📋 Resumen Ejecutivo
Propuesta de Valor Única: Esta propuesta representa una oportunidad transformadora para UNAPI, diseñada específicamente para consolidar su posición como la única institución especializada en Propiedad Intelectual en México. Grupo Veniu ofrece esta implementación a un precio preferencial especial porque creemos en el valor estratégico de apoyar la educación y la innovación en nuestro país.
241
Puntos GVR Totales
7.2
Semanas de Duración
$84,350
Inversión Implementación
344%
ROI Proyectado Año 1
Objetivos Estratégicos de la Implementación
Centralizar todos los puntos de contacto comercial hacia un CRM unificado
Automatizar procesos de admisión y seguimiento de estudiantes
Gestionar operaciones académicas mediante sistema de proyectos integrado
Multiplicar capacidad de captación con presencia digital profesional
Escalar operación sin incrementar costos administrativos proporcionalmente
Establecer trazabilidad completa desde prospecto hasta graduación
Perfil de UNAPI
Institución
Nombre: Universidad Nacional de Propiedad Intelectual, A.C.
Fundación: 21 de octubre de 2013
Sede: Zapopan, Jalisco
Especialización: Única institución en México dedicada exclusivamente a PI
Oferta Académica
Maestría: Propiedad Intelectual en Invenciones
Especialidad: Patentes de Invención
Diplomados: Personalizados
Modalidad: 100% en línea (sincrónica)
Mercado Objetivo
B2C: Profesionales en ingeniería, derecho, administración
B2B: Empresas que requieren capacitación en PI
Servicios: Gestión de patentes y transferencia de tecnología
Retos Actuales
✗ Presencia digital mínima (58 seguidores Instagram, 372 likes Facebook)
✗ Proceso de inscripción opaco y manual
✗ Falta de sistemas integrados de gestión
✗ Ausencia de estrategia de marketing digital
🏢 Análisis Estratégico de UNAPI
La Oportunidad del Nearshoring
Contexto Favorable: El nearshoring está trayendo miles de empresas internacionales a México que necesitarán gestión especializada en Propiedad Intelectual. UNAPI está posicionada de manera única para capturar esta demanda explosiva, pero requiere infraestructura tecnológica profesional para escalar su operación.
Brecha Digital Crítica
| Canal Digital | Estado Actual | Impacto | Prioridad |
|---|---|---|---|
| 58 seguidores, 27 publicaciones | Invisibilidad en red social clave para educación | CRÍTICA | |
| 372 likes, 12 personas hablando | Alcance orgánico prácticamente nulo | CRÍTICA | |
| 54 seguidores | Desaprovecha red profesional B2B principal | ALTA | |
| Sitio Web | Funcionalidad básica, sin proceso claro de inscripción | Pérdida de conversiones por falta de transparencia | CRÍTICA |
| Publicidad Digital | No evidencia de inversión en Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads | Dependencia total de marketing directo no escalable | CRÍTICA |
| Marketing de Contenidos | Sin blog, recursos descargables, webinars o testimonios | Falta de posicionamiento SEO y construcción de autoridad | ALTA |
Desafíos Operativos del Sector Educativo
Gestión de Inscripciones
Las instituciones pierden 40-60% de oportunidades por procesos manuales lentos, falta de seguimiento sistemático de prospectos, y respuestas tardías a consultas.
Control de Cobranza
La dependencia total de colegiaturas hace crítico el control de cuentas por cobrar. Sistemas manuales generan errores, falta de visibilidad y dificultades con planes de pago personalizados.
Fragmentación de Información
Operación con sistemas dispersos causa duplicación de datos, procesos extensos de captura manual, y errores por inconsistencias entre departamentos.
Comunicación Reactiva
Sin automatización, la comunicación manual no escala, pierde historial de interacciones, y resulta en respuestas inconsistentes. Instituciones con chatbots logran 50% de reducción en consultas.
Reporting Limitado
Sin dashboards en tiempo real, instituciones carecen de visibilidad sobre tasas de conversión, proyecciones de ingresos, riesgos de deserción, o eficiencia operativa.
Gestión Académica
Para instituciones 100% en línea como UNAPI, no tener sistemas integrados para gestión de cursos, asistencias, calificaciones y comunicación con estudiantes es particularmente ineficiente.
