneda del pago: con el dólar a 17.60 la equivalencia es 0.0568182. La forma de verificarla sin pensarle: importe pagado entre equivalencia tiene que dar el monto del pago.
¿La factura global se puede emitir en moneda extranjera?
En la práctica se emite en pesos, porque agrupa operaciones cobradas en mostrador. Si recibiste dólares en caja, conviértelos al tipo de cambio del día y registra la operación en pesos. Cómo se arma ese comprobante está en la factura global.
¿Qué pasa con mis facturas en dólares al cierre de año?
Sus saldos valen distinto en pesos conforme se mueve el tipo de cambio, aunque nadie las toque. A eso se le llama diferencia cambiaria no realizada y se reconoce con una revaluación al cierre; Odoo tiene un reporte de ganancias y pérdidas no realizadas en moneda extranjera para prepararla. Si aplica en tu caso y cómo queda el asiento, lo define tu contador.
¿El tipo de cambio del CFDI y el de mi póliza tienen que ser el mismo?
En Odoo estándar lo son, porque los dos salen de la misma tabla de tasas. Conceptualmente son cosas distintas: el del comprobante es un dato fiscal del documento y el de la póliza es cómo registras el ingreso. Cuando de verdad difieren —porque tienes un tipo de cambio contractual— necesitas un módulo que los separe. Lo que no debes hacer es alterar la tasa general ese día para forzar el número del comprobante, porque ensucias todos los documentos de la fecha.
¿Le puedo poner IVA tasa 0% a una factura en dólares?
La tasa 0% no depende de la moneda: depende de que la operación califique como exportación conforme a la ley del IVA. Si califica, se factura con IVA tasa 0%, que se desglosa igual que el 16% pero con importe cero, y no como «exento», que es otra cosa y se declara distinto. Cuáles de tus operaciones califican es decisión de tu contador; cómo se captura cada impuesto está en productos e impuestos.
¿Puedo cambiar la moneda de una factura ya timbrada?
No. Ni la moneda ni el tipo de cambio de un comprobante timbrado se tocan: lo que existe es cancelar y volver a emitir, dentro del plazo y con el motivo correcto, emitiendo primero el comprobante que sustituye. Por eso la revisión del convertido a pesos se hace antes de timbrar y no después.
¿La diferencia cambiaria lleva IVA o se factura?
No se factura: no existe un CFDI de diferencia cambiaria. Es un efecto financiero que vive en tu contabilidad y se reconoce al conciliar el pago. Su tratamiento para ISR lo determina tu contador; lo que sí es seguro es que no se traslada impuesto sobre ella ni se emite comprobante al cliente.
🚨 Cuando el PAC falla: la ventana, el timeout y el CFDI duplicado
Día 30, fila en el mostrador, y la pantalla dice error al timbrar. Nadie planea este momento, pero llega dos o tres veces al año y siempre en el peor día. Aquí está qué pasa por debajo, qué se hace, qué no se hace, y sobre todo cómo evitar que un error de comunicación termine en dos facturas vivas por la misma venta: ese es el problema caro, el que se paga con cancelaciones, llamadas incómodas, un cierre de mes que no cuadra y una declaración prellenada con ingresos que nunca cobraste.
Tú redactas el documento y lo firmas con tu sello digital. Luego lo llevas a una ventanilla autorizada para que le pongan el folio oficial. El PAC no inventa tu factura: la valida contra las reglas del SAT, la certifica con su propio sello y te devuelve el folio fiscal (UUID) junto con el timbre. Si la ventanilla cierra, tu documento sigue existiendo, la venta sigue siendo venta y el dinero sigue siendo tuyo... pero todavía no es un CFDI. Y hay un detalle que casi nadie te dice: esa ventanilla no acepta documentos viejos.
Siete palabras que vas a usar hoy
1. La ventana: no puedes timbrar lo de la semana pasada
Un CFDI trae escrita adentro su propia fecha y hora de emisión, y trae también la fecha en que el PAC lo certificó. El SAT compara esas dos y aplica un límite. Esta es la regla y se dice completa, sin rodeos, porque no es criterio de nadie ni depende de tu contador: entre la fecha del comprobante y el momento de la certificación no pueden pasar más de 72 horas. Además, la fecha del comprobante no puede estar en el futuro (hay unos minutos de tolerancia, nada más, por si los relojes no coinciden). Si te sales de ahí, el PAC no timbra y te devuelve un rechazo con un texto del estilo la fecha de emisión está fuera del rango permitido.
Si facturas el lunes, no lo puedes timbrar el viernes. Ni cambiándole el ánimo, ni hablando con el PAC, ni esperando a que vuelva el sistema. Son horas corridas: el fin de semana cuenta, los días festivos cuentan, la madrugada cuenta. Y ojo con el otro extremo: si la zona horaria de la compañía en Odoo está mal configurada, el comprobante puede nacer con hora adelantada y el PAC lo rechaza por fecha futura, sin que nadie entienda por qué falla solo esa sucursal.
La ventana en la práctica
| Fecha y hora del comprobante | Último momento para timbrar | ¿Se puede? |
|---|---|---|
| Lunes 10:00 | Jueves 10:00 | Sí. Son tres días corridos, no tres días hábiles. |
| Lunes 10:00, intentas el viernes 10:00 | Se cumplieron 96 horas | No. El PAC rechaza y no hay a quién apelar. |
| Jueves 15:00 | Domingo 15:00 | Sí, pero el domingo no hay quien lo timbre. En la práctica tu límite útil es el viernes. |
| Viernes 18:40 y cierras el fin de semana | Lunes 18:40 | Sí, pero justo. Sábado y domingo consumen ventana igual que un martes. |
| Factura con fecha del mes pasado | Venció hace semanas | No. Nace muerta: hay que refecharla antes de timbrar. |
| Factura con fecha de mañana | No aplica | No. La fecha no puede ir adelantada más allá de unos minutos de tolerancia. |
Sí, la salida cuando se te pasó la ventana es regresar la factura a borrador y ponerle la fecha de hoy. Pero entiende lo que estás moviendo: cambias el mes contable en el que cae el ingreso, cambias el mes en que se causa el IVA trasladado, puedes romper el orden cronológico de tu numeración (Odoo te va a advertir que el número no es consecutivo con la fecha) y si el periodo ya está cerrado con una fecha de bloqueo, ni siquiera te va a dejar. Si el mes anterior ya se declaró, esto le abre un tema a tu contador: avísale por escrito el mismo día. Y jamás lo intentes en una factura que ya tenga folio fiscal: una vez timbrada, la fecha está sellada, Odoo debe impedirte regresarla a borrador y forzarlo es otro problema completamente distinto (→ cancelaciones).
Dos ciclos de vida, no uno: por eso se confunde todo el mundo
2. El timeout: el PAC sí timbró y Odoo no se enteró
Anatomía del incidente, minuto a minuto
Protocolo de reintento seguro
Cuatro minutos de disciplina te ahorran una cancelación con aceptación del cliente. Hazlo en este orden, siempre.
Contabilidad > Clientes > Facturas > (abre la factura) > sección de documentos CFDILos cuatro finales posibles
- Respira: es la mejor noticia posible. Significa que tu factura existe, es válida y es única.
- Pide en el portal del PAC el XML y el acuse de ese folio fiscal; varios PAC tienen una opción de recuperar timbre que lo devuelve directo al sistema que lo pidió.
- Si tu PAC devuelve el timbre en el reintento, Odoo lo toma y la factura queda completa con su folio fiscal. Fin del problema.
- Si no lo devuelve, trátalo como comprobante huérfano (receta siguiente).
- No emitas otra factura. Nunca.
- Descarga del portal del PAC el XML timbrado y su representación impresa.
- Entrégaselos al cliente el mismo día: son válidos y ya están en el SAT, su contabilidad no se detiene por esto.
- Adjunta el XML a la factura en Odoo y deja una nota en el chatter con el folio fiscal, la fecha y hora de certificación y quién lo rescató.
- Marca esa factura para que nadie la vuelva a mandar a timbrar: mientras no esté asociada, un clic distraído fabrica el duplicado.
- Frontera honesta: Odoo estándar no trae un botón para adoptar un XML timbrado por fuera y llenar con él el folio fiscal del sistema. Adjuntarlo deja la evidencia, pero el documento sigue apareciendo como no timbrado en los tableros y en el reporte de facturación.
- Pide el mismo día que tu técnico o tu PAC lo amarren de verdad. Si lo dejas, tus reportes de facturación van a traer un hueco todo el mes y el cierre no va a cuadrar contra lo que el SAT ve.
- Decide cuál se queda: normalmente el que ya entregaste al cliente y el que trae los datos correctos.
- Avisa al cliente ANTES de cancelar, con los dos folios fiscales y cuál se conserva. Si se entera por su buzón tributario, la llamada es peor.
- Cancela el sobrante. El motivo que aplica es el 02, comprobante emitido con errores sin relación, porque no lo vas a sustituir: el bueno ya existe y no nació de este. El motivo 01 es para sustitución y te va a pedir el folio fiscal del que sustituye. La mecánica completa está en el capítulo de cancelaciones.
- Si el comprobante pasa de mil pesos, la cancelación necesita la aceptación del receptor: le llega a su buzón tributario y tiene tres días hábiles para responder. Si no contesta, se toma por aceptada.
- En Odoo, cancela también el documento sobrante para que no aparezca como cobrable y no cuente el ingreso dos veces en el mes.
- No lo dejes para después: los comprobantes solo se pueden cancelar a más tardar en el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio en que se expidieron. Un duplicado de enero que descubres en mayo del año siguiente ya no se cancela.
- Confirma que efectivamente no tiene folio fiscal: revisa el portal del PAC antes de tocar nada.
- Regresa la factura a borrador.
- Cambia la Fecha de la factura a hoy y vuelve a confirmar.
- Lee la advertencia de numeración si Odoo la muestra: te está diciendo que el número quedó fuera de orden cronológico.
- Timbra de inmediato, no en la tarde: la ventana nueva ya empezó a correr.
- Si el cambio movió la factura de mes, avísalo por escrito a quien lleva la contabilidad: acabas de cambiar el periodo del ingreso y del IVA trasladado.
Venta de 50,000 de subtotal, 8,000 de IVA, 58,000 de total. Si se timbra dos veces y no cancelas a tiempo, ante el SAT tienes 100,000 de ingreso y 16,000 de IVA trasladado, y así te va a llegar la declaración prellenada. Cancelar después implica aceptación del receptor, ajuste contable, y explicarle a tu cliente por qué le llegó a su buzón una cancelación que él no pidió. Todo eso se evita con los dos minutos que tardas en abrir el portal del PAC antes de volver a capturar.
3. Mientras el servicio está caído: qué haces con la fila
Contingencia de mostrador
La lista de pendientes vive en Odoo, no en un papelito
Lo que NO se hace, aunque el cliente presione
- Volver a capturar la venta en otro folio para ver si ahora sí. Es la receta exacta del duplicado.
- Cambiar la fecha de la factura para que alcance, sin avisar a nadie. Estás moviendo el mes del ingreso y del IVA.
- Reintentar diez veces seguidas sin leer el error. Cada intento a ciegas es una moneda al aire.
- Borrar la factura fallida. Deja hueco en la numeración, Odoo te lo va a reclamar y el hueco se explica ante una revisión.
- Facturar por fuera, desde otro sistema o desde el portal gratuito del SAT, nada más esta vez. El CFDI va a existir y Odoo no lo va a saber: es el problema del huérfano, pero multiplicado y sin rastro.
- Prometer al cliente que ya se la mandaste. Si no tiene folio fiscal, todavía no existe como factura.
- Regresar a borrador una factura que ya tiene folio fiscal. Si tu instancia te deja hacerlo, es una alarma, no un permiso.
Las dos fallas que sí puedes prever (y una que no)
Cada comprobante certificado gasta uno: la factura, la nota de crédito, el complemento de pago, la factura global. Una venta a plazos con tres pagos consume cuatro. Odoo no te muestra el saldo: ese contador vive en el portal de tu PAC. Revísalo el 1 y el 15, y compra cuando bajes del consumo de dos semanas. Si se acaban a media jornada, el síntoma es un rechazo tipo créditos insuficientes en todas las facturas al mismo tiempo, y comprar a las 18:00 del día 30, con transferencia y alta manual, es una hora que no tienes.
El CSD dura cuatro años. El día que vence deja de timbrar todo, incluso comprobantes con fecha de ayer, porque el sello se valida contra un certificado que ya no está vigente. Es decir: un certificado vencido no te salva ni para lo de anteayer. Ponle recordatorio con 30 días de aire y renuévalo en semana tranquila, no el día 28. Y si tu e.firma también está por vencer, esa va primero: sin e.firma no hay CSD nuevo.
Todo deja de timbrar de golpe, con un mensaje de certificado no vigente o revocado, y tú sabes que no ha vencido. Esto no lo arregla el PAC ni Odoo: es una restricción del SAT sobre tu sello, prevista en el artículo 17-H Bis del Código Fiscal, y se atiende con un caso de aclaración en el portal. Al presentarlo, la autoridad debe restablecerte el sello al día siguiente mientras resuelve, y tiene un plazo para resolver. Si dejas pasar los cuarenta días hábiles siguientes sin presentar la aclaración, el certificado se deja sin efectos de forma definitiva. Aquí sí, el mismo día, hablas con tu contador: mientras tanto no facturas nada.
Cuántos timbres comprar: el cálculo de un mes real
| Comprobante | Cantidad al mes | Timbres que gasta |
|---|---|---|
| Facturas de ingreso | 180 | 180 |
| Notas de crédito | 40 | 40 |
| Complementos de pago | 260 | 260 |
| Factura global diaria | 30 | 30 |
| Total mensual | 510 | |
| Reserva recomendada, mes y medio | 765, o sea el paquete de 1,000 |
Reemplazar el certificado sin parar la operación
Contabilidad > Configuración > AjustesContabilidad > Configuración > AjustesSíntoma, causa probable y qué haces
| Lo que ves en pantalla | Qué está pasando por debajo | Acción inmediata |
|---|---|---|
| Error de comunicación o tiempo de espera agotado | El PAC no respondió a tiempo. Pudo haber timbrado. | NO reintentes de inmediato. Espera dos minutos y verifica en el portal del PAC antes de tocar nada. |
| Sin timbres disponibles o créditos insuficientes | Se acabó el paquete que compraste. | Compra timbres con tu PAC. Los pendientes esperan, pero siguen consumiendo sus 72 horas. |
| Comprobante ya timbrado previamente | El intento anterior sí funcionó. | Rescata el folio fiscal y el XML del portal. No emitas otra factura. |
| La fecha de emisión está fuera del rango permitido | Te saliste de la ventana de 72 horas, o la fecha quedó adelantada. | Si se pasó: borrador, fecha de hoy, confirmar y timbrar. Si está adelantada: revisa la zona horaria de la compañía. |
| Certificado no vigente o revocado | El CSD venció, o el SAT lo restringió. | Revisa la vigencia en Ajustes. Si no venció, es restricción del SAT: caso de aclaración el mismo día. |
| Sello mal formado o firma inválida | El .key y la contraseña no corresponden al .cer cargado. | Vuelve a cargar el certificado completo con su contraseña correcta. |
| Falla solo con un cliente, los demás timbran | No es el PAC, son datos. | Revisa RFC, nombre exacto como está en la constancia, régimen fiscal y código postal del cliente (→ clientes). |
| Falla solo con un producto | Clave de producto o unidad SAT ausente o inválida. | Corrige la ficha del producto (→ productos). |
| Falla todo, de todos los clientes, de golpe | PAC caído, timbres agotados o certificado muerto. | Aplica el runbook. Empieza por el portal del PAC. |
Runbook de contingencia: la hoja que va pegada junto a la caja
Imprímelo. Que lo pueda ejecutar quien esté en el mostrador un domingo, sin llamarte.