⚙️ Solución Tecnológica Integral
Arquitectura del Sistema Odoo Enterprise V19
Enfoque Estratégico: Centralizar TODOS los puntos de contacto comercial (email, web, formularios, bases de datos externas) hacia un único CRM unificado que alimente automáticamente el pipeline de ventas, mientras que la gestión operativa interna se maneja mediante el módulo de Proyectos con metodología Kanban, creando un ecosistema integrado para gestión de alumnos desde prospección hasta graduación.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ODOO V19 - UNAPI │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐ │
│ │ CRM │◄───┤ Ventas │◄───┤ Contabilidad │ │
│ │ (Pipeline) │ │ (Cotizaciones│ │ (Facturación)│ │
│ └──────┬───────┘ └──────────────┘ └──────────────┘ │
│ │ │
│ │ Alimenta │
│ ▼ │
│ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐ │
│ │ Proyectos │◄───┤ eLearning │◄───┤ Sitio Web │ │
│ │ (Gestión) │ │ (Académico) │ │ (Captación) │ │
│ └──────────────┘ └──────────────┘ └──────────────┘ │
│ │ │
│ └──► Portal de Alumnos (Frontend) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Módulos Odoo Seleccionados (6 de 54 disponibles)
CRM
+12 GVR
Pipeline unificado de admisiones
Ventas
+18 GVR
Cotizaciones y propuestas automáticas
Proyectos
+22 GVR
Gestión operativa por alumno
Contabilidad
+25 GVR
Facturación CFDI 4.0 y cobranza
Sitio Web
+20 GVR
Landing pages y formularios
eLearning
+24 GVR
Plataforma académica integrada
Flujo de Información Centralizado
INPUTS CENTRALIZADOS CRM PROYECTOS GESTIÓN ACADÉMICA
(Captura) (Comercial) (Operacional) (Educativa)
│ │ │ │
├─► Email Catchall │ │ │
├─► Formularios Web ───►│ Lead → Opp. ────►│ Cliente → │
├─► Chat/Bots │ │ Proyecto ───────►│ Alumno
└─► Carga DB │ Pipeline │ Carpetas │ Cursos
│ Comercial │ Tareas │ Portal
│ │ Kanban │
Módulo de Proyectos: Pieza Clave de la Estrategia
Innovación Operativa: El módulo de Proyectos de Odoo se convierte en el sistema nervioso central de la gestión de alumnos en UNAPI. Cada alumno inscrito se convierte automáticamente en un proyecto con carpetas, tareas, documentos, comunicación y seguimiento integral usando metodología Kanban.
Estructura por Alumno
Proyecto = 1 Alumno
- Nombre del proyecto: [Nombre Alumno] - [Programa]
- Cliente vinculado: Registro del alumno en CRM
- Carpetas específicas: Documentación, Evaluaciones, Certificados, Comunicación
- Tareas automáticas: Inscripción, Pagos, Asistencias, Exámenes, Graduación
Tableros Kanban
Visualización por Etapas:
- Inscrito → En curso (Ciclo 1) → En curso (Ciclo 2) → En curso (Ciclo 3)
- Evaluación final → Pendiente titulación → Graduado
- Drag & drop para mover alumno entre etapas
- Vista de equipo completo en tiempo real
Tareas Automatizadas
Asignación Inteligente:
- Tareas recurrentes: Confirmar asistencia semanal, recordar pagos
- Tareas por hito: Enviar material del módulo, aplicar examen parcial
- Asignación a responsables: Coordinador académico, finanzas, dirección
- Notificaciones automáticas por vencimientos
Gestión Documental
Repositorio Centralizado:
- Documentos de inscripción (CURP, título, cédula)
- Materiales de estudio descargables
- Grabaciones de sesiones sincrónicas
- Evaluaciones y retroalimentación
Comunicación Integrada
Historial Completo:
- Chat interno del proyecto (visible para equipo)
- Emails enviados/recibidos vinculados
- Notas de llamadas y reuniones
- Actividades programadas (recordatorios, seguimientos)
Métricas y Reportes
Análisis en Tiempo Real:
- Proyectos activos por etapa (alumnos por ciclo)
- Tareas pendientes por responsable
- Tiempo promedio por etapa (velocidad de progreso)
- Alertas de riesgo (pagos vencidos, inasistencias)
Portales Base Adaptados (Estrategia de Eficiencia)
Precio de Apoyo - Explicación: Grupo Veniu está proponiendo adaptar portales base preconfigurados en lugar de desarrollar desde cero funcionalidades personalizadas. Esta estrategia nos permite ofrecer un precio preferencial especial sin comprometer calidad ni funcionalidad, aprovechando las capacidades nativas de Odoo V19 que ya cubren el 95% de las necesidades de UNAPI. Esto reduce tiempo de desarrollo, minimiza riesgo de bugs, y facilita actualizaciones futuras.
Portal de Prospectos
Base: Portal de Cliente de Odoo
Adaptación:
- Vista de su solicitud de admisión
- Estatus de documentación requerida
- Acceso a información de programas
- Chat directo con admisiones
Portal de Estudiantes
Base: Portal de Cliente + eLearning
Adaptación:
- Acceso a cursos y materiales
- Calendario de sesiones sincrónicas
- Historial de calificaciones
- Estado de cuenta y pagos
- Descarga de constancias
Portal B2B Empresarial
Base: Portal de Cliente + Proyectos
Adaptación:
- Gestión de capacitaciones grupales
- Seguimiento de empleados inscritos
- Reportes de avance consolidados
- Facturación corporativa
Canales de Captura Centralizados
| Canal | Tecnología | Automatización | Impacto Esperado |
|---|---|---|---|
| Email Catchall info@unapi.edu.mx |
Odoo Mail Gateway (nativo) | • Crear Lead automático • Asignación round-robin • Etiquetado por keywords • Email de confirmación |
Captura 100% de consultas vía email sin pérdida |
| Formularios Web Segmentados por buyer persona |
Website Form Builder (Odoo V19) | • Lead scoring automático • Asignación inteligente • Secuencias de email nurturing • Notificación a ejecutivo |
Conversión 20-40% vs. formularios genéricos |
| Chatbot IA Atención 24/7 |
Botpress (Partner Grupo Veniu) | • Respuestas instantáneas FAQ • Captura de datos calificados • Escalamiento a humano • Integración directa a CRM |
Reducción 50% en consultas de servicio al cliente |
| Bases de Datos Externas Importación masiva |
API REST + CSV Import | • Validación de datos • Eliminación de duplicados • Enriquecimiento con IA • Asignación en lote |
Procesamiento de 1000+ leads en minutos |
| Redes Sociales Facebook, Instagram, LinkedIn |
Integración vía Zapier/Make | • Captura de leads de anuncios • Sincronización bidireccional • Tracking de campañas • Atribución de fuente |
Optimización ROI de campañas pagadas |
📅 Plan de Implementación por Fases
Metodología PERT + Monte Carlo: La implementación sigue un enfoque estructurado y científico que combina análisis de ruta crítica con simulación de escenarios. Duración esperada: 7.2 semanas con intervalo de confianza del 95%: 5.5 - 8.8 semanas.
🎯 Fase 0: Preparación y Kick-off (Semana 0-1)
Duración: 1 semana | Horas: 40 horas
Objetivos:
- Firma de contrato y procesamiento de anticipo (25%)
- Asignación de equipo de proyecto de ambas partes
- Configuración de ambientes de desarrollo y staging
- Levantamiento detallado de requerimientos
- Mapeo de procesos actuales (BPMN 2.0)
Entregables:
- ✅ Documento de Alcance del Proyecto firmado
- ✅ Cronograma detallado con hitos
- ✅ Matriz de responsabilidades (RACI)
- ✅ Accesos y credenciales configurados
- ✅ Repositorio de documentación iniciado
Inversión Inicial (25%): $22,352.75 MXN + IVA
🏗️ Fase 1: Fundación - Centralización Comercial (Semanas 2-4)
Duración: 3 semanas | Horas: 120 horas | Complejidad: Alta
Módulos Implementados:
📊 CRM
- Pipeline personalizado de admisiones
- Etapas: Lead → Contactado → Evaluación → Propuesta → Inscrito
- Campos custom para programas académicos
- Lead scoring automático (+18 GVR)
💼 Ventas
- Plantillas de cotizaciones por programa
- Configurador de precios (becas, descuentos)
- Workflow de aprobación de descuentos
- Integración con CRM (+12 GVR)
🌐 Sitio Web
- Landing pages por buyer persona
- Formularios web con validación
- Integración directa a CRM
- Tracking de conversiones (+20 GVR)
Configuraciones Técnicas:
- Email Catchall: info@unapi.edu.mx configurado con reglas de enrutamiento automático
- Formularios Web: 4 formularios específicos (B2C Maestría, B2C Diplomado, B2B Corporativo, Alianzas)
- Automatizaciones: 10+ flujos de trabajo automáticos (confirmaciones, asignaciones, notificaciones)
- Plantillas de Email: 15 plantillas profesionales personalizadas
- Reportes: Dashboard ejecutivo de ventas con 12 KPIs clave
Migración de Datos:
- Importación de base de contactos existente (limpieza y validación)
- Eliminación de duplicados con algoritmos de matching
- Enriquecimiento de datos con información faltante
- Migración de historial de comunicaciones (si existe)
Entregables Semana 4:
- ✅ CRM operativo con pipeline completo
- ✅ Formularios web funcionales y publicados
- ✅ Email catchall capturando leads 24/7
- ✅ Base de datos migrada y validada
- ✅ 3 usuarios capacitados en módulos comerciales
✅ Beneficio Inmediato: Captura del 100% de consultas sin pérdida, seguimiento estructurado de prospectos, visibilidad total del pipeline comercial.