Preguntas del día 30
¿Puedo entregarle al cliente la factura sin timbrar mientras se compone el PAC?
Puedes entregarle un comprobante interno de la operación, pero deja clarísimo que no es la factura fiscal: sin folio fiscal no le sirve para deducir ni para acreditar el IVA. Lo correcto es pedirle su correo y mandarle el XML y el PDF en cuanto timbre, ese mismo día. Lo que no debes hacer es imprimir algo que se vea como CFDI y no lo sea.
Las 72 horas, ¿son hábiles?
No. Son horas corridas. Sábado, domingo y días festivos consumen tu ventana igual que un martes. Si emites viernes a las 18:40, tu límite real es el lunes a las 18:40.
Si el PAC estuvo caído tres días, ¿se me perdona el plazo?
No. La validación es automática y no distingue causas. Por eso el pendiente que lleva más horas es el primero que se timbra cuando vuelve el servicio, y por eso el que ya se pasó se refecha en lugar de discutirse.
Reintenté cuatro veces. ¿Ya tengo cuatro facturas?
Casi seguro que no, si en cada intento mandaste la misma factura: el PAC la reconoce y responde que ya fue timbrada. Los duplicados nacen cuando se vuelve a capturar la venta como documento nuevo. Aun así, verifica en el portal del PAC antes de dormir tranquilo.
¿La cancelación gasta timbre?
En la mayoría de los PAC no: cobran por certificar comprobantes, no por cancelarlos. Confírmalo con el tuyo porque los esquemas comerciales varían. Lo que sí gasta timbre es cada complemento de pago y cada nota de crédito (→ complemento de pago).
¿Cuántos timbres debería tener siempre de reserva?
Cuenta tus comprobantes de un mes completo, incluyendo notas de crédito, complementos de pago y facturas globales, y ten cargado al menos mes y medio de eso. Con 510 comprobantes al mes, eso son unos 765: compras el paquete de mil y dejas de pensar en el tema.
¿Odoo reintenta solo cuando vuelve el servicio?
No cuentes con eso. El envío al PAC se dispara cuando tú lo pides desde la factura, y el error se queda registrado esperando que alguien vuelva a lanzarlo. La lista de facturas publicadas sin timbre es tu responsabilidad, no la del sistema.
Timbré, y ahora el cliente dice que en el SAT aparece cancelada. ¿Cómo lo compruebo?
Usa la consulta de estatus contra el SAT: Odoo trae un botón para actualizar el estado real del comprobante y una acción programada que lo hace sola. Si el SAT lo reporta cancelado y tú no lo cancelaste, eso ya no es un problema de timbrado y va directo con tu contador.
🔗 Addendas: cuando el SAT dice sí y el cliente dice no
Timbraste. El comprobante está vigente en el SAT. Se lo mandaste al cliente. Y a los veinte días te avisan que la factura fue rechazada y que el pago no entra a la corrida. No hay ningún error fiscal: falta la addenda, un pedazo de información que exige el cliente y que el SAT ni siquiera mira. Este es el capítulo de las facturas perfectas que no se cobran.
Tu CFDI es el pasaporte: lo emite la autoridad, lo valida la autoridad y con él eres quien dices ser en todo el país. La addenda es el gafete de visitante que exige ese edificio en particular: no lo da el gobierno, no lo revisa nadie más y cada edificio lo hace a su modo. Con pasaporte impecable y sin gafete, el guardia no te deja pasar. Y tiene razón, porque esa es su regla, no la del país.
Técnicamente, la addenda es un pedazo de información que viaja dentro del archivo XML pero fuera de la parte sellada del comprobante: es un nodo que se coloca al final, después de los complementos, y que no entra en la cadena original con la que se calcula el sello. El SAT publicó ese espacio a propósito para que las empresas metan ahí lo que necesiten entre ellas, y dejó claro que no valida su contenido. Por eso una factura sin addenda puede estar perfectamente vigente, ser deducible y aparecer en la contabilidad de los dos... y aun así ser rechazada por el portal de tu cliente. Lo que pierdes no es la validez fiscal. Lo que pierdes es el pago.
El vocabulario de esta conversación
Addenda contra complemento: no son primos, son extraños
| Addenda | Complemento | |
|---|---|---|
| ¿Quién la exige? | Tu cliente | El SAT |
| ¿La valida el SAT? | No. Ni siquiera la revisa. | Sí, contra un esquema publicado |
| ¿Entra en el sello? | No. Viaja fuera de la parte sellada | Sí, forma parte de lo que se firma |
| Si trae un dato mal | Se corrige y se vuelve a entregar el mismo comprobante | Se cancela y se emite de nuevo |
| Si falta | La factura es válida, pero el cliente no la recibe ni la paga | El comprobante no timbra, o timbra mal y queda expuesto |
| Ejemplos | El formato de una cadena de autoservicio, de una automotriz, de una embotelladora | Complemento de pago, Carta Porte, Comercio Exterior, INE, nómina |
| ¿Odoo lo trae? | Trae el mecanismo para engancharla, no el formato de tu cliente | Los principales sí, como módulos de la localización mexicana |
Una: se le puede agregar al comprobante sin romper nada, incluso después de que ya está timbrado, y de hecho así funciona: el sistema arma el nodo y lo pega al XML ya certificado. Por eso el timbrado no cambia por llevar addenda. Dos, y esta es la que te ahorra dinero: si el dato equivocado está en la addenda, no tienes que cancelar la factura. Se corrige el dato, se vuelve a armar el archivo con el mismo folio fiscal y se reenvía. Cancelar por un error de addenda es cancelar algo que estaba bien, y encima meterle a tu cliente un trámite de aceptación que no le tocaba.
Quién las exige y por qué siempre te enteras tarde
Los cinco sospechosos de siempre
Formato propio, portal propio y plazo corto para entregar la factura después de que su almacén recibe. Sin addenda, la factura ni siquiera entra a su sistema: te rebota en la puerta y ni te enteras hasta que preguntas por el pago.
Piden número de proveedor, orden de compra y folio de entrada, y su portal valida contra su propio sistema: si tu orden de compra no existe allá, no hay discusión que valga.
Entregas diarias, rutas y remisiones. La addenda carga datos de logística que nacen en el camión, no en la oficina, y por eso se capturan tarde y mal.
La más estricta. Número de parte del cliente, planta destino, programa de entregas, y muchas veces te exigen entregar por un canal EDI, no por correo.
Número de contrato, partida presupuestal, orden de servicio. Cambia por dependencia y a veces cambia por ejercicio fiscal, sin aviso previo.
Qué datos piden y de dónde salen
Cada dato tiene un dueño y un momento
| Dato que pide la addenda | Quién lo genera | Dónde puede vivir en Odoo |
|---|---|---|
| Número de proveedor | El cliente, al darte de alta | Ficha del contacto, en un campo adicional. No existe de fábrica. |
| Número de orden de compra | El cliente, al pedirte | Sí existe: el campo Referencia del cliente del pedido de venta, que Odoo copia a la Referencia de la factura. |
| Folio de entrada de mercancía | El almacén del cliente, después de recibir | No existe. Campo adicional en el pedido o en la factura. |
| Tienda, sucursal o centro de costo | El cliente, en su orden de compra | Puede amarrarse a la dirección de entrega del pedido, o a un campo adicional. |
| Número de remisión o contrarecibo | Tú al entregar, o su ventanilla | El albarán de entrega tiene número, pero rara vez es el que ellos piden. |
| Tu producto con el código de ellos | El cliente, con su catálogo interno | No existe para ventas. Odoo trae el código del proveedor para compras, no el del cliente. Campo adicional o módulo. |
| Unidad de medida del cliente | El cliente | Campo adicional. No la confundas con la unidad SAT del producto (→ productos). |
El mecanismo sí es nativo: la localización mexicana incluye, en la ficha del cliente, un campo para asignarle una plantilla de addenda, y al timbrar Odoo la renderiza y la pega al XML ya certificado. Lo que no viene es el contenido: Odoo no trae la addenda de tu cadena ni de tu armadora, y esa plantilla alguien la tiene que escribir contra el esquema del cliente. Los campos donde viven esos datos (número de proveedor, folio de entrada, código del artículo según ellos) tampoco existen de fábrica: se crean con la herramienta de personalización o los trae un módulo. Si no ves el campo de addenda en el contacto, puede estar oculto tras el modo desarrollador: revísalo antes de comprometerle una fecha al cliente, no después.
Las tres vías para resolverlo
Elige con los ojos abiertos
La vía normal y casi siempre la más barata. Los PAC grandes ya tienen catalogadas las addendas más pedidas: tú les mandas los datos extra y ellos arman el nodo y lo pegan al XML. Lo que necesitas de tu lado es que Odoo les envíe esos datos, o sea un conector o un módulo pequeño. Pregunta primero: si tu addenda ya está en su catálogo, esto es configuración de días, no proyecto de meses.
Una plantilla que arma el nodo según el esquema exacto de ese cliente y se engancha al contacto. Es lo que toca cuando el formato es raro o el PAC no lo tiene. Exige el esquema técnico, un XML de ejemplo ya aceptado y alguien del lado del cliente que valide la primera prueba. Sin esas tres cosas, no arranques: vas a iterar a ciegas.
Algunas cadenas te dejan subir el XML y el PDF y capturar los datos a mano en su portal. Otras te obligan a entregar por un proveedor EDI con renta mensual y costo por documento. Es la salida rápida y la que más horas-persona consume al mes: sirve para arrancar el primer mes, no para quedarse cinco años.
Qué preguntar ANTES de decirle que sí a ese cliente
Entregas el martes a las 10:00. Su almacén te da el folio de entrada el jueves a las 14:00, que es el dato que la addenda exige. Emites la factura el jueves a las 15:00: tu límite de timbrado es el domingo a las 15:00, y como el domingo no hay quien lo atienda, en realidad tienes el viernes. Si además su política dice que la factura debe subirse dentro de los cinco días naturales de la recepción, tu límite de entrega en el portal es el martes siguiente. Dos relojes distintos corriendo al mismo tiempo, y el que se te pasa primero es siempre el de las 72 horas.
El proceso operativo: del pedido a la addenda entregada
El error más caro de la addenda no es técnico: es capturar los datos en el momento equivocado.
Ventas > Pedidos > PedidosVentas > Pedidos > (abre el pedido) > Crear facturaContabilidad > Clientes > Facturas > (abre la factura) > adjuntosCómo se ve el alta de una addenda cuando sale bien
Cuando el portal del cliente la rechaza
Lo que le pides al cliente
- Nombre y versión exactos de la addenda.
- El esquema técnico y, sobre todo, un XML de ejemplo que su portal ya haya aceptado.
- Tu número de proveedor por escrito, y a quién avisar cuando cambie.
- El catálogo con los códigos que ellos le dan a tus productos.
- Nombre y correo de quien valida tu primer envío.
- La política de plazo entre recepción y entrega de factura, y qué pasa si te la rechazan.
Lo que le pides a tu PAC
- Si esa addenda, en esa versión, ya está en su catálogo.
- Qué datos exactos espera recibir de tu lado y en qué formato.
- Si hay costo adicional por addenda o por documento.
- Si tiene ambiente de pruebas y cómo se accede.
- Cómo recuperar un timbre cuando se pierde la respuesta.
- Cómo se ve en su portal un comprobante que salió con addenda, para poder verificarlo tú mismo.
Si trasladas mercancía por carretera, el complemento Carta Porte lo exige el SAT, se valida al timbrar y se resuelve instalando y configurando el módulo correspondiente de la localización mexicana, no con una addenda ni con un formato del cliente. La diferencia importa: una addenda mal hecha te retrasa un pago, pero un traslado sin Carta Porte válida expone al transportista a multa y a que la mercancía se asegure en el camino. Si te aplica, te aplica aunque ningún cliente te lo pida, y se configura antes de que salga el camión, no cuando ya va en la carretera (→ el universo del CFDI).
Tres escenas reales
- Verifica el comprobante en el verificador del SAT y guarda la captura: está vigente y punto.
- Casi siempre el problema no es fiscal, es de addenda o de canal de entrega.
- Pide el código de rechazo de su portal, textual, por escrito.
- Corrige la addenda y reenvía el mismo comprobante, con su mismo folio fiscal.
- No canceles nada mientras no sepas qué falló. Cancelar por presión telefónica es el error caro de este capítulo: al día siguiente descubres que el problema era un dígito del número de proveedor.
- Pide nombre y versión exactos de la addenda, más un XML de ejemplo ya aceptado por ellos.
- Pregunta a tu PAC, por escrito, si esa addenda está en su catálogo.
- Revisa si tu instancia tiene el campo de plantilla de addenda en la ficha del contacto y quién va a escribir esa plantilla.
- Define quién captura la orden de compra y el número de proveedor, y en qué momento del pedido.
- Haz una prueba con UNA factura real y chica antes de la primera facturación fuerte del mes.
- Escribe el procedimiento en una hoja de una página para quien factura: dónde se captura cada dato y cómo se verifica que la addenda salió.
- Mete el costo del canal (PAC, desarrollo o EDI) al precio de venta antes de firmar, no después.
- No canceles de reflejo. El comprobante está bien; el gafete está mal.
- Pregunta a tu cliente si su portal acepta el reenvío del mismo comprobante corregido. La mayoría sí.
- Corrige el dato en el pedido, para que quede bien en el origen y no solo en el archivo que vas a mandar.
- Regenera el archivo con el mismo folio fiscal y vuelve a subirlo.
- Si su portal NO acepta reenvíos, entonces sí toca cancelar y volver a emitir: motivo 01 con el folio fiscal del sustituido si el nuevo reemplaza al viejo, y aceptación del receptor si pasa de mil pesos.
- Antes de hacerlo, mira el calendario: si la factura es del mes pasado y ya se declaró, esto se decide con tu contador, porque estás moviendo el ingreso de periodo.
Errores frecuentes con las addendas
- Capturar la orden de compra a la hora de facturar, de memoria. Un dígito de más y el portal la rechaza sin explicación.
- Suponer que porque timbró, ya te van a pagar. El SAT dijo sí; el cliente todavía no dice nada.
- Mandar nada más el PDF. Los portales comen XML; el PDF es para el humano y la addenda ni siquiera se ve ahí.
- Cancelar la factura al primer rechazo. Si el error estaba en la addenda, acabas de cancelar algo que estaba perfecto y le agregaste a tu cliente un trámite de aceptación.
- Comprometer una addenda antes de preguntarle a tu PAC. El costo y el plazo salen después, y ya firmaste el pedido.
- Abrir el XML y corregir el dato a mano en el bloc de notas. Lo dejas mal formado y ya no lo acepta ni su portal ni tu propio sistema.
- Olvidar que la addenda no te exime del plazo de timbrado: sigues teniendo 72 horas desde la fecha del comprobante (→ contingencia).
- Tener un solo procedimiento para todos los clientes con addenda. Cada uno tiene el suyo, y el que se equivoca de formato pierde el mes.
Preguntas que llegan por WhatsApp un viernes
¿Una factura sin addenda es inválida?
No. Ante el SAT está perfecta, es vigente y es deducible para tu cliente. El rechazo es contractual, no fiscal: su área de cuentas por pagar tiene una política y esa política manda en su portal. Lo que pierdes no es la validez, es el pago.
¿La addenda se pone antes o después de timbrar?
Después. El espacio donde vive queda fuera de lo que se sella, así que el nodo se agrega al XML ya certificado y no invalida nada. En la práctica tu PAC o tu plantilla lo hacen dentro del mismo proceso de envío y tú ni te enteras. Lo importante es verificar que salió, abriendo el XML.
¿Odoo trae addendas de fábrica?
Trae el mecanismo, no el contenido. En la ficha del cliente hay un campo para asignarle una plantilla de addenda y Odoo la pega al XML al timbrar, pero la plantilla de tu cadena, con sus campos y su versión, la escribe alguien o te la resuelve tu PAC. Los campos extra donde viven esos datos tampoco existen de fábrica. Averígualo antes de prometer fechas.
¿Cuánto cuesta ponerme al día con una addenda?
Depende de la vía. Si tu PAC ya la tiene catalogada, es configuración y unos días. Si hay que construir la plantilla, es un desarrollo pequeño pero con pruebas contra su portal, y las pruebas son las que se tardan porque dependen de que alguien del otro lado conteste. Si te obligan a un intermediario EDI, hay renta mensual y costo por documento. Pídelo todo por escrito antes de aceptar el pedido y súbelo al precio.
El cliente cambió mi número de proveedor y no me avisó. ¿Cómo lo detecto?
Por el rechazo, tristemente, que es lo caro. Blíndate así: el número de proveedor vive en la ficha del contacto, no en la cabeza de quien factura, y cuando cambie se actualiza en un solo lugar. Y cada vez que te rechacen, revisa ese dato primero: es el que más se mueve.
Me piden complemento de Carta Porte. ¿Es lo mismo?
No. Carta Porte es un complemento del SAT, con esquema publicado y validación al timbrar, y aplica cuando trasladas mercancía. Se resuelve instalando y configurando el módulo correspondiente de la localización mexicana, no con una addenda. Que te lo pida el cliente no cambia su naturaleza: si te aplica, te aplica aunque nadie te lo pida, y si no lo llevas, el riesgo es que detengan el camión.
Mi cliente quiere un portal donde él mismo se genere su factura con su ticket. ¿Eso es addenda?
No, eso es autofacturación, y es otra cosa: un portal público donde el cliente captura sus datos fiscales, se identifica con el folio de su ticket y dispara la emisión del CFDI. Odoo estándar no lo trae: se resuelve con desarrollo o con un servicio de tu PAC, y hay que decidir qué pasa con esos tickets si el cliente no factura, porque terminan en la factura global del periodo (→ mostrador y factura global).
¿La addenda se ve en el PDF que le mando al cliente?
Normalmente no. La representación impresa muestra los datos del comprobante, no el nodo de addenda, así que ver un PDF bonito no prueba nada. La única verificación que sirve es abrir el XML y buscar la palabra Addenda.
🏪 Del mostrador a la factura: punto de venta y autofacturación
En el mostrador nadie tiene tiempo. Hay fila, el cliente ya sacó la tarjeta y atrás vienen tres personas más. Ahí se cobra la mayor parte de las operaciones de un comercio y ahí se toman las peores decisiones fiscales del mes: «luego se la hago», «déjeme su correo», «con la nota está bien». Este capítulo pone orden en ese metro cuadrado: qué comprobante nace en la caja, qué NO es comprobante aunque lo parezca, qué haces cuando te piden la factura tres semanas después, y cómo dejar de teclear RFC a mano con la autofacturación.
El ticket es la pulserita del recién nacido: identifica la operación mientras está en la tienda, pero no es el acta de nacimiento. El acta que vale ante el gobierno es el CFDI timbrado, y solo existe si alguien la tramita. Si esa venta nadie la pide facturada, no desaparece: se va a la lista colectiva del periodo, que es la factura global. Lo que nunca pasa es que un ticket se convierta solo en factura con el paso del tiempo.
Cinco papeles que se parecen y no son lo mismo
XAXX010101000, a nombre de PÚBLICO EN GENERAL, con régimen 616 «Sin obligaciones fiscales» y uso S01 «Sin efectos fiscales».Una nota de venta, una remisión, un ticket de caja, un recibo con el sello de la tienda o el comprobante de la terminal bancaria no son comprobantes fiscales. Sirven para control interno, para entregar mercancía y para reclamar una garantía. No sirven para que tu cliente deduzca ni acredite el IVA, y tampoco para amparar tu propio gasto cuando el que compra eres tú. Lo único que deduce es el CFDI timbrado, y el CFDI timbrado es el XML. Si un proveedor te entrega solo la remisión, esa compra fiscalmente todavía no existe.
El recorrido real de una venta de mostrador
Facturar en el momento, desde la caja
Desde el CFDI 4.0 el comprobante trae cuatro datos del receptor que el SAT valida contra su padrón: RFC, nombre o razón social exactamente como está en la Constancia de Situación Fiscal, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal. Si uno solo no coincide, el PAC rechaza y no hay factura. Y aquí viene el detalle de operación que nadie te avisa: la pantalla de la caja te deja crear un cliente con nombre, RFC y dirección, pero en varias versiones no expone el campo de régimen fiscal. Si el timbrado truena por eso, el cliente nuevo se completa desde Contactos en el back-office y luego se reintenta. Por eso conviene que el alta fiscal de clientes recurrentes NO se haga con la fila enfrente.
Cobrar y facturar sin frenar la fila
Lo primero: el CFDI no nace al agregar productos ni al imprimir el ticket. Nace cuando la venta se marca como facturada y se valida el pago. En ese instante Odoo crea la factura de cliente, la contabiliza y la manda al PAC; el pedido de caja queda amarrado a esa factura para siempre. Por eso la pregunta se hace antes de cobrar y no después.
Punto de Venta > Tablero > Continuar vendiendo > (botón de Cliente)P01 Por definir ya no existe en el catálogo del CFDI 4.0. Si el cliente no sabe qué uso quiere, lo habitual es G03 Gastos en general —nunca S01, que es exclusivo de público en general— y que su contador lo reclasifique.Punto de Venta > Pedidos > PedidosCada método de pago de la caja necesita su clave SAT
| Cómo te pagaron | Clave SAT | Dónde se configura | Nota de mostrador |
|---|---|---|---|
| Efectivo | 01 | Punto de Venta > Configuración > Métodos de pago | La más común, y la que más se usa mal para tapar otras |
| Transferencia electrónica de fondos | 03 | Igual | SPEI y pagos desde la app del banco |
| Tarjeta de crédito | 04 | Igual | Si la terminal acepta crédito y débito, crea dos métodos distintos |
| Tarjeta de débito | 28 | Igual | Confundirla con 04 es el error más frecuente del mostrador |
| Monedero electrónico | 05 | Igual | Solo si es monedero autorizado, no cualquier tarjeta de regalo |
| Vales de despensa | 08 | Igual | Aplica al vale, no al efectivo con el que se compró |
Qué estado tiene qué, y qué se puede deshacer
Cuando el timbrado «falla» hay dos escenarios que se ven igual en la pantalla: que el PAC nunca recibió el comprobante, o que sí lo timbró y lo que se perdió fue la respuesta. Si en el segundo caso mandas otra vez, generas dos CFDI vigentes por la misma venta: ingreso duplicado, IVA duplicado y una cancelación que tendrás que justificar. Regla fija: antes de reintentar, consulta el folio en el portal de tu PAC o en el visor del SAT con el RFC del receptor y el importe. Si ya existe, no retimbres: adjunta el comprobante que ya está vivo. Y nunca reintentes desde dos lados a la vez (Odoo y el portal del PAC): es la receta exacta del duplicado.
«¿Me la puede facturar? Es de hace tres semanas»
El reglamento pide remitir el comprobante a certificar a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a que ocurrió la operación, y en la práctica el PAC rechaza cualquier comprobante cuya fecha tenga más de 72 horas de antigüedad. Traducción de mostrador: no puedes emitir hoy una factura fechada hace tres semanas. Si aceptas facturar una venta vieja, el CFDI saldrá con la fecha de hoy; y si además cruza de mes o de ejercicio, el efecto fiscal para tu cliente ya no es el que él esperaba, y para ti el ingreso ya quedó declarado en el mes del ticket. Esa —y no la mala voluntad— es la razón por la que los comercios ponen un plazo.
Los cuatro escenarios del mostrador
| Escenario | Qué pasa en Odoo | Qué recibe el cliente | Riesgo si lo haces mal |
|---|---|---|---|
| Pide factura al momento | La caja crea la factura ligada al pedido y la timbra al validar el pago | XML y PDF por correo, más el ticket con folio fiscal | Casi ninguno: es el camino limpio |
| No pide nada | El pedido queda sin facturar y entra a la factura global del periodo | Solo su ticket | Ninguno, siempre y cuando la global se emita |
| Pide después, dentro de tu plazo y ANTES de la global | Facturas ese pedido desde el punto de venta y queda excluido de la global | XML y PDF con la fecha de hoy | Que lo factures por fuera y además se cuele en la global: ingreso duplicado |
| Pide después, con la global YA emitida | Ese ticket ya vive dentro de un CFDI vigente. Sacarlo obliga a cancelar y sustituir la global | Depende de la decisión: nada, o factura individual más global corregida | Duplicar el ingreso, o cancelar una global de otro mes y descuadrar un periodo ya declarado |
Lunes: 63 tickets por $18,450.00. De esos, 5 clientes pidieron factura al momento por $4,120.00. La global de ese día debe salir por 58 tickets y $14,330.00 ($18,450.00 − $4,120.00). Si alguien captura esas 5 facturas por fuera, en Contabilidad, los 5 pedidos siguen marcados como no facturados, entran igual a la global y ese día declaras $22,570.00: $4,120.00 de ingreso que nunca existió y, dentro de él, $568.28 de IVA trasladado que vas a pagar de tu bolsa (base $3,551.72 más IVA al 16%). Un ticket de $1,160.00 son $1,000.00 de base y $160.00 de IVA: la aritmética siempre se hace sobre la base, nunca sobre el total.
El procedimiento existe: se cancela la global con el motivo 01 «Comprobante emitido con errores con relación», se emite una global nueva sin ese ticket relacionándola como sustitución, y se emite la factura individual. Y hay un límite duro publicado: los CFDI se pueden cancelar a más tardar en el mes en que debe presentarse la declaración anual del ISR del ejercicio en que se emitieron —marzo del año siguiente para personas morales, abril para personas físicas—. Pasado eso, la puerta está cerrada para siempre. Lo que sí es decisión de tu contador —no tuya ni de la caja— es si conviene hacer esa cirugía por una venta de $400, o si la respuesta correcta es un «ya no es posible» amable y por escrito. Procedimiento completo en Cancelaciones y Factura global.
Autofacturación: dejar de capturar RFC en el mostrador
Capturar bien un cliente nuevo en la caja toma entre 60 y 90 segundos: RFC, nombre exacto, código postal, régimen, uso, correo. Con 40 facturas al día a 90 segundos son 3,600 segundos: una hora de fila todos los días, hecha por la persona con más prisa y menos entrenamiento fiscal de la empresa. Y el error de dedo lo pagas tú: nombre mal escrito, comprobante rechazado por el cliente, cancelación y refacturación. La autofacturación mueve esa captura al único que se sabe sus datos de memoria: el cliente. El ticket sale con un folio y un QR o liga; el cliente entra, teclea sus datos y el comprobante se emite a partir de esa venta ya cobrada. Tu caja no toca nada.
Qué se necesita para tenerla
El ticket debe imprimir un identificador que el cliente pueda teclear, y de preferencia un QR o una liga corta. Sin folio impreso no hay autofacturación posible.
Tu sitio web publicado con el formulario, o el portal de autofacturación que ofrece tu PAC. Tiene que vivir en internet, no en tu red interna: si usas el de Odoo, la aplicación de Sitio web debe estar instalada y el sitio publicado.
El formulario debe pedir RFC, nombre, código postal, régimen y uso del CFDI, y no dejar avanzar si la combinación régimen–uso no cuadra. Ahí se evita la mayoría de los rechazos.
La fecha límite impresa en el ticket y en la página, alineada con la periodicidad de tu factura global. Si no está escrita, todo mundo va a suponer que es para siempre.
Cada folio se factura una sola vez y después queda bloqueado. Sin ese candado, el mismo ticket se factura dos veces y duplicas ingreso.
Un ticket devuelto no se factura, y uno ya facturado que se devuelve se corrige con nota de crédito. Defínelo antes de encender, no después.
Las versiones recientes de la localización mexicana del punto de venta incluyen una opción de autofacturación: imprime un código en el ticket y el cliente captura sus datos en una página de tu propio sitio web. Búscala en Punto de Venta > Configuración > Ajustes, en la sección de la localización mexicana, y revisa también la configuración de cada caja. El plazo que ofrece esa página lo fija la configuración y está amarrado a la global del periodo: verifica el valor real en tu instancia antes de imprimirlo en el ticket, porque una vez impreso es una promesa. Si la opción no aparece en tu instalación, no la improvises con un formulario casero que mande correos a una bandeja: eso no es autofacturación, es trabajo manual con otro nombre. Se resuelve de dos formas honestas: un módulo de autofacturación instalado por tu implementador, o el portal de autofacturación de tu PAC, que casi todos ofrecen y se alimenta con un archivo de tickets. Empieza preguntándole a tu PAC: si ya viene incluido en tu contrato, es el camino más corto y más barato.
La política que se define ANTES de encender el portal
Cerrar la sesión de caja y alimentar la factura global
La factura global no se arma a mano: se arma con los pedidos del periodo que no están facturados. Odoo excluye solos los que ya tienen factura ligada. Por eso el cierre de sesión no es un trámite del cajero: es el momento en que se decide qué entra al comprobante que verá el SAT.
Punto de Venta > Pedidos > PedidosPunto de Venta > Pedidos > SesionesPunto de Venta > Pedidos > SesionesContabilidad > Clientes > FacturasLa regla publicada pide emitir el CFDI global a más tardar dentro de las 72 horas siguientes al cierre de las operaciones del periodo, y el periodo agrupado no puede cruzar de mes: aunque emitas semanal, la semana que se parte entre el 30 y el 2 se corta el último día del mes. Dejar «las globales de la quincena pasada» para el día 20 es cómodo hasta que un cliente pide una factura vieja, o hasta que el mes ya se declaró y mover la global obliga a una declaración complementaria.
Cartel de política de facturación (modelo para pegar en la caja)
- FACTURACIÓN. Si necesita factura, avísenos antes de pagar. Es más rápido para usted y para quienes esperan.
- Tenga a la mano su RFC, nombre fiscal, código postal y régimen fiscal tal como aparecen en su Constancia de Situación Fiscal. Con el RFC solo no alcanza: el sistema del SAT rechaza el comprobante si el nombre o el régimen no coinciden.
- ¿Ya pagó y la necesita? Puede facturar usted mismo en [liga o QR impreso en su ticket] hasta el [día límite].
- Después de esa fecha ya no es posible emitirla: su compra queda incluida en el comprobante global del periodo y el SAT no permite emitir facturas con fecha anterior.
- Las notas de venta, remisiones y vouchers de terminal no son comprobantes fiscales y no sirven para deducir.
- Devoluciones: si ya le facturamos, la corrección se hace con nota de crédito. Traiga su ticket y el folio fiscal de su factura.
- No cobramos ningún cargo por emitir su factura, ni condicionamos la compra. Si alguien le dice lo contrario, repórtelo.