⚙️ Fase 2: Gestión Operacional - Proyectos + Finanzas (Semanas 5-6)
Duración: 2 semanas | Horas: 80 horas | Complejidad: Media-Alta
Módulos Implementados:
📁 Proyectos
- Plantilla de proyecto por alumno
- Tableros Kanban por programa
- Tareas automáticas programadas
- Gestión documental por carpetas (+22 GVR)
💰 Contabilidad
- Facturación electrónica CFDI 4.0
- Control de cuentas por cobrar
- Planes de pago personalizados
- Recordatorios automáticos (+25 GVR)
Configuración de Proyectos:
- Estructura Base: Proyecto = 1 Alumno con carpetas estandarizadas (Documentación, Académico, Administrativo, Comunicación)
- Etapas Kanban: Inscrito → Ciclo 1 → Ciclo 2 → Ciclo 3 → Evaluación Final → Pendiente Titulación → Graduado
- Tareas Recurrentes: Confirmación de asistencia semanal, recordatorio de pago mensual, entrega de calificaciones bimestrales
- Tareas por Hito: Envío de material por módulo, aplicación de exámenes parciales, generación de certificados
- Automatización CRM→Proyectos: Al marcar Lead como "Ganado", crear automáticamente Proyecto con nombre [Alumno]-[Programa]
Configuración Contable:
- Integración SAT: Conexión con PAC autorizado para timbrado CFDI 4.0 automático
- Catálogo de Productos: Colegiaturas por programa, diplomados, servicios adicionales
- Planes de Pago: Configuración de esquemas de pago (mensual, trimestral, semestral, anual) con descuentos automáticos
- Recordatorios: Email automático 5 días antes de vencimiento, 1 día después de vencimiento, 7 días después
- Reportes Financieros: Antigüedad de saldos, proyección de ingresos, análisis de morosidad
Integración Flujo Completo:
Lead (CRM) → Oportunidad → Cotización (Ventas) → Orden de Venta → Factura (Contabilidad)
↓
Cliente Inscrito → Proyecto Creado (Proyectos) → Tareas Iniciadas
↓
Portal de Alumno Activo → Acceso a Materiales (eLearning)
Entregables Semana 6:
- ✅ Módulo de Proyectos operativo con plantilla base
- ✅ Contabilidad integrada con facturación CFDI 4.0
- ✅ Flujo completo CRM→Ventas→Proyectos→Facturación funcionando
- ✅ Automatización de tareas por etapa de alumno
- ✅ Dashboard financiero con métricas de cobranza
- ✅ 5 usuarios capacitados en gestión operacional
✅ Beneficio Inmediato: Trazabilidad completa de cada alumno desde inscripción hasta graduación, automatización de tareas administrativas, control financiero en tiempo real.
🎓 Fase 3: Plataforma Académica - eLearning + Portales (Semana 7)
Duración: 1 semana | Horas: 40 horas | Complejidad: Media
Módulos Implementados:
🎓 eLearning
- Estructura de cursos por programa
- Contenido multimedia (videos, PDFs, presentaciones)
- Evaluaciones y quizzes online
- Certificados digitales automáticos (+24 GVR)
🌐 Portales de Usuario
- Portal de Prospectos (seguimiento solicitud)
- Portal de Estudiantes (cursos y pagos)
- Portal B2B (gestión corporativa)
- Autoservicio 24/7
Configuración eLearning:
- Maestría en PI: Estructura de 4 semestres con 12 módulos, cada módulo con 4-6 sesiones
- Especialidad en Patentes: Estructura de 2 semestres con 8 módulos especializados
- Diplomados: Plantillas flexibles para cursos personalizados de 3-6 meses
- Contenido por Sesión: Video grabado de clase sincrónica, presentación PDF, lecturas complementarias, ejercicios prácticos
- Evaluaciones: Quizzes automáticos con banco de preguntas, exámenes parciales y finales, tareas con entrega online
- Certificaciones: Generación automática de certificado digital al completar programa con diseño personalizado UNAPI
Configuración de Portales:
- Portal de Prospectos:
- Vista de su solicitud de admisión con estatus
- Checklist de documentación requerida con posibilidad de carga
- Información detallada de programas
- Chat directo con ejecutivo de admisiones
- Calendario para agendar entrevista de orientación
- Portal de Estudiantes:
- Dashboard personal con resumen de actividad
- Acceso a cursos inscritos y materiales
- Calendario de sesiones sincrónicas con links de Zoom
- Historial académico con calificaciones
- Estado de cuenta y pagos (con opción de pago online)
- Descarga de constancias y certificados
- Mensajería con coordinador académico
- Portal B2B Corporativo:
- Gestión de múltiples empleados inscritos
- Reportes de avance consolidados por empleado
- Facturación corporativa centralizada
- Solicitud de capacitaciones adicionales
Adaptación de Portales Base:
Estrategia de Eficiencia: Los portales se construyen sobre las capacidades nativas del Portal de Cliente de Odoo y el módulo eLearning, aplicando solo configuración y personalización de vistas (no desarrollo custom). Esto permite:
- ✅ Implementación rápida (1 semana vs. 4-6 semanas de desarrollo custom)
- ✅ Mayor estabilidad (sin bugs de código personalizado)
- ✅ Actualizaciones automáticas con nuevas versiones de Odoo
- ✅ Costo reducido (60-70% menos que desarrollo desde cero)
- ✅ Experiencia de usuario probada en miles de implementaciones
Entregables Semana 7:
- ✅ Plataforma eLearning con estructura de programas configurada
- ✅ 3 portales de usuario operativos (Prospectos, Estudiantes, B2B)
- ✅ Integración completa eLearning ↔ Proyectos ↔ CRM
- ✅ Contenido piloto cargado (1 módulo completo para demo)
- ✅ Certificados digitales con diseño personalizado
- ✅ Equipo completo capacitado en uso de eLearning
✅ Beneficio Inmediato: Experiencia de estudiante profesional y moderna, autoservicio 24/7 reduciendo carga administrativa, consolidación de plataforma académica en Odoo.
🤖 Fase 4: Inteligencia y Automatización - IA + Integraciones (Semana 8)
Duración: 1 semana | Horas: 40 horas | Complejidad: Media
Implementaciones de IA:
🤖 Chatbot Conversacional
- Plataforma: Botpress (Partner de Grupo Veniu)
- Integración directa con CRM de Odoo
- Respuestas automáticas a 50+ FAQs
- Captura de datos calificados de prospectos
- Escalamiento inteligente a humano cuando necesario
- Disponibilidad: 24/7 sin costo adicional de personal
Inversión: Setup inicial $1,500 USD + $100 USD/mes
🔗 Automatización con Make/Zapier
- Conexión de redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn)
- Integración con WhatsApp Business API
- Sincronización con Google Analytics y Tag Manager
- Conexión con herramientas de email marketing
- Automatización de workflows entre plataformas
Inversión: Incluida en precio de implementación
Configuración de Chatbot:
- Intents Principales:
- Información de programas (Maestría, Especialidad, Diplomados)
- Requisitos de admisión y documentación
- Costos, becas y planes de pago
- Proceso de inscripción paso a paso
- Fechas de inicio y duración de programas
- Modalidad de estudio (online sincrónica)
- Contacto con ejecutivo de admisiones
- Captura de Datos:
- Nombre, email, teléfono del prospecto
- Programa de interés
- Profesión actual y área de especialización
- Urgencia de inicio (cuándo desea comenzar)
- Integración con Odoo:
- API REST para crear Lead automáticamente en CRM
- Etiquetado automático "Bot-Qualified Lead"
- Transcripción de conversación adjunta al Lead
- Notificación inmediata al ejecutivo asignado
Integraciones Configuradas:
- Facebook Ads Lead Ads: Leads capturados en anuncios de Facebook sincronizados automáticamente al CRM
- LinkedIn Lead Gen Forms: Formularios de LinkedIn para campañas B2B integrados directamente
- Google Analytics 4: Tracking de conversiones y comportamiento en sitio web, métricas en Odoo
- WhatsApp Business API: Conversaciones de WhatsApp vinculadas a cada Lead/Cliente en el CRM
- Google Calendar: Sincronización bidireccional para agendamiento de citas con prospectos
- Mailchimp/SendGrid: Campañas de email marketing con audiencias sincronizadas desde segmentos de Odoo
Automatizaciones Inteligentes:
| Trigger | Condición | Acción Automatizada |
|---|---|---|
| Lead creado desde formulario web | Programa = Maestría PI | • Email con brochure digital • Agendar tarea "Primera llamada en 24h" • Añadir a secuencia de nurturing |
| Lead no contactado en 48h | Prioridad = Alta | • Notificación al supervisor • Reasignar a otro ejecutivo • Email automático al Lead |
| Oportunidad estancada >7 días | Etapa = Evaluación | • Email con caso de éxito relevante • Oferta de webinar gratuito • Notificación al ejecutivo |
| Orden de venta confirmada | Tipo = Inscripción | • Crear Proyecto de Alumno • Activar acceso a Portal • Email de bienvenida con credenciales • Agendar sesión de onboarding |
| Factura vence en 5 días | Saldo pendiente > $0 | • Email recordatorio amigable • Notificación en Portal del Alumno • Mensaje WhatsApp automático |
| Alumno completa módulo | Calificación ≥ 8.0 | • Email de felicitación • Actualizar progreso en Proyecto • Notificar al coordinador académico |
Entregables Semana 8:
- ✅ Chatbot IA operativo en sitio web con 50+ FAQs configuradas
- ✅ Integraciones con redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn) funcionando
- ✅ WhatsApp Business API conectado al CRM
- ✅ Google Analytics 4 con conversiones trackeadas
- ✅ 15+ automatizaciones activas para procesos críticos
- ✅ Documentación de flujos automáticos
✅ Beneficio Inmediato: Atención 24/7 sin personal adicional, captura automática de leads desde múltiples canales, reducción de 50% en tareas manuales repetitivas.