- Dudas o casos especiales: [nombre del responsable] · [teléfono o correo].
Errores que se pagan caro
- Capturar la factura de un ticket a mano en Contabilidad. El pedido de caja sigue marcado como no facturado, entra igual a la global y el ingreso queda duplicado. Se factura desde el pedido de punto de venta, nunca creando una factura nueva por fuera.
- Reintentar el timbrado sin verificar antes si el PAC ya lo había timbrado: dos CFDI vigentes por la misma venta.
- Cerrar la sesión con pedidos en borrador o pagos sin validar: la global sale incompleta y el efectivo ya no cuadra con nada.
- Dar por hecho que el ticket con la leyenda «factura solicitada» ya es factura. Si el PAC rechazó, no hay CFDI y nadie se enteró.
- Guardar el RFC del cliente pero no su régimen ni su código postal: la venta se cobra, el timbrado truena y el cliente ya se fue.
- Seguir eligiendo el uso «P01 Por definir» por costumbre del CFDI 3.3: esa clave ya no existe en el catálogo 4.0.
- Dejar métodos de pago de la caja sin su forma de pago SAT, y que todo salga como efectivo aunque se haya cobrado con tarjeta.
- Cancelar una venta de caja ya facturada porque hubo devolución, en vez de emitir la nota de crédito.
- Prometer «se la mando mañana» sin anotar quién, qué ticket y con qué plazo. Al día siguiente nadie sabe de qué venta hablaba el cliente.
- Abrir la autofacturación sin fecha límite: cuando llega la petición, la global de hace dos meses ya es intocable.
- Usar el RFC genérico para un cliente que sí te dio su RFC, «para no batallar». Eso es un comprobante mal emitido, no un atajo.
Preguntas del mostrador
¿Puedo negarme a facturar?
No. Cuando el cliente lo solicita y entrega sus datos fiscales, la obligación de expedir el comprobante es tuya. Lo que sí puedes es tener reglas de operación razonables y publicadas (plazo, canal, horario). Lo que no puedes es condicionarla a que compre más, cobrar un extra por emitirla, exigir requisitos que la ley no pide ni obligarlo a registrarse en un sistema para recibirla.
El cliente perdió el ticket. ¿Se puede facturar?
Con cuidado. Sin folio no hay forma segura de saber cuál venta es, y facturar la equivocada crea dos problemas en vez de uno. Busca el pedido por fecha, monto exacto y método de pago; si lo identificas sin dudas, factúralo desde el pedido de punto de venta y anota quién autorizó. Si hay más de un candidato, no adivines.
¿La autofacturación necesita que el cliente tenga contraseña del SAT o e.firma?
No. El cliente solo captura sus datos fiscales; quien firma el comprobante eres tú, con tu sello digital. Nunca le pidas su contraseña del SAT ni su e.firma para facturarle: no se necesitan para nada de esto, y pedirlas te pone en un problema que no es fiscal sino de confianza.
Me pagaron con tarjeta pero el cliente pide que la factura diga efectivo. ¿Lo hago?
No. La forma de pago del CFDI describe cómo te pagaron de verdad, y es un dato que el SAT cruza. Cambiarlo a petición del cliente es falsear el comprobante. Ver el capítulo de forma de pago.
¿La factura del punto de venta es PUE o PPD?
PUE, siempre. En la caja el cobro ocurre en el mismo acto de la venta, así que el comprobante nace pagado en una sola exhibición y no genera complemento de pago. Si alguna vez necesitas vender a crédito, eso ya no es una venta de mostrador: se hace desde Ventas o Contabilidad con PPD y su REP.
El timbrado falló a media fila. ¿Qué hago con el cliente enfrente?
Cobra y entrega su ticket: la venta es válida. Explícale que el comprobante se le envía durante el día, toma sus datos de contacto y corrige el timbrado desde el pedido en cuanto baje la fila; recuerda que tienes 24 horas para remitirlo a certificación. Si la falla es del PAC y no de tus datos, revisa el capítulo de contingencia.
¿Los tickets que sí facturé se van a ir otra vez en la global?
No, siempre que la factura haya nacido desde el pedido de punto de venta: Odoo excluye automáticamente los pedidos ya facturados. El riesgo aparece solo cuando alguien captura la factura por fuera, en Contabilidad.
¿Puedo emitir una sola global del mes completo si vendo todos los días?
Sí, la periodicidad mensual es válida y el periodo puede abarcar el mes de calendario. Lo que no puedes es cruzar meses ni tardarte: la global se emite dentro de las 72 horas siguientes al cierre del periodo. Elige una periodicidad y no la cambies a media contabilidad.
🗺️ El universo CFDI completo y cómo cuadrar con el SAT
Casi todo el que empieza cree que «CFDI» quiere decir «factura de venta». No: CFDI es la familia completa de comprobantes, y la factura de venta es solo uno de sus cinco miembros. Este capítulo pone el mapa entero sobre la mesa, marca con honestidad las dos fronteras donde Odoo estándar te deja a medias —nómina y carta porte— y cierra el círculo con lo que casi nadie hace y todos deberían: cotejar, mes con mes, que lo que dice tu sistema sea exactamente lo que dice el SAT.
Si alguien te dice que va a comprar un vehículo, todavía no sabes si es una motocicleta, una ambulancia o un camión de mudanza. Con CFDI pasa igual: es la categoría, y adentro caben cinco cosas distintas, que se emiten por razones distintas, desde aplicaciones distintas, y con consecuencias distintas si faltan. Confundirlas es lo que produce frases como «ya te mandé tu CFDI» cuando en realidad mandaron un comprobante de pago, o «no tengo que facturar la nómina porque no vendí nada».
Los cinco tipos se identifican con una letra dentro del XML: I de ingreso, E de egreso, T de traslado, N de nómina y P de pago. Todos comparten el mismo esqueleto —emisor, receptor, sello, folio fiscal, cadena original del complemento de timbre— y todos viven en el mismo buzón del SAT. Lo que cambia es qué documentan, quién los emite y desde dónde salen. Un sexto elemento no es un tipo sino un añadido: los complementos (pagos, carta porte, comercio exterior, INE, nómina), que se enganchan a un comprobante y lo vuelven obligatorio en ciertos casos.
Los cinco tipos de comprobante
| Tipo | Qué documenta | Quién lo emite | ¿Se hace en tu módulo de Facturación? |
|---|---|---|---|
| I · Ingreso | Que entró dinero o nació el derecho a cobrarlo: una venta, un servicio, un honorario, un anticipo | Quien vende o presta el servicio | Sí. Es prácticamente todo este manual |
| E · Egreso | Que se resta o corrige algo de un ingreso ya emitido: devolución, descuento, bonificación, aplicación de anticipo | El mismo que emitió el ingreso | Sí: es la nota de crédito |
| T · Traslado | Mercancía que se mueve sin que haya venta: entre tus bodegas, a consignación, a reparación, a una feria | El dueño de la mercancía (o el transportista, con su propio comprobante de ingreso) | No de forma completa: casi siempre exige el complemento Carta Porte |
| N · Nómina | Cada pago a un trabajador: sueldo, aguinaldo, PTU, finiquito, y también asimilados a salarios | El patrón | No: Odoo estándar no calcula ni timbra nómina mexicana |
| P · Pago | Que ya cobraste una factura emitida a crédito (PPD). Lleva el complemento de recepción de pagos | Quien emitió la factura original | Sí: nace del registro del pago y se timbra |
«CFDI» no es sinónimo de «factura de venta». Cuando tu contador te pide «todos tus CFDI del mes» está pidiendo los cinco tipos: tus ventas, tus notas de crédito, tus complementos de pago, tus traslados si los hubo y tu nómina. Si le entregas solo las facturas de venta, va a cerrar el mes con información incompleta y tú te vas a enterar tres meses después. Repaso del esqueleto común en Cómo viaja un CFDI.
Frontera 1: nómina (no lo cubre este manual, pero te toca)
Si tienes aunque sea un trabajador, tu empresa está obligada a emitir un CFDI de nómina por cada pago que le haga: la quincena, el aguinaldo, la PTU, el finiquito, y también los pagos a asimilados a salarios. Ese comprobante no sale del módulo de Facturación: sale de un sistema de nómina que calcule percepciones, deducciones, ISR retenido, subsidio y cuotas, y que después timbre con los catálogos propios de nómina. Es otro flujo, otras reglas y con frecuencia otro paquete de folios con tu PAC, que se contrata y se paga aparte de los folios de facturación.
No es un tecnicismo: el sueldo que pagas no es deducible si no está amparado con su CFDI de nómina timbrado, y ese mismo timbre es el que alimenta la información precargada de la declaración anual de tu trabajador y sus trámites de crédito. Sin timbre, ante el SAT tu trabajador aparece como si no le hubieras pagado. Y aquí va la frontera técnica sin adornos: Odoo estándar no trae la localización mexicana de nómina; la aplicación de Nómina existe, pero el cálculo conforme a la ley mexicana y el timbrado del CFDI de nómina no vienen incluidos. En la práctica se resuelve con un sistema de nómina externo (que casi siempre timbra él mismo) o con un módulo de terceros. Pregúntale, en este orden, a quien te lleva la nómina, a tu implementador y a tu PAC. Lo que no debes hacer es suponer que porque ya facturas ventas, la nómina «ya quedó».
Frontera 2: traslado y Carta Porte (aquí Odoo estándar no te salva)
El CFDI de traslado ampara mercancía en movimiento cuando no hay venta: llevas producto de tu bodega a tu sucursal, mandas equipo a reparación, mueves inventario a consignación. Y cuando ese movimiento usa vías de jurisdicción federal —carreteras federales, ferrocarril, mar o aire— el comprobante debe llevar el complemento Carta Porte. Hay dos caminos, según quién transporta: si mueves tu propia mercancía con tus vehículos, emites tú un CFDI de traslado con el complemento; si contratas transportista, él emite un CFDI de ingreso por su flete, con el complemento. En ambos casos, el documento viaja con la mercancía.
Lo que el complemento pide, a grandes rasgos
- Origen y destino con códigos postales, fechas y horas de salida y llegada estimadas.
- Distancia recorrida y la ruta por la que va la mercancía.
- La mercancía descrita con clave de catálogo, cantidad, unidad y peso en kilogramos.
- Si la mercancía es material peligroso, su clave y el tipo de embalaje.
- Los datos del vehículo: placas, año, configuración vehicular, permiso de transporte y póliza de seguro de responsabilidad civil.
- El operador identificado con su RFC y su número de licencia.
- Si van remolques, cada uno con sus placas y su subtipo.
No todo movimiento necesita el complemento. La regla vigente permite amparar el traslado solo con el CFDI (de traslado o de ingreso), sin complemento, cuando el transporte es local y el trayecto por tramos de jurisdicción federal no rebasa los 30 kilómetros, medidos entre origen y destino. Es la salida legítima del reparto urbano y del que cruza un pedacito de federal para llegar a la sucursal de enfrente. Dos advertencias: la distancia se justifica y se documenta —no se declara de dicho—, y en cuanto haya un solo viaje que rebase el umbral, ese viaje sí lleva complemento. No conviertas la excepción en política general sin que tu contador la revise con tus rutas reales en la mano.
Odoo estándar no resuelve la Carta Porte. El complemento exige catálogos, permisos y datos operativos —vehículos, operadores, distancias, seguros, figuras de transporte— que sencillamente no viven en un ERP recién instalado; y además la versión del complemento ha cambiado varias veces, con periodos de convivencia entre una y otra: la 3.1 ha sido la más reciente, pero cuál está vigente hoy y hasta cuándo lo sabe tu PAC, no un manual. Se atiende con un módulo específico de Carta Porte instalado y configurado por tu implementador, o emitiéndola desde el portal de tu PAC. Y la consecuencia de no tenerla es física, no contable: en un retén, la mercancía sin Carta Porte válida se detiene, hay multa por cada comprobante omitido o con errores y la carga puede tratarse como de procedencia no acreditada, con embargo. Si tu operación mueve producto por carretera federal, esto se agenda como proyecto antes del primer viaje: no es una casilla que se palomea la mañana de la salida.
Cuadrar contra el SAT: el cierre que casi nadie hace
El cotejo, mes con mes
La pregunta que tu empresa debe poder contestar en cualquier momento es una sola: ¿lo que dice mi sistema es exactamente lo que dice el SAT? El SAT ya tiene copia de todo lo que timbraste y de todo lo que te timbraron. Cotejar es cruzar las dos listas. Toma media hora al mes y evita sustos de años.
Contabilidad > Clientes > FacturasContabilidad > Proveedores > FacturasTu sistema, mes cerrado: 312 comprobantes vigentes por $2,845,300.00, más 9 comprobantes de pago con total $0.00 y 4 notas de crédito ya restadas. El listado del SAT del mismo periodo: 313 vigentes por $2,849,420.00. La diferencia es limpia: 1 comprobante y $4,120.00 ($2,845,300.00 + $4,120.00 = $2,849,420.00). Al buscar ese folio aparece la explicación: es una factura que se emitió desde el portal del PAC el día que se cayó el sistema y que nadie registró después. No se «ajusta» nada: se captura esa factura, se explica junto al folio y el mes vuelve a cuadrar en los tres números. Si en vez de eso hubieras sumado los 9 REP, tu venta del mes habría salido inflada sin que sobrara un solo peso de dinero real.
Diferencias normales y señales de alarma
| Lo que ves al cotejar | Lectura | Qué hacer |
|---|---|---|
| Comprobantes tipo P con total $0.00 | 🟢 Normal | Son tus complementos de pago. Se cuentan aparte y no suman ingreso |
| Comprobantes al RFC genérico con importes grandes | 🟢 Normal si son tus globales | Verifica que sean exactamente las globales del periodo y que no haya una duplicada |
| Un comprobante emitido cerca de la medianoche que aparece con fecha del día siguiente | 🟡 Normal | Es tema de horario y de huso. Por eso se cuadra por folio fiscal y no por fecha |
| Una nota de crédito sin factura relacionada | 🟡 Revisar | Puede ser válida (bonificación global), pero casi siempre es un error de captura: revisa el CFDI relacionado |
| Una factura publicada en tu sistema sin folio fiscal | 🔴 Alarma | Es un ingreso contabilizado que fiscalmente no existe. Se timbra o se corrige hoy mismo |
| Cancelada en tu sistema, pero el SAT la marca Vigente | 🔴 Alarma | La cancelación no se completó: puede estar esperando la aceptación del receptor o haber fallado. Para el SAT ese ingreso sigue vivo. Verifica el acuse |
| Cancelada en el SAT, pero en tu sistema sigue publicada o pagada | 🔴 Alarma | Alguien canceló fuera de tu sistema. Averigua quién, cuándo y con qué motivo antes de tocar la contabilidad |
| Un folio fiscal emitido con tu RFC que nadie reconoce | 🔴 Alarma máxima | Tu sello digital pudo usarse fuera de tu control. Avisa de inmediato a tu contador y evalúa revocar el certificado |
Quien tenga los archivos del CSD y su contraseña puede emitir comprobantes a nombre de tu empresa desde cualquier computadora del mundo. Haz una lista de quién los tiene —empleados, contador externo, PAC, implementador— y revísala cada vez que alguien deja la empresa. Y por el otro lado: la autoridad puede restringir temporalmente el uso de tu certificado cuando detecta inconsistencias, declaraciones no presentadas o domicilio no localizado. El día que eso pasa, dejas de poder facturar —no puedes cobrar, no puedes entregar, no puedes deducir— hasta que aclares tu situación. No es un castigo lejano: es la consecuencia más común de dejar el cotejo mensual para después.
El calendario fiscal del comprobante
Qué guardar, y por cuánto tiempo
El resguardo que de verdad sirve
El paquete de cierre, ahora completo
Preguntas que cierran el círculo
¿Un CFDI de traslado sustituye a la factura de venta?
No. El traslado ampara mercancía en movimiento, no ingreso. Si además vendiste, la venta necesita su propio comprobante de ingreso. Son dos documentos con dos propósitos distintos.
Emití una nota de crédito. ¿Ese es el CFDI de egreso del que hablan?
Sí. La nota de crédito es un CFDI de tipo E. Es el mismo animal con dos nombres: en tu sistema se llama nota de crédito y en el XML aparece como egreso. Debe ir relacionada al folio fiscal del comprobante que corrige.
¿Los complementos de pago suman a mis ingresos del mes?
No. El ingreso se declaró cuando emitiste la factura; el comprobante de pago solo avisa al SAT que ya cobraste. Si los sumas al total del mes, duplicas tu venta.
Mi contador me pide «las balanzas en XML». ¿Qué es eso?
Contabilidad electrónica: el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación exportados en el formato XML que pide el SAT. Con la localización mexicana instalada, esa exportación existe en los informes de Contabilidad. Si tu empresa está obligada a enviarla o solo a tenerla disponible depende de tu régimen y de tus ingresos: lo determina tu contador.
Encontré en el SAT un comprobante mío que no está en Odoo, y sí lo reconozco: lo emitieron desde el portal del PAC.
Pasa más de lo que crees, sobre todo en emergencias. No lo ignores: hay que registrarlo en tu contabilidad para que tus ingresos cuadren, y hay que decidir quién puede seguir emitiendo por fuera. Un solo camino de emisión siempre es más sano que dos.
¿Cada cuándo debo cotejar contra el SAT?
Una vez al mes, antes del día 17. Cuadrar diciembre en abril es arqueología cara: los plazos de cancelación ya vencieron, corregir implica declaración complementaria con actualización y recargos, y la gente que hizo las cosas ya no se acuerda.
¿Puedo usar el PDF como respaldo si perdí el XML?
No. El PDF no tiene sello ni cadena original: es una impresión. Vuelve a descargar el XML del portal del SAT o pídeselo a tu proveedor. Y arregla el proceso que permitió perderlo.
Un proveedor canceló una factura que yo ya había deducido. ¿Qué hago?
Aparece justo en el cotejo de recibidos: en tu sistema está vigente y en el SAT está cancelada. Habla con el proveedor para saber por qué y si va a emitir la sustitución; mientras tanto esa deducción no se sostiene. Si el mes ya se declaró, tu contador evaluará la complementaria. Por eso el cotejo de recibidos no es opcional.
🚑 Cuando algo sale mal
Todo lo que sigue ya le pasó a alguien. No hay nada aquí que no tenga arreglo, pero casi todos los arreglos tienen una ventana de tiempo — y la mayoría de los desastres empezaron con alguien intentando componerlo rápido. Lee el síntoma, respira, y sigue el orden.
En urgencias no atienden al que grita más fuerte: atienden por triage. Primero lo que se muere, después lo que duele. Tu facturación funciona igual. Antes de tocar nada, contesta dos preguntas: ¿ya se timbró? y ¿el cliente ya lo tiene? Un documento que no se timbró se arregla en treinta segundos. Uno que ya vive en el SAT y ya entró en la contabilidad de tu cliente se arregla con procedimiento, con acuse y con aviso. La prisa es la que convierte un error de captura en tres meses de aclaraciones.
💡 Vocabulario de emergencia
Cada problema viene con cuatro renglones: el síntoma tal como lo vas a ver en pantalla, la causa probable, cómo se arregla en orden, y — el más importante de los cuatro — qué NO hacer. Ese último renglón está escrito con casos reales: son los atajos que convirtieron un problema de una hora en uno de un mes.
🧯 Protocolo de primeros auxilios (aplica a todo lo que sigue)
Antes de abrir la ficha de tu problema, haz estos cinco pasos. Resuelven la mitad de los casos y evitan que la otra mitad empeore.
🖨️ Grupo 1 · El timbrado no salió
🔤 Traduce el mensaje del PAC al español
| Lo que dice el mensaje | Qué significa de verdad | Qué se aprieta |
|---|---|---|
| Que el RFC del receptor no se encuentra en la lista del SAT | El RFC está mal escrito, o no está vigente ante el SAT | Pide la constancia de situación fiscal del cliente y captura el RFC tal cual aparece ahí |
| Que el nombre o razón social no coincide con el RFC | CFDI 4.0 valida el nombre contra el registro del SAT, y suele exigirlo sin el tipo de sociedad | Copia el nombre exactamente como viene en la constancia, sin abreviar, sin puntos de más |
| Que el código postal del receptor no corresponde | El domicilio fiscal registrado ante el SAT es otro | Usa el CP de la constancia, nunca el de la sucursal ni el de entrega |
| Que el régimen fiscal del receptor no es válido para ese uso del CFDI | La combinación de régimen y uso no está permitida en el catálogo del SAT | Corrige el régimen en la ficha del cliente, o cambia el uso del CFDI por uno compatible |
| Que la clave de producto o de unidad no existe | Un producto de la factura no tiene su clave del catálogo del SAT, o la tiene inválida | Completa la clave de producto y la de unidad de medida en la ficha del producto |
| Que el total no corresponde a la suma de los conceptos | Un redondeo, un descuento o un impuesto dejó una diferencia de centavos | Revisa descuentos e impuestos línea por línea, corrige y vuelve a enviar |
| Que el sello o el certificado no es válido | CSD vencido, mal cargado, con contraseña incorrecta, o restringido por el SAT | Recarga el certificado y su llave en la configuración de facturación electrónica; si sigue, es trámite ante el SAT |
| Que la fecha de emisión está fuera del rango permitido | El comprobante trae una fecha demasiado vieja o adelantada respecto al momento del timbrado | Corrige la fecha del documento y revisa también la fecha y hora del equipo desde el que facturas |
| Que la forma de pago o el método de pago no son válidos para ese comprobante | La combinación de PUE o PPD con la forma de pago no es coherente: en una PPD la forma de pago va como por definir, y en una PUE debe ir la forma real | Ajusta el método y la forma de pago según lo que realmente pactaste con el cliente, empezando por los términos de pago de la factura |
🧾 Grupo 2 · Timbré algo que no debía
🗂️ Los motivos de cancelación y cuándo se usa cada uno
| Motivo | Cuándo aplica | Qué exige |
|---|---|---|
| Comprobante emitido con errores con relación | Hay un error y ya emitiste (o vas a emitir) el comprobante correcto que lo reemplaza | Capturar el folio fiscal del comprobante sustituto, que debe existir antes de cancelar |
| Comprobante emitido con errores sin relación | Hay un error y no habrá comprobante que lo sustituya | Solo la cancelación; el ingreso desaparece y hay que poder explicar por qué |
| No se llevó a cabo la operación | La venta o el servicio nunca ocurrió | Que efectivamente no exista operación: no es el cajón para arreglar errores de captura |
| Operación nominativa relacionada en una factura global | Una venta que quedó dentro de la factura global y ahora se factura a nombre del cliente | Ajustar también la factura global del periodo; es el caso más delicado y se hace con el contador |
🔁 Grupo 3 · Cancelaciones que no cierran
📮 Grupo 4 · Entrega, plazos y cuadre
Uno: intentar borrar una factura timbrada para que desaparezca — el sistema no deja eliminar asientos publicados, y aunque lo lograras el folio sigue vivo en el SAT y tu contabilidad ya no coincidiría con nada. Dos: volver a timbrar el mismo documento «a ver si ahora sí» sin haber verificado antes en el portal del SAT si ya existe. Tres: editar el RFC o el nombre sobre un comprobante ya timbrado — esos datos no se corrigen, se sustituyen. Cuatro: marcar como pagada una factura para que deje de aparecer en la lista. Las cuatro nacen del mismo impulso, que es querer que el problema se vea menos. Las cuatro logran que se vea menos hoy y cueste el triple después.
🧰 Recetas de rescate
- Toma el folio fiscal (UUID) de la factura.
- Consúltalo en el servicio de verificación de comprobantes del portal del SAT, con el RFC del emisor, el del receptor y el total.
- Anota el estado que devuelve: vigente o cancelado. Ese es el único dato que manda.
- Desde la factura en tu sistema, usa la acción de actualizar el estado ante el SAT para que quede igual que la realidad.
- Guarda la evidencia con el expediente del mes.
- Pregunta primero qué está mal: si es RFC, nombre, régimen, importe o el contenido de la operación, el comprobante no se edita.
- Emite el comprobante correcto y anota su folio fiscal.
- Cancela el equivocado con el motivo que corresponda, capturando el nuevo como sustituto cuando aplique.
- Verifica que la cancelación haya surtido efecto consultando el estado ante el SAT, y guarda el acuse.
- Avisa al cliente por escrito, adjuntando el XML nuevo y el acuse del cancelado.
- Sigue capturando y publicando: el timbrado se puede enviar después, las facturas esperan.
- Entrega con su comprobante interno y avisa que la factura llega por correo el mismo día.
- Anota en una lista visible todas las que quedaron pendientes de timbre.
- Cuando el servicio vuelva, envía al timbrado desde cada factura y verifica que todas obtengan folio.
- Antes de cerrar el día, confirma que esa lista quedó en cero.
- Carga el nuevo certificado y su llave privada en la configuración de facturación electrónica mexicana.
- Confirma que la instalación no esté en modo de pruebas antes de emitir nada real.
- Timbra una factura real y pequeña como prueba y verifica su folio en el portal del SAT.
- Revisa que el PDF muestre el sello y el código QR.
- Anota la fecha de vencimiento del nuevo certificado en el calendario, con aviso un mes antes.
- No las elimines ni las modifiques: primero verifica en el portal del SAT si alguna sí se timbró.
- Sepáralas en dos listas: las que hay que timbrar y las que ya no proceden.
- Timbra hoy las que proceden y anota que el ingreso corresponde a otro periodo.
- Manda la lista completa a tu contador antes de que cierre o declare el mes.
- Investiga por qué se quedaron sin timbrar: casi siempre es que alguien deja el timbrado para el final del día.
🆘 Antes de pedir ayuda, ten esto a la mano
❓ Las preguntas del susto
¿Puedo borrar una factura timbrada?
No. En cuanto existe el folio fiscal, el comprobante vive en el SAT, y el sistema tampoco permite eliminar un asiento publicado. Quitarla de tu vista solo lograría que tu contabilidad deje de coincidir con lo que el SAT ya tiene registrado a tu nombre. El camino siempre es cancelar con su motivo y, cuando aplique, sustituir.
¿Cancelar y volver a facturar cuenta como dos ventas?
No, si la cancelación surte efecto y se hace la relación de sustitución. Sí, si la cancelación se queda a medias: entonces tienes dos comprobantes vigentes por una sola operación, y los dos suman a tus ingresos y a tu IVA.
¿Hasta cuándo puedo cancelar una factura?
El plazo está acotado por la ley y por la regla vigente — a grandes rasgos, dentro del mismo ejercicio en que se emitió y a más tardar en el mes en que se presenta la declaración anual correspondiente. Como el detalle cambia y depende de tu situación, confírmalo con tu contador antes de prometerle algo a un cliente.
El PDF salió mal pero el XML está bien, ¿tengo que cancelar?
No. El XML es la factura; el PDF es solo su representación impresa. Si el error está únicamente en la presentación, se ajusta la plantilla y se reenvía. Si el dato equivocado también está en el XML, ahí sí toca corregir el comprobante.
¿Puedo timbrar hoy una factura con fecha del mes pasado?
El timbre lleva la fecha en que el PAC lo genera y existen límites de tolerancia respecto a la fecha del documento, así que forzarlo no funciona. Y si funcionara, te dejaría un comprobante dentro de un periodo que ya declaraste. Timbra hoy y deja que tu contador decida cómo se refleja.
Mi PAC dice que la culpa es del sistema y el sistema dice que es del PAC. ¿Quién tiene razón?
Casi siempre es un dato del comprobante, no del software. Pide el mensaje crudo que devolvió el SAT — tu PAC lo tiene guardado — y busca en él qué campo se menciona. En cuanto sepas de qué campo se trata, deja de importar de quién era la culpa.
¿Cada cuándo debo revisar el estado de mis comprobantes contra el SAT?
El conteo del mes, en cada cierre. Las cancelaciones, una por una y siempre. Y ante cualquier duda concreta, la consulta individual del folio: es gratuita, toma un minuto y es la única fuente que no admite discusión.
Al contador cuando la pregunta empieza con «¿qué efecto tiene esto?»: motivos de cancelación, plazos, notas de crédito, declaraciones complementarias, cómo se refleja un ingreso de otro mes. A soporte o a quien te acompaña en la implementación cuando la pregunta empieza con «¿por qué el sistema no hace lo que debería?»: un timbrado que no responde, un certificado que no carga, un reporte que no cuadra, un dato que no se puede capturar. El equipo de implementación acompaña la parte del sistema; la decisión fiscal es siempre del contador. Esa frontera no es burocracia: es lo que te protege a ti.
⚡ Recetario: “necesito hacer X, ¿qué aprieto?”
53 recetas directas al grano. Búscalas con Ctrl + K.
- Ventas → Pedidos → Pedidos → abre el pedido confirmado.
- Verifica en la pestaña Otra información que estén el Uso del CFDI y las Condiciones de pago correctas (de ahí sale PUE o PPD).
- Botón Crear factura → elige Factura normal (o porcentaje si es parcial) → Crear borrador.
- Revisa el borrador: cliente, RFC, líneas, impuestos, método y forma de pago.
- Confirmar.
- Enviar e imprimir → Enviar y timbrar, y confirma que aparezca el folio fiscal (UUID).
- Contabilidad → Clientes → Facturas → Nuevo.
- Captura el cliente (si es nuevo, primero dalo de alta con su Constancia de Situación Fiscal).
- Agrega las líneas de producto y verifica que cada una traiga su impuesto.
- En Otra información: Uso del CFDI, Método de pago (PUE si se cobra hoy) y Forma de pago real.
- Confirmar → Enviar e imprimir → Enviar y timbrar.
- Registrar pago si el cobro ya ocurrió.
- Ventas → Pedidos → Pedidos → abre el pedido → Crear factura.
- Selecciona Anticipo e indica porcentaje o importe fijo.
- Revisa que la línea de anticipo traiga la clave de producto SAT de anticipos y el impuesto correcto.
- Confirmar → Enviar e imprimir → Enviar y timbrar.
- Registrar pago con la forma de pago real con la que entró el anticipo.
- Ventas → Pedidos → Pedidos → mismo pedido → Crear factura → Factura normal.
- Confirma que en el borrador aparezca la línea negativa que descuenta el anticipo ya facturado.
- En Otra información revisa que quede registrada la relación con el UUID de la factura de anticipo (tipo de relación 07).
- Confirmar → Enviar e imprimir → Enviar y timbrar.
- Verifica que el total a cobrar sea el saldo y no el importe completo.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → filtra por Publicadas.
- Abre la factura y revisa la pestaña de documentos EDI o el aviso superior.
- Enviar e imprimir → marca el envío al SAT → Enviar y timbrar (o Procesar ahora si quedó en cola).
- Espera el retorno del PAC y confirma que aparezca el folio fiscal (UUID).
- Descarga el XML para el expediente del mes.