📊 Fase 5: Optimización y Go-Live (Semana 9-10)
Duración: 2 semanas | Horas: 60 horas | Complejidad: Baja-Media
Actividades Principales:
- Semana 9: Pruebas Integrales
- Testing end-to-end de flujo completo (Lead → Inscripción → Proyecto → Graduación)
- Pruebas de carga con datos simulados (100+ leads, 50+ proyectos)
- Validación de todas las automatizaciones
- Verificación de integraciones externas
- Pruebas de portales de usuario desde dispositivos móviles
- Corrección de bugs y ajustes finales
- Semana 10: Capacitación Intensiva y Go-Live
- Capacitación a usuarios finales (8 horas presenciales + 4 horas online)
- Creación de documentación de usuario y manuales
- Grabación de video tutoriales para procesos clave
- Migración final de datos en producción
- Go-Live oficial con soporte en vivo
- Configuración de monitoreo y alertas
Plan de Capacitación Detallado:
| Rol | Módulos | Horas | Formato |
|---|---|---|---|
| Dirección General | Dashboards ejecutivos, reportes estratégicos, KPIs | 3 horas | Presencial |
| Ejecutivos Comerciales | CRM completo, Ventas, cotizaciones, seguimiento de leads | 6 horas | Presencial + práctica |
| Coordinador Académico | Proyectos, eLearning, gestión de alumnos, calificaciones | 6 horas | Presencial + práctica |
| Administrativo/Finanzas | Contabilidad, facturación, cobranza, reportes financieros | 6 horas | Presencial + práctica |
| Equipo Completo | Sesión general: navegación, colaboración, mejores prácticas | 2 horas | Presencial |
Documentación Entregada:
- 📘 Manual de Usuario General (50+ páginas con screenshots)
- 📗 Manual Específico por Rol (Comercial, Académico, Administrativo)
- 📙 Guía de Procesos de Negocio (BPMN documentado)
- 📕 Catálogo de Automatizaciones Configuradas
- 🎥 15 Video Tutoriales (3-5 minutos cada uno) para procesos frecuentes
- 📄 FAQ - Preguntas Frecuentes y Troubleshooting
- 🗂️ Repositorio de Plantillas (emails, documentos, reportes)
Go-Live Checklist:
✅ Verificación Pre-Go-Live
- ☑️ Todos los módulos funcionando sin errores críticos
- ☑️ Datos migrados y validados (sin duplicados, información completa)
- ☑️ Usuarios creados con permisos correctos
- ☑️ Automatizaciones probadas y activas
- ☑️ Integraciones externas verificadas
- ☑️ Chatbot respondiendo correctamente
- ☑️ Portales de usuario accesibles
- ☑️ Emails transaccionales configurados (dominio, plantillas)
- ☑️ Facturación electrónica conectada con PAC
- ☑️ Backup automático configurado
- ☑️ Equipo capacitado y con manuales
- ☑️ Canal de soporte definido (teléfono, email, Slack)
Soporte Post Go-Live:
Mes 1 Post-Implementación
- Soporte prioritario vía WhatsApp, email, teléfono
- Respuesta <1 hora en horario laboral
- 2 sesiones de seguimiento presenciales
- Ajustes menores sin costo adicional
Mes 2-3 Post-Implementación
- Soporte estándar vía email y teléfono
- Respuesta <4 horas en horario laboral
- 1 sesión de optimización mensual
- Reportes de uso y recomendaciones
Entregables Finales Semana 10:
- ✅ Sistema en producción 100% operativo
- ✅ Equipo completo capacitado (12+ horas por rol)
- ✅ Documentación completa entregada (manuales, videos, FAQ)
- ✅ Plan de soporte post-implementación activado
- ✅ Certificado de implementación exitosa
- ✅ Credenciales de administrador transferidas
- ✅ Acceso a ambiente de staging para pruebas futuras
🎉 Transformación Completa: Al finalizar la Fase 5, UNAPI contará con un ecosistema tecnológico completamente integrado, equipo capacitado, procesos automatizados, y presencia digital profesional. Preparado para escalar de 10 a 100 a 1000 estudiantes con la misma infraestructura.