- Abre la factura y lee el mensaje del PAC en la pestaña de documentos EDI o en el chatter.
- Identifica si el error es de datos del receptor, de catálogo del producto, de centavos o de certificado.
- Si el error es del cliente: Contacto → corrige RFC, nombre, código postal y régimen según su constancia.
- Si el error es de la factura: Restablecer a borrador → corrige → Confirmar.
- Enviar e imprimir → Enviar y timbrar de nuevo.
- Si el mismo error se repite en todas las facturas, revisa certificado, timbres y credenciales del PAC antes de seguir intentando.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → abre la factura timbrada.
- En el panel de archivos adjuntos (clip) localiza el XML certificado.
- Descárgalo con clic derecho → Guardar como; ese es el documento fiscal.
- Para el PDF usa Imprimir → Factura, o descarga el PDF congelado del adjunto.
- Guarda ambos con el mismo nombre (folio + UUID) en la carpeta del mes.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → abre la factura timbrada.
- Enviar e imprimir → verifica que en los adjuntos vayan el PDF y el XML.
- Revisa que el correo del destinatario sea el de facturación, no el del vendedor.
- Escribe en el asunto el folio y el importe para que sea rastreable.
- Enviar, y confirma en el chatter que quedó registrado el envío.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → abre la factura.
- Registrar pago.
- Elige el diario correcto (banco, caja o terminal) y la fecha real del cobro, no la de captura.
- Verifica la forma de pago SAT (transferencia, tarjeta, efectivo) porque es la que viajará al complemento.
- Crear pago y confirma que la factura quede en Pagada.
- Concilia el movimiento contra el extracto bancario para cerrarlo de verdad.
- Abre la factura → Registrar pago.
- Cambia el importe al monto realmente recibido.
- Elige Mantener abierto para que el saldo siga en cartera.
- Confirma el diario, la fecha y la forma de pago reales.
- Crear pago: la factura queda Parcialmente pagada con su saldo insoluto visible.
- Contabilidad → Clientes → Pagos → abre el pago aplicado a una factura PPD.
- Verifica forma de pago, fecha, importe y que esté conciliado con la factura correcta.
- Confirma el pago si aún está en borrador.
- Enviar e imprimir → Enviar y timbrar para generar el complemento.
- Comprueba que el complemento tenga su propio UUID y que muestre parcialidad y saldo insoluto.
- Manda el XML del REP al cliente junto con el de la factura.
- Contabilidad → Clientes → Pagos → abre el pago y anota el UUID del complemento erróneo.
- Solicita la cancelación del complemento con el motivo que corresponda.
- Confirma que el SAT devolvió el acuse de cancelación.
- Restablece el pago a borrador, corrige fecha, importe o forma de pago y vuelve a confirmarlo.
- Vuelve a aplicarlo a la factura y timbra el complemento nuevo.
- Guarda ambos acuses: el de cancelación y el nuevo UUID.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → abre la factura timbrada.
- Botón Nota de crédito → elige revertir el total.
- Verifica que quede el CFDI relacionado con el UUID de la factura original y el tipo de relación 01.
- Revisa que los impuestos se reviertan en la misma proporción.
- Confirmar → Enviar e imprimir → Enviar y timbrar.
- Aplica la nota de crédito contra la factura para que el saldo de cartera llegue a cero.
- Abre la factura original → Nota de crédito → Crear borrador reversible.
- Deja solo las líneas y cantidades que realmente se devuelven o se descuentan.
- Confirma que la relación al UUID original siga capturada.
- Confirmar → Enviar e imprimir → Enviar y timbrar.
- Abre la factura original → Agregar en el aviso de créditos pendientes para aplicarla.
- Verifica que el saldo pendiente de la factura sea exactamente lo que sigues cobrando.
- Primero emite la factura nueva y correcta, y tímbrala.
- Copia su folio fiscal (UUID).
- Abre la factura equivocada → Solicitar cancelación del CFDI.
- Elige el motivo 01 y pega el UUID de la factura que la sustituye.
- Envía la solicitud; si la factura ya se entregó, el cliente debe aceptar desde su Buzón Tributario.
- Cuando cambie el estatus, descarga y archiva el acuse de cancelación.
- Comprueba primero que no tenga complementos de pago ni notas de crédito vivos.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → abre la factura → Solicitar cancelación del CFDI.
- Elige 02 si hubo error y no habrá reemplazo, o 03 si la operación nunca se realizó.
- Envía la solicitud y avisa al cliente para que la acepte y no esperar los tres días hábiles.
- Verifica el estatus en el visor del SAT y guarda el acuse.
- Si había cobros aplicados, desconcílialos y reclasifica el dinero antes de cerrar el mes.
- Cierra todas las sesiones del punto de venta o de la caja del periodo.
- Punto de venta → Pedidos → Sesiones → selecciona las sesiones cerradas del periodo.
- Acciones → Crear factura global.
- Verifica RFC genérico XAXX010101000, uso S01, régimen 616 y la periodicidad correcta.
- Revisa que no se cuelen tickets ya facturados de forma nominativa.
- Confirmar → Enviar e imprimir → Enviar y timbrar, y archiva el XML.
- Localiza el ticket y confirma con la fecha en qué factura global viajó.
- Si la global aún no se timbra: excluye el ticket y emite la factura nominativa normal.
- Si ya se timbró: consulta con el contador antes de mover nada, porque implica cancelar la global con motivo 04.
- En ese caso, reemite la global sin ese ticket y tímbrala.
- Emite la factura nominativa al cliente y tímbrala.
- Documenta el caso y refuerza la política de pedir datos fiscales en el momento de la venta.
- Pide el XML antes de pagar; el PDF solo no basta.
- Contabilidad → Proveedores → Facturas → Nuevo.
- Arrastra el XML sobre el documento o súbelo desde el clip de adjuntos para que se llenen los datos.
- Verifica que tu RFC sea el receptor, que el total coincida y que el IVA quede desglosado.
- Asigna la cuenta de gasto o el producto correcto en cada línea.
- Confirmar y registrar el pago cuando corresponda.
- Abre el XML y toma RFC emisor, RFC receptor, total y UUID.
- Entra al visor de comprobantes del SAT y captura esos cuatro datos.
- Confirma que el estatus sea Vigente y que el total coincida al centavo.
- Comprueba que el uso del CFDI y el método de pago concuerden con lo pactado.
- Solo entonces programa el pago; si es PPD, agenda el seguimiento del complemento.
- Reúne el UUID de la factura, la fecha del pago y el comprobante bancario.
- Verifica en el visor del SAT que la factura siga vigente.
- Escríbele al proveedor recordándole el plazo: día 5 del mes siguiente al cobro.
- Si no llega antes del cierre, avisa a tu contador porque afecta el IVA acreditable del periodo.
- Deja registrado el reclamo en el expediente del proveedor para el siguiente pago.
- Ajustes → Usuarios y empresas → Empresas → abre la empresa → carga el logo en alta resolución.
- Ajustes → Configuración general → Diseño del documento → Configurar documento.
- Elige plantilla, colores, tipografía y el pie de página con tus datos de contacto.
- Vista previa para revisar que el logo no se encime con los datos fiscales ni con el QR.
- Guarda y emite una factura de prueba para validar el resultado.
- Recuerda que las facturas ya timbradas conservan su PDF congelado y no cambiarán.
- Contabilidad → Reportes → Antigüedad de saldos de clientes.
- Filtra a la fecha de hoy y agrupa por cliente.
- Ordena por la columna de más de 90 días para atacar primero lo más viejo.
- Abre cada factura y revisa si el saldo es real o hay un pago sin aplicar.
- Exporta el reporte y úsalo como lista de cobranza de la semana.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → filtra por estado Publicada.
- Agrega el filtro o la columna del folio fiscal y ordena para ver las vacías.
- Abre cada una y lee el error del PAC en la pestaña de documentos EDI.
- Corrige la causa (datos del cliente, producto, certificado o timbres) y reintenta.
- Vuelve a correr el filtro hasta que ninguna factura publicada quede sin UUID.
- Haz de esta revisión una rutina diaria de cinco minutos.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → filtra método de pago PPD y estado Pagada o Parcialmente pagada.
- Para cada una, abre el pago vinculado desde el botón de pagos.
- Revisa si el pago tiene folio fiscal del complemento.
- Los que no lo tengan: confírmalos y tímbralos con Enviar e imprimir.
- Haz esta revisión antes del día 5 de cada mes, que es el plazo del SAT.
- Contabilidad → Reportes → Declaración de impuestos (o Reporte de impuestos).
- Selecciona el periodo mensual y la empresa correcta.
- Revisa IVA trasladado cobrado, IVA acreditable pagado y las retenciones.
- Haz clic en cada renglón para auditar las facturas que lo componen.
- Cruza el total contra tus complementos de pago del periodo, porque el IVA se declara sobre lo efectivamente cobrado.
- Exporta el reporte y entrégalo a tu contador junto con los XML.
- Contabilidad → Clientes → Facturas → filtra el periodo y exporta folio, UUID, RFC receptor y total.
- Descarga del portal del SAT tus comprobantes emitidos del mismo periodo.
- Cruza ambas listas por UUID en una hoja de cálculo.
- Investiga los que estén en el SAT y no en tu sistema (timbrados fuera del sistema).
- Investiga los que estén en tu sistema y no en el SAT (nunca timbraron o eran de pruebas).
- Revisa que ninguno figure como cancelado sin que tú lo hayas cancelado.
- Consulta la fecha de vencimiento del certificado vigente en la configuración de la empresa.
- Tramita el CSD nuevo en el portal del SAT con la e.firma (lo hace la empresa, no el sistema).
- Ajustes → Usuarios y empresas → Empresas → abre la empresa → sección de certificados.
- Carga el .cer, el .key y captura la contraseña de la llave privada.
- Emite una factura de prueba de importe pequeño y verifica que timbre.
- Conserva el certificado anterior en el expediente; no lo borres, ampara las facturas ya emitidas.
- Entra al panel del PAC con las credenciales de la empresa.
- Localiza el saldo de timbres disponibles y el consumo del mes.
- Compara contra tu promedio: facturas + notas de crédito + complementos de pago.
- Si el saldo cubre menos de dos semanas, solicita la recarga hoy.
- Deja un recordatorio mensual para revisarlo antes del cierre, que es cuando se dispara el consumo.
- Pídele la Constancia de Situación Fiscal actualizada, no un correo con los datos.
- Contactos → Nuevo → captura el nombre exactamente como aparece en la constancia.
- Captura RFC, código postal fiscal y régimen fiscal tal cual.
- En la pestaña Ventas y compras define el uso del CFDI y las condiciones de pago acordadas.
- Guarda y emite una factura de prueba pequeña si el cliente es de alto volumen.
- Archiva la constancia como adjunto en el contacto para futuras auditorías.
- Ventas → Productos → Productos → Nuevo.
- Captura nombre, precio y tipo de producto.
- En la pestaña General asigna la clave de producto o servicio del SAT.
- Verifica que la unidad de medida tenga su clave de unidad del SAT configurada.
- En la pestaña de contabilidad define impuestos de venta y de compra y el objeto de impuesto.
- Emite una factura de prueba con ese producto antes de venderlo en volumen.
- Contabilidad → Configuración → Ajustes → sección de facturación electrónica: desactiva el modo de pruebas y guarda.
- Carga las credenciales de producción del PAC y el certificado real.
- Lista todas las facturas emitidas desde que se activó el modo de pruebas.
- Verifica en el visor del SAT que efectivamente ninguna existe.
- Restablece esas facturas a borrador, revisa fechas y vuelve a confirmarlas y timbrarlas.
- Si quedaron fuera de la ventana de 72 horas, consulta con el contador la fecha correcta a usar.
- Contabilidad → Reportes → Balance general → abre la cuenta de cobros por identificar o pagos pendientes.
- Lista los movimientos abiertos con fecha, importe y referencia bancaria.
- Cruza cada depósito contra la cartera por importe y por fecha.
- Los identificados: aplícalos a su factura desde Contabilidad → Clientes → Pagos.
- Los que no se identifiquen: pide al banco el detalle del ordenante antes de cerrar el mes.
- Si eran facturas PPD, timbra el complemento de pago correspondiente.
- Contabilidad → Clientes → Pagos → Nuevo, por el importe total recibido.
- Selecciona el cliente, el diario bancario, la fecha real y la forma de pago SAT.
- Confirma el pago.
- Abre el pago → Conciliar y marca todas las facturas que cubre.
- Si sobra dinero, déjalo como saldo a favor del cliente, no lo repartas a la fuerza.
- Timbra el complemento de pago: uno solo puede amparar varias facturas PPD.
- Si aún está en borrador, ábrela directo; si ya la confirmaste, usa Restablecer a borrador.
- Pestaña Otra información → cambia las condiciones de pago o el método de pago según corresponda.
- Si queda PPD, verifica que la forma de pago cambie a 99 Por definir.
- Revisa que la fecha de vencimiento refleje el plazo real de crédito.
- Confirmar → Enviar e imprimir → Enviar y timbrar.
- Si ya estaba timbrada, este camino no aplica: hay que cancelar con sustitución.
- Ajustes → Usuarios y empresas → Empresas → Nuevo, con la razón social exacta.
- Captura RFC, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal (lugar de expedición).
- Carga su propio CSD: el certificado no se comparte entre empresas.
- Configura sus credenciales de PAC y sus diarios de venta con serie propia.
- Define los usuarios que pueden ver y facturar en esa empresa.
- Emite una factura de prueba de importe mínimo y verifícala en el visor del SAT.
- No intentes editarla: ya tiene UUID.
- Corrige primero la ficha del contacto con los datos de su Constancia de Situación Fiscal.
- Duplica la factura equivocada, verifica los datos ya corregidos y confírmala.
- Enviar e imprimir → Enviar y timbrar la factura nueva y copia su UUID.
- Abre la factura equivocada → Solicitar cancelación del CFDI → motivo 01 → pega el UUID sustituto.
- Manda al cliente el XML nuevo y el acuse de cancelación del anterior.
- Verifica que ninguna factura publicada se haya quedado sin UUID.
- Timbra todos los complementos de pago de las PPD cobradas en el mes, antes del día 5.
- Aplica las notas de crédito que estén emitidas pero sin conciliar.
- Limpia la cuenta de cobros por identificar y concilia los extractos bancarios.
- Cruza tus facturas contra el visor del SAT y revisa que ninguna aparezca cancelada por sorpresa.
- Saca el reporte de impuestos y entrega XML, acuses y estado de cuenta al contador.
- Contabilidad → Configuración → Ajustes → Fechas de bloqueo: cierra el periodo ya declarado.
- Confirma el pedido de venta en Ventas > Pedidos > Pedidos.
- Pulsa Crear factura y elige anticipo por importe fijo, capturando el monto SIN IVA que corresponda al depósito exacto.
- Revisa que el total del borrador coincida peso a peso con lo depositado y que el producto de anticipo traiga Clave SAT 84111506 y unidad ACT.
- Confirma, timbra y guarda el UUID del anticipo donde lo vayas a encontrar después.
- Registra el pago contra esa factura con la fecha y forma real del depósito.
- Al entregar, regresa al pedido y crea la factura normal con la casilla de deducir anticipos marcada: el total queda en el remanente.
- Captura en el campo de CFDI de origen la relación 07 seguida del UUID del anticipo, timbra y verifica en el XML que aparezca el nodo de CFDI relacionado.
- No borres el documento en Odoo: el CFDI ya está vivo en el SAT.
- Decide con tu contador entre cancelar el CFDI de anticipo con el motivo de operación no realizada o emitir una nota de crédito por el importe devuelto.
- Si va por nota de crédito, emítela desde la factura de anticipo con la misma clave 84111506 y unidad ACT, y tímbrala.
- Registra la salida real del dinero y concíliala contra la nota de crédito, para que no quede un saldo a favor fantasma.
- Si va por cancelación, revisa antes el plazo: fuera del plazo publicado ya no se puede y solo queda la nota de crédito.
- Revisa si el comprobante duplicado todavía está dentro del plazo de cancelación.
- Emite primero la factura correcta, el remanente con relación 07 al anticipo, y relaciónala con clave 04 como sustitución del comprobante equivocado.
- Cancela el comprobante equivocado con el motivo de emitido con errores, citando el folio del que lo sustituye.
- Si el plazo ya venció, emite una nota de crédito por el importe duplicado y aplícala a la factura del total.
- Cierra revisando el estado de cuenta del cliente: la operación completa debe sumar el valor de la venta, ni un peso más.
- Consulta el FIX publicado en el Diario Oficial del día hábil bancario anterior.
- En Contabilidad > Configuración > Monedas, abre USD y agrega la tasa con la fecha de hoy.
- Verifica que el renglón diga que un dólar vale esa cantidad de pesos y no al revés.
- Abre la factura, comprueba que el importe convertido a pesos sea coherente y timbra.
- Enciende la actualización automática de tipos de cambio con el proveedor del Banco de México para no repetir esto mañana.
- Registra el pago con la fecha real y en la moneda en que entró el dinero al banco.
- Concílialo contra la factura para que Odoo genere el asiento de diferencia cambiaria.
- Antes de timbrar, revisa que el tipo de cambio del pago sea el del día del cobro y no el de la factura.
- Haz la división de control: importe pagado entre equivalencia del documento relacionado debe dar el monto del pago.
- Timbra y confirma que el saldo insoluto de la factura haya quedado en cero, medido en la moneda de la factura.
- Lee el mensaje completo del PAC y anótalo antes de cerrar la pantalla.
- Si habla de tiempo de espera o de servicio no disponible, no reintentes todavía: espera dos minutos.
- Entra al portal de tu PAC y busca por serie y folio, o por RFC del receptor y fecha.
- Si el comprobante aparece ahí, ya está timbrado: descarga XML y PDF, entrégalos al cliente y pide que se asocie a la factura en Odoo el mismo día.
- Si no aparece, reintenta la MISMA factura, con el mismo folio y la misma fecha, desde el mismo botón.
- Nunca vuelvas a capturar la venta: ahí es donde nacen los duplicados.
- Confirma en el portal del PAC que efectivamente no se timbró.
- Regresa la factura a borrador.
- Cambia la Fecha de la factura a hoy y vuelve a confirmar.
- Lee la advertencia de numeración si aparece: el número quedó fuera de orden cronológico.
- Timbra de inmediato y verifica que el folio fiscal quedó registrado.
- Si el cambio movió la factura de mes, avísale por escrito a quien lleva la contabilidad: cambió el periodo del ingreso y del IVA.
- Decide cuál se queda: el que ya entregaste y el que trae los datos correctos.
- Avisa al cliente antes de cancelar, con los dos folios fiscales y cuál se conserva.
- Cancela el sobrante con el motivo 02, comprobante emitido con errores sin relación.
- Si pasa de mil pesos, espera la aceptación del receptor: tiene tres días hábiles y el silencio se toma por aceptación.
- Cancela también el documento sobrante dentro de Odoo, para no contar el ingreso dos veces en el mes.
- No lo dejes pendiente: solo se puede cancelar hasta el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio en que se expidió.
- Abre Contabilidad > Configuración > Ajustes y revisa la vigencia del certificado cargado.
- Si venció: tramita el nuevo CSD en el portal del SAT con tu e.firma vigente y consigue el .cer, el .key y su contraseña.
- Cárgalo en Odoo como certificado nuevo, sin borrar el anterior, y repite el paso por cada compañía que factura.
- Prueba con una factura chica y real el mismo día de la carga.
- Si NO venció y aun así no timbra, es restricción del SAT: presenta el caso de aclaración el mismo día, porque tienes cuarenta días hábiles antes de que el sello quede sin efectos de forma definitiva.
- Mientras tanto no facturas: cobra, entrega y lleva la lista de pendientes con hora.
- Pide nombre y versión exactos de la addenda, más un XML de ejemplo ya aceptado por ellos.
- Pregunta por escrito a tu PAC si esa addenda está en su catálogo: eso define costo y plazo.
- Revisa si en la ficha del contacto tienes el campo de plantilla de addenda y define quién escribe la plantilla.
- Lista los datos que exige y define quién los captura y en qué momento del pedido.
- Captura la orden de compra en la Referencia del cliente del pedido de venta, copiada y pegada, nunca de memoria.
- Prueba con una factura real y chica antes de la primera facturación fuerte del mes.
- Verifica en el XML que la addenda salió, entrega por el canal que ellos exigen y guarda el acuse en la factura.
- Verifica en tu política que el ticket sigue dentro del plazo y que la global del periodo todavía no sale.
- Localiza el pedido en Punto de Venta > Pedidos > Pedidos, por folio del ticket, fecha y monto exacto.
- Asigna o crea el cliente con RFC, nombre fiscal, código postal y régimen tal como aparecen en su constancia; si la pantalla de la caja no expone el régimen fiscal, complétalo desde Contactos.
- Elige el uso del CFDI que indique el cliente. No uses «Por definir»: esa clave desapareció con el CFDI 4.0. Si no sabe, G03 Gastos en general.
- Factura desde el pedido de punto de venta. Nunca captures una factura nueva en Contabilidad: el pedido seguiría contando como no facturado y se duplicaría el ingreso en la global.
- Confirma que la factura quedó con folio fiscal y avísale al cliente que la fecha del CFDI es la de hoy, no la del ticket.
- Envía el XML y el PDF: el XML es lo que necesita su contador.
- No factures nada todavía: si emites la individual sin tocar la global, duplicas el ingreso.
- Confirma en qué global entró y de qué periodo es.
- Verifica que ese comprobante todavía se pueda cancelar: el límite es el mes en que debe presentarse la declaración anual del ejercicio en que se emitió (marzo personas morales, abril personas físicas).
- Consulta con tu contador si conviene la sustitución por el monto en juego, y qué pasa si el mes ya se declaró: mover la global puede obligar a una complementaria.
- Si se autoriza: cancela la global con motivo 01 y relación de sustitución, emite la global nueva sin ese ticket y emite la factura individual.
- Guarda el acuse de cancelación junto al corte del periodo.
- Registra la excepción: ticket, quién autorizó, fecha y motivo.
- No canceles ni borres nada: la venta y el cobro son válidos, lo que falta es el comprobante.
- Abre la factura ligada al pedido y lee el mensaje de rechazo: casi siempre es nombre que no coincide, código postal, régimen ausente o uso incompatible con el régimen.
- Antes de reintentar, verifica en el portal del PAC o del SAT que ese comprobante no haya quedado timbrado del otro lado. Si ya existe, no retimbres.
- Corrige el dato en Contactos y vuelve a procesar la factura el mismo día: tienes 24 horas para remitirla a certificación y el PAC rechaza lo que rebasa 72 horas.
- Confirma que la factura ya tiene folio fiscal y envía el XML al correo del cliente.
- Si el pedido no se pudo facturar y el periodo se cierra, decide con tu contador antes del cierre: no lo dejes colgado entre la global y la nada.
- Exporta de Contabilidad > Clientes > Facturas el periodo con la columna de folio fiscal, incluyendo notas de crédito y comprobantes de pago.
- Entra al portal del SAT y descarga el listado de comprobantes emitidos y recibidos del mismo periodo.
- Solicita la descarga masiva de XML de emitidos y recibidos, en rangos si el volumen es alto, y guárdala en tu carpeta del mes antes de que caduquen los paquetes.
- Cruza por folio fiscal, nunca por número interno de factura ni por importe.
- Compara tres números: cantidad de vigentes, suma de totales y cantidad de cancelados. Cuenta los tipo P por separado y resta las notas de crédito.
- Escribe la explicación de cada diferencia junto al folio. No ajustes nada sin explicación.
- Marca en rojo tres casos: facturas publicadas sin folio fiscal, comprobantes con estado distinto en el SAT y en tu sistema, y folios que nadie reconoce.
- Cruza también los recibidos: gastos sin CFDI y CFDI que tus proveedores cancelaron después de que los dedujiste.
- Guarda el papel de trabajo del cotejo junto a los XML del mes.
- Define quién transporta: si es tu vehículo, tú emites el CFDI de traslado con complemento; si contratas transportista, él emite su CFDI de ingreso con complemento.
- Revisa con tu contador si tu ruta cae en la excepción del traslado local cuyo tramo federal no rebasa 30 kilómetros, y cómo vas a justificar esa distancia.
- Pregúntale a tu PAC qué versión del complemento está vigente y si su portal permite emitirla.
- Reúne los datos: origen y destino con códigos postales, distancia, mercancía con clave y peso en kilogramos, placas y configuración del vehículo, permiso de transporte, póliza de seguro, y RFC y licencia del operador.
- Habla con tu implementador si esto va a ser recurrente: es un módulo y una configuración, no una casilla que se activa el día del viaje.
- Asegúrate de que el documento viaje impreso con la mercancía. Sin él, en un retén la carga se detiene, hay multa y puede tratarse como de procedencia no acreditada.
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❓ Preguntas frecuentes
Las dudas que salen en toda capacitación, respondidas sin rodeos.
¿El PDF sirve como factura?
No por sí solo. El documento fiscal es el XML; el PDF es la representación impresa para leerlo cómodamente. Si le mandas al cliente solo el PDF, no puede deducir ni registrar la operación. Manda siempre los dos archivos juntos.
¿Confirmar es lo mismo que timbrar?
No. Confirmar (publicar) registra la factura en tu contabilidad y le asigna folio interno; timbrar la manda al PAC para que el SAT la certifique. Una factura puede estar confirmada y no existir ante el SAT. La prueba de que sí está timbrada es que tenga UUID.
¿Puedo editar una factura ya timbrada?
No. Una vez que tiene UUID, el contenido queda sellado. Si el error es de monto o de concepto, se corrige con nota de crédito; si el error es de RFC, nombre, régimen o uso del CFDI, hay que cancelar con sustitución y emitir una nueva.
¿Cómo sé si una factura ya está ante el SAT?
Ábrela y busca el folio fiscal (UUID) en la pestaña de información fiscal o en el PDF. Si no hay UUID, no está ante el SAT aunque diga «Publicada». La confirmación definitiva se obtiene consultando el UUID en el visor de comprobantes del SAT.
¿Qué le mando al cliente, el PDF o el XML?
Los dos, en el mismo correo. El XML es lo que su contador va a cargar; el PDF es lo que su área de compras va a revisar. Ruta: Contabilidad → Clientes → Facturas → abre la factura → Enviar e imprimir, verificando que ambos archivos vayan adjuntos.
¿Qué pasa si cancelo una factura que ya cobré?
El cobro queda huérfano y tu contabilidad descuadra: sigues teniendo el dinero pero ya no la venta que lo justifica. Si además ya emitiste complemento de pago, primero hay que cancelar el REP. Regla práctica: si ya cobraste, casi siempre la salida correcta es nota de crédito, no cancelación.
¿Cuándo tengo que emitir el complemento de pago?
Cada vez que cobras una factura marcada como PPD, incluso si es un abono parcial. El plazo es a más tardar el día 5 del mes siguiente a aquel en que recibiste el dinero. Las facturas PUE cobradas en tiempo no llevan complemento.
¿Toda factura lleva complemento de pago?
No. Solo las PPD. Si la venta se cobra completa dentro del mismo mes en que la facturaste y la marcaste como PUE, con la factura basta.
¿Qué hago si el cliente me da mal su RFC?
Si aún no timbras, corrige la ficha del cliente y vuelve a intentar. Si ya timbraste, hay que emitir una factura nueva con los datos correctos y cancelar la anterior con motivo 01, indicando el UUID que la sustituye. Corregir la ficha del cliente no arregla la factura que ya salió.
¿Puedo facturar con fecha del mes pasado?
Técnicamente el sistema te deja poner la fecha, pero el timbrado tiene una tolerancia de 72 horas entre la fecha del comprobante y el momento de certificación. Fuera de esa ventana el PAC lo rechaza. Además, si el periodo ya está cerrado con fecha de bloqueo, ni siquiera podrás confirmarla.
¿Por qué el PAC me rechaza si todo se ve bien?
Casi siempre es un dato que el SAT compara contra su padrón y no coincide: nombre con o sin acentos, régimen fiscal, código postal o el uso del CFDI incompatible con el régimen del receptor. La segunda causa es diferencia de centavos en impuestos. Pide la Constancia de Situación Fiscal y captura literal lo que ahí dice.
¿Qué pasa si se me vence el certificado?
Dejas de poder timbrar por completo, aunque todo lo demás funcione. Las ventas se siguen registrando pero se acumulan sin CFDI. El CSD dura cuatro años: agenda la renovación con un mes de anticipación y carga el nuevo par de archivos en la configuración de la empresa antes del vencimiento.
¿El cliente puede pedirme factura de una venta de hace tres meses?
Puede pedirla, pero la práctica aceptada es facturar dentro del mismo mes de la operación. Pasado el cierre, esa venta ya viajó en la factura global de su periodo y emitir una nominativa duplicaría el ingreso. Si decides hacerlo, hay que cancelar la global con motivo 04 y reemitirla sin ese ticket, lo cual rara vez conviene.
En dos segundos, ¿cómo decido PUE o PPD?
Si el dinero ya entró o va a entrar antes de que termine el mes, es PUE. Si le diste crédito, o va a pagar en abonos, o simplemente no sabes cuándo te pagan, es PPD. Ante la duda, PPD: cuesta un complemento de pago extra, pero no te obliga a cancelar nada.
¿PUE significa que me pagaron en efectivo?
No. PUE habla del momento del pago (una sola exhibición), no del instrumento. Puedes tener una factura PUE pagada con transferencia, tarjeta o cheque. El instrumento se declara aparte, en la forma de pago.
¿Por qué mi factura PPD tiene que llevar forma de pago 99?
Porque al emitirla todavía no sabes cómo te van a pagar, y el SAT reserva la clave 99 «Por definir» justo para ese caso. La forma real (transferencia, cheque, tarjeta) se declara después, en el complemento de pago de cada cobro.
Ya timbré con el método de pago equivocado, ¿lo puedo editar?
No se edita. Si saliste PPD y era PUE, puedes simplemente cobrarla y emitir el complemento de pago: queda correcto. Si saliste PUE y era PPD, el camino es cancelar con sustitución y reemitir con el método correcto.
¿Puedo borrar un borrador sin consecuencias?
Sí, mientras no esté confirmado. Un borrador no tiene efectos contables ni fiscales y no consumió timbre. Lo que no se puede borrar es una factura publicada, y menos una timbrada.
Mi factura dice «Pagada», ¿ya terminé?
No necesariamente. «Pagada» significa que en el sistema hay un cobro aplicado a esa factura, no que el dinero esté conciliado en el banco ni que hayas cumplido con el SAT. Si la factura era PPD, todavía falta timbrar el complemento de pago.
Registré el pago pero la factura sigue apareciendo como no pagada, ¿por qué?