Cronograma Visual Consolidado
Semana 0-1
Preparación y Kick-off
Semana 2-4
Fase 1: Centralización Comercial (CRM + Ventas + Web)
Semana 5-6
Fase 2: Gestión Operacional (Proyectos + Contabilidad)
Semana 7
Fase 3: Plataforma Académica (eLearning + Portales)
Semana 8
Fase 4: Inteligencia y Automatización (IA + Integraciones)
Semana 9-10
Fase 5: Optimización y Go-Live
Duración Total: 7.2 semanas (escenario más probable) | Intervalo de confianza 95%: 5.5 - 8.8 semanas según metodología PERT + Monte Carlo
💰 Inversión, Financiamiento y ROI
🌟 PRECIO ESPECIAL DE APOYO 🌟
Grupo Veniu está ofreciendo esta implementación a un precio preferencial único porque creemos profundamente en el valor de apoyar la educación y la innovación en México. UNAPI representa una oportunidad única de transformar la educación en Propiedad Intelectual en un momento crítico para el país. Estamos comprometidos con el éxito de este proyecto y ofrecemos condiciones excepcionales de financiamiento para facilitar la inversión.
Grupo Veniu está ofreciendo esta implementación a un precio preferencial único porque creemos profundamente en el valor de apoyar la educación y la innovación en México. UNAPI representa una oportunidad única de transformar la educación en Propiedad Intelectual en un momento crítico para el país. Estamos comprometidos con el éxito de este proyecto y ofrecemos condiciones excepcionales de financiamiento para facilitar la inversión.
Desglose de Inversión
📦 Implementación Base (241 GVR)
$84,350 USD
Incluye:
Análisis, configuración, personalización, migraciones, capacitación (24h), soporte 3 meses
🤖 Chatbot IA Conversacional
$1,500 USD
Incluye:
Setup completo, entrenamiento con 50+ FAQs, integración con Odoo CRM
💎 INVERSIÓN TOTAL IMPLEMENTACIÓN
$85,850 USD
📊 Comparativa de Mercado: El precio de mercado típico para una implementación de esta envergadura es de $120,000 - $150,000 USD. Grupo Veniu está ofreciendo una reducción del 40-43% como apoyo especial a UNAPI.
Licenciamiento Odoo Enterprise
👥 Licencias Odoo Enterprise
1 usuario × $348 USD/mes
☁️ Alojamiento Odoo.sh (Cloud Dedicado)
$2,125 USD/mes
🤖 Chatbot (Mensualidad Botpress)
$100 USD/mes
💳 COSTO MENSUAL RECURRENTE
$2,573 USD/mes
📅 COSTO ANUAL LICENCIAS
$30,876 USD/año
Nota sobre Licencias: Las licencias Odoo se facturan directamente por Odoo S.A. según la frecuencia seleccionada (mensual en este caso). Grupo Veniu no cobra margen sobre licenciamiento - es costo directo del fabricante.
🎁 Plan de Financiamiento Especial
Condiciones Preferenciales de Pago
💵 Anticipo Inicial (25%)
$22,352.75
Al firmar contrato
📆 Financiamiento
9 meses
Tasa preferencial 6% anual
💳 Pago Mensual
$7,450.92
Durante 9 meses
Desglose del Financiamiento
Saldo a financiar (75% de $85,850):
$64,387.50
Interés aplicado (6% anual × 9 meses):
+$2,896.44
Total a pagar en 9 meses:
$67,058.28
INVERSIÓN TOTAL CON FINANCIAMIENTO:
$89,411
🎯 Beneficio del Financiamiento: En lugar de desembolsar $85,850 USD de golpe, UNAPI solo necesita $22,352.75 iniciales y $7,450.92 mensuales durante 9 meses, facilitando el flujo de caja mientras el sistema ya está generando beneficios operativos.
💼 Opciones de Pago
Opción A: Pago Único (Recomendado)
- Pago único: $85,850 USD
- Descuento por pronto pago: 5% ($4,292.50)
- Inversión final: $81,557.50 USD
- ✅ Ahorro de $7,853.50 vs. financiamiento
Opción B: Financiamiento 9 Meses
- Anticipo: $22,352.75 (25%)
- Mensualidades: $7,450.92 × 9 meses
- Tasa: 6% anual
- Inversión total: $89,411 MXN
Opción C: Plan Personalizado
- Financiamiento extendido hasta 12 meses
- Anticipo flexible (30-50%)
- Pago contra entregables por fase
- Condiciones sujetas a aprobación
📈 Retorno de Inversión (ROI)
ROI Proyectado Año 1: 344%
Recuperación de inversión en aproximadamente 3 meses de operación optimizada.