Lo más común es que el pago se registró pero no se aplicó a esa factura: quedó suelto en la cuenta de cobros pendientes. Ruta: abre la factura → busca el aviso de pagos pendientes en la parte superior → Agregar, para vincularlo. También revisa que la moneda y el importe coincidan.
¿Puedo cancelar una factura que ya tiene complementos de pago o notas de crédito?
No directamente. El SAT exige cancelar primero los documentos que dependen de ella: primero los complementos de pago, luego las notas de crédito y hasta el final la factura. Y cada cancelación consume su propio timbre.
¿Cuál es la diferencia entre el motivo 01 y el 02?
El 01 es «comprobante emitido con errores con relación»: hay una factura nueva que sustituye a la mala y debes capturar su UUID. El 02 es «con errores sin relación»: la factura estuvo mal y no habrá reemplazo. Si vas a reemitir, es 01; si la operación simplemente muere, es 02 o 03.
Mi cliente no contesta la solicitud de cancelación, ¿qué pasa?
Si no responde en tres días hábiles, opera la positiva ficta: el SAT la da por aceptada y la factura queda cancelada. Mientras tanto la factura sigue vigente y tú sigues debiendo el impuesto. Vale la pena llamarle al cliente en vez de esperar el plazo.
¿Hasta cuándo puedo cancelar una factura de un ejercicio anterior?
El criterio vigente es que las facturas se cancelan a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio en que se emitieron. Pasada esa fecha, la corrección ya no es cancelación sino nota de crédito, y hay que consultarlo con tu contador antes de mover nada.
¿Una nota de crédito sirve para corregir un RFC equivocado?
No. La nota de crédito corrige montos, no datos de identidad. Una factura con el RFC, el nombre o el régimen mal solo se arregla cancelando con sustitución y emitiendo una nueva a nombre correcto.
¿Necesito la e.firma para timbrar?
No para el día a día. Para timbrar se usa el Certificado de Sello Digital (CSD). La e.firma se necesita en el portal del SAT para trámites, entre ellos generar o renovar ese mismo CSD.
¿Cómo sé que estoy timbrando de verdad y no en un ambiente de pruebas?
Revisa Contabilidad → Configuración → Ajustes → sección de facturación electrónica: si el modo de pruebas está activo, apágalo. La segunda comprobación es tomar el UUID de una factura reciente y buscarlo en el visor del SAT; si no aparece, no era real.
Se me acabaron los timbres a media venta, ¿pierdo las facturas?
No. Las facturas quedan confirmadas y en cola con el error del PAC; en cuanto recargas timbres se pueden reintentar. Lo que sí corres es el riesgo de salirte de la ventana de 72 horas, así que atiende la recarga el mismo día.
Tengo dos empresas, ¿puedo usar el mismo certificado?
No. El CSD está ligado al RFC de cada empresa. Cada razón social necesita su propio certificado, su propia configuración de PAC y su propio lugar de expedición, aunque compartan el mismo sistema.
¿Cuál es la diferencia real entre tasa 0 % y exento?
En el PDF los dos se ven como «sin IVA», pero declaran distinto: tasa 0 % sí causa el impuesto (a cero) y te permite acreditar el IVA de tus compras; exento no lo causa y no permite acreditarlo. Confundirlos infla o desinfla tu declaración mensual.
¿Qué uso del CFDI pongo si el cliente no contesta?
El uso lo decide el cliente porque depende de su régimen y de cómo va a deducir. Si no contesta, lo más conservador es G03 «Gastos en general» para clientes con actividad empresarial, dejando constancia por escrito de que se le pidió. Si el PAC lo rechaza, es señal de que ese uso no aplica a su régimen.
¿Por qué no me sirve solo el PDF de mi proveedor?
Porque el PDF no es el comprobante fiscal y puede estar editado o corresponder a un CFDI ya cancelado. Sin el XML no puedes verificar el UUID, no puedes acreditar el IVA y tu contador no puede cargarlo. Pídelo siempre antes de pagar.
Un proveedor canceló una factura que yo ya había deducido, ¿qué hago?
El sistema no se entera solo: hay que verificar el estatus de los UUID contra el SAT periódicamente. Si confirmas que está cancelada, se reversa la deducción y el IVA acreditado del periodo correspondiente y se le exige al proveedor el comprobante correcto. Revisar el Buzón Tributario a tiempo evita que te cancelen sin que lo notes.
Cambié el logo y las facturas viejas no cambiaron, ¿está mal configurado?
Está bien. Al timbrar, el sistema guarda una copia congelada del PDF tal como se emitió, para que coincida siempre con el XML certificado. El diseño nuevo aplica a las facturas que emitas de aquí en adelante.
¿Qué archivos le tengo que dar a mi contador cada mes?
Los XML emitidos, los XML recibidos de proveedores, los complementos de pago emitidos y recibidos, los acuses de cancelación y el estado de cuenta bancario del periodo. Los PDF son de apoyo; lo que se declara sale de los XML.
¿Cuánto tiempo debo conservar los XML?
Cinco años como mínimo, contados desde la presentación de la declaración correspondiente, y en el archivo original XML (no impresos ni en foto). Guarda además los acuses de cancelación, que suelen ser lo primero que se pierde.
¿El manual me dice qué régimen o qué uso de CFDI usar?
No, y ningún manual debería. El régimen fiscal lo determina tu situación ante el SAT y el uso del CFDI lo decide el receptor. Aquí se explica dónde se capturan esos datos y qué pasa cuando están mal; la decisión fiscal es de tu contador.
Me depositaron un adelanto, ¿facturo todo, nada o la mitad?
Depende de una sola pregunta: ¿ya sabes qué vendes y a qué precio? Si sí, no es anticipo: emite la factura por el total con método PPD y un complemento de pago por cada cobro. Si el alcance o el precio todavía se pueden mover, sí es anticipo: emite un CFDI de ingreso por lo recibido y, al cerrar la operación, factura el remanente relacionándolo con el anticipo mediante la clave 07.
¿El anticipo lleva IVA?
Sí. El IVA se causa cuando la contraprestación está efectivamente cobrada, no cuando entregas. De $58,000 depositados, $50,000 son base y $8,000 son IVA.
En Odoo, ¿registro el depósito como pago o creo una factura de anticipo?
Casi siempre las dos cosas, y en ese orden: la factura de anticipo se crea desde el pedido de venta —no desde Contabilidad, o queda huérfana— y después registras el pago contra ella. El pago solo mueve el banco; la factura es la que cumple ante el SAT.
¿Odoo pone solo la relación 07?
No. El flujo nativo deduce el anticipo de la factura final, pero el campo de CFDI de origen lo capturas tú con el formato 07|UUID del anticipo. Tampoco viene de fábrica la Clave SAT 84111506 ni la unidad ACT del producto de anticipo, y el método A —factura por el valor total más egreso— no existe como botón.
¿Puedo facturar en dólares?
Sí, siendo empresa mexicana y a cualquier cliente, nacional o extranjero. El comprobante exige el tipo de cambio: cuántos pesos vale un dólar a la fecha de la factura, con hasta seis decimales. Facturar en dólares no convierte la venta en exportación ni cambia el IVA.
¿Por qué el PAC me rebota justo la factura en dólares?
Casi siempre porque el tipo de cambio quedó fuera del rango que se valida: o Odoo usó una tasa vieja porque nadie cargó la del día, o la tasa se capturó invertida. Compara contra el FIX del día hábil anterior antes de reintentar. Si el tipo de cambio es correcto porque la operación se pactó así, necesitas la clave de confirmación que entrega el PAC de forma manual, y hay que capturarla antes de volver a timbrar.
En el complemento de pago, ¿la equivalencia es el tipo de cambio?
Va al revés. Es cuántas unidades de la moneda de la factura equivalen a una unidad de la moneda del pago: factura en dólares cobrada en pesos con el dólar a 17.60 da 0.0568182, no 17.60. La verificación: importe pagado entre equivalencia debe dar el monto del pago.
¿Cómo le facturo a un cliente del extranjero que no tiene RFC?
Con el RFC genérico XEXX010101000, el nombre tal como aparece en su documentación, régimen fiscal 616 Sin obligaciones fiscales y uso del CFDI S01 Sin efectos fiscales. El código postal que lleva el comprobante es el de tu domicilio fiscal, no el del cliente. Si además exportas mercancía, entra el campo de exportación y posiblemente el complemento de comercio exterior, que requiere el módulo de funciones avanzadas de la localización.
El PAC se cayó a media jornada. ¿Puedo seguir vendiendo?
Sí. Cobra, entrega y confirma la factura en Odoo aunque no timbre: se queda con su folio interno, su fecha y su asiento, y el timbre se le pega después. Lo único que no puedes hacer es dejar pasar más de 72 horas desde la fecha del comprobante, ni recapturar la venta en otro folio.
¿Las 72 horas para timbrar son hábiles?
No, son horas corridas. Sábados, domingos y festivos consumen la ventana igual. Si emites viernes a las 18:40, tu límite real es el lunes a las 18:40.
Reintenté varias veces el timbrado. ¿Ya tengo facturas duplicadas?
Si en cada intento mandaste la misma factura, casi seguro que no: el PAC la reconoce y responde que ya fue timbrada. Los duplicados nacen cuando alguien vuelve a capturar la venta como documento nuevo. Verifica en el portal del PAC antes de emitir cualquier cosa.
¿Cómo cancelo un CFDI duplicado y hasta cuándo puedo hacerlo?
Con el motivo 02, comprobante emitido con errores sin relación, porque el bueno ya existe y no lo vas a sustituir. Si el comprobante pasa de mil pesos necesitas la aceptación del receptor, que tiene tres días hábiles para responder y cuyo silencio se toma por aceptación. Y hay fecha límite: los comprobantes solo se cancelan a más tardar en el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio en que se expidieron.
Mi factura está vigente en el SAT y el cliente la rechazó. ¿Qué pasó?
Casi siempre falta la addenda o el dato que ella lleva. Es un rechazo contractual, no fiscal. Pide el mensaje textual de su portal: si el error está en la addenda, se corrige y se reenvía el mismo comprobante con su mismo folio fiscal, sin cancelar nada.
¿Odoo me avisa cuando se me acaban los timbres o vence el certificado?
El saldo de timbres vive en el portal de tu PAC y Odoo no lo muestra: hay que revisarlo por costumbre, el 1 y el 15. La vigencia del certificado sí la ves en los ajustes de contabilidad, en la sección de facturación electrónica de México, pero nadie te va a mandar un recordatorio: ponlo tú, con 30 días de aire, y por cada compañía que factura.
¿Puedo agregarle la addenda a una factura que ya timbré?
Sí, y de hecho así funciona: la addenda se pega al XML después del sello, así que agregarla o corregirla no invalida el comprobante ni obliga a cancelarlo. Lo que sí conviene confirmar es si el portal de tu cliente acepta el reenvío del mismo folio fiscal corregido.
¿Odoo trae la addenda de mi cliente?
Trae el mecanismo, no el formato. La localización mexicana permite asignar una plantilla de addenda a cada cliente y la pega al timbrar, pero la plantilla concreta la escribe alguien o la resuelve tu PAC. Carta Porte y Comercio Exterior sí son módulos de la localización; la autofacturación no viene y se resuelve aparte.
¿Puedo negarme a facturar una venta de mostrador?
No. Cuando el cliente lo solicita y entrega sus datos fiscales, la obligación de expedir el comprobante es tuya. Sí puedes tener reglas de operación razonables y publicadas (plazo, canal, horario); no puedes condicionarla a una compra mínima, cobrar extra por emitirla ni exigir requisitos que la ley no pide.
¿Puedo facturar hoy un ticket con la fecha de hace tres semanas?
No. El comprobante se remite a certificación dentro de las 24 horas siguientes a la operación y, en la práctica, el PAC rechaza comprobantes cuya fecha tenga más de 72 horas de antigüedad. Si aceptas facturar una venta vieja, el CFDI saldrá con la fecha de hoy.
El cliente no sabe qué uso de CFDI quiere. ¿Pongo «Por definir»?
Ya no existe: la clave P01 desapareció con el CFDI 4.0. Si el cliente no lo sabe, lo habitual es G03 Gastos en general y que su contador lo reclasifique. S01 «Sin efectos fiscales» es exclusivo del público en general y de la factura global. Además, el SAT valida que el uso sea compatible con el régimen fiscal del receptor.
Mi ticket dice «nota de venta». ¿Con eso deduce mi cliente?
No. Nota de venta, remisión, ticket y voucher de terminal no son comprobantes fiscales. Lo único que deduce es el CFDI timbrado, y el original es el XML.
El timbrado marcó error. ¿Vuelvo a intentarlo y ya?
Primero verifica si el PAC ya lo había timbrado: consulta el folio por RFC del receptor e importe en el portal del PAC o del SAT. Si ya existe, retimbrar genera dos CFDI vigentes por la misma venta, con ingreso e IVA duplicados y una cancelación que tendrás que justificar. Nunca reintentes desde Odoo y desde el portal del PAC al mismo tiempo.
El cliente pide factura de un ticket que ya entró en la factura global. ¿Se puede?
Técnicamente sí: se cancela la global con motivo 01 y relación de sustitución, se emite una global nueva sin ese ticket y se emite la factura individual. Hay un límite duro: los CFDI se cancelan a más tardar en el mes en que debe presentarse la declaración anual del ejercicio en que se emitieron (marzo para personas morales, abril para personas físicas). Si conviene hacer esa cirugía por el monto en juego, eso sí lo decide tu contador.
¿Cada cuándo se emite la factura global?
Dentro de las 72 horas siguientes al cierre del periodo que elegiste (diario, semanal, quincenal o mensual), y el periodo no puede cruzar de mes de calendario. Tu plazo de autofacturación tiene que terminar antes de que emitas la global.
¿El CFDI de nómina se emite desde Facturación?
No, y Odoo estándar tampoco lo cubre: no trae la localización mexicana de nómina. El cálculo y el timbrado se hacen en un sistema de nómina externo o con un módulo de terceros, casi siempre con un paquete de folios distinto con tu PAC. Sin ese comprobante, el sueldo pagado no es deducible y tu trabajador no tiene con qué comprobar su ingreso.
¿Necesito Carta Porte para llevar mercancía de mi bodega a mi sucursal?
Si el trayecto usa tramos de jurisdicción federal, sí, aunque no haya venta: se emite un CFDI de traslado con el complemento. Existe la excepción publicada para el traslado local cuyo tramo federal no rebasa los 30 kilómetros, que se ampara solo con el CFDI, pero la distancia hay que poder justificarla. Odoo estándar no lo cubre; se resuelve con un módulo específico o con el portal de tu PAC. Sin él, en el retén la mercancía se detiene, hay multa y la carga puede tratarse como de procedencia no acreditada.
¿Cada cuándo debo cuadrar contra el SAT?
Una vez al mes, antes del día 17. Se cruzan por folio fiscal tu listado de facturas contra el del portal del SAT y se comparan tres números: vigentes, suma de totales y cancelados, contando los tipo P por separado. Cuadrar el año pasado en abril ya no permite corregir casi nada.
¿Cuánto tiempo debo guardar los XML?
Cinco años, contados desde que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas. Algunos documentos (actas, aumentos de capital, y la documentación de activos y de pérdidas fiscales que sigues amortizando) se guardan mientras exista la empresa. Guarda los XML emitidos y recibidos y los acuses de cancelación, no solo los PDF.
Este manual describe la operación estándar de Odoo 19 y las prácticas de implementación de Grupo Veniu. Las rutas de menú pueden variar ligeramente según los módulos instalados en tu instancia.