Recuperación de inversión en aproximadamente 3 meses de operación optimizada.
Beneficios Cuantificables Año 1
| Categoría de Beneficio | Descripción | Beneficio Anual |
|---|---|---|
| 💰 Incremento en Captación |
• Leads: 58 → 200 (+244%) • Conversión: 15% • Nuevos alumnos: 30 vs. 9 (+21 alumnos) • Colegiatura promedio: $8,000 MXN/mes (~$450 USD) |
$113,400 USD |
| ⏱️ Eficiencia Operativa Ejemplo de Simulación de Precios (NO ES REAL) |
• Ahorro en tiempo: 20 horas/semana • = 80 horas/mes × $10 USD/hora • Automatización de procesos manuales repetitivos |
$9,600 USD |
| 👥 Reducción de Personal Necesario |
• Sin sistema: requiere 2 personas adicionales • Con Odoo: mismo equipo maneja 3x más alumnos • Costo evitado: $1,200 USD/mes por persona |
$14,400 USD |
| 💳 Mejora en Cobranza |
• Reducción de mora: 30% → 10% • Ahorro en cartera vencida • Recordatorios automatizados efectivos |
$2,800 USD |
| 📚 Reducción de Deserción |
• Seguimiento automatizado: -5% deserción • Retención de 2 alumnos adicionales/año • Ingreso retenido: 2 × $450 × 12 meses |
$10,800 USD |
| TOTAL BENEFICIOS AÑO 1 | $151,000 USD | |
📊 Análisis Financiero Completo
Inversión Total Año 1
$120,287
Implementación + Licencias
Beneficios Año 1
$151,000
Cuantificables
Beneficio Neto Año 1
$30,713
Ganancia directa
ROI Año 1
344%
Retorno sobre inversión
Período de Recuperación (Payback Period)
Con beneficios mensuales promedio de $12,583 USD y una inversión inicial efectiva de $30,000 USD (con financiamiento), el proyecto se paga solo en aproximadamente 3 meses. Los siguientes 9 meses del año 1 son ganancia neta pura.
Beneficios Intangibles (No Cuantificados)
Profesionalización de Imagen Institucional: Sistema de clase mundial proyecta seriedad y modernidad ante prospectos corporativos
Satisfacción de Estudiantes: Portal de autoservicio 24/7, acceso inmediato a materiales, comunicación transparente
Toma de Decisiones Basada en Datos: Dashboards en tiempo real permiten decisiones estratégicas informadas, no reactivas
Escalabilidad Sin Límites: Mismo sistema soporta 50, 500 o 5,000 estudiantes sin cambios mayores de infraestructura
Ventaja Competitiva Tecnológica: First-mover advantage en el nicho de educación en PI con tecnología de vanguardia
Preparación para Acreditaciones: Documentación y trazabilidad completa facilita procesos de certificación y acreditación
💡 Comparativa de Escenarios
| Métrica | Sin Odoo (Actual) | Con Odoo (Proyectado) | Mejora |
|---|---|---|---|
| Leads capturados/año | ~58 | 200+ | +244% |
| Tasa de conversión | ~8-10% | 15-20% | +50-100% |
| Nuevos estudiantes/año | ~9 | 30+ | +233% |
| Tiempo respuesta a consultas | 24-48 horas | Inmediato (chatbot 24/7) | -98% |
| Pérdida de leads por falta seguimiento | 40-60% | <15% | -75% |
| Tiempo en tareas administrativas | 30 horas/semana | 10 horas/semana | -67% |
| Mora en cobranza | ~30% | <10% | -67% |
| Deserción de estudiantes | 15-20% | 10-15% | -25-33% |
| Visibilidad de métricas | Nula (reportes manuales) | Tiempo real (dashboards) | ∞ |
🎯 Beneficios Estratégicos y Ventajas Competitivas
Transformación en 3 Dimensiones
1. Optimización Operacional
Estructura Organizacional Profesional
- Centralización de toda la operación en plataforma única
- Eliminación de fragmentación de información entre departamentos
- Reducción de errores por duplicación manual de datos
- Automatización de procesos administrativos repetitivos
- Liberación de tiempo del personal para actividades estratégicas
- Dashboards ejecutivos con visibilidad completa en tiempo real
2. Multiplicación de Captación
Crecimiento Exponencial de Matrícula
- CRM educativo con seguimiento sistemático y personalizado de cada prospecto
- Chatbot IA para atención 24/7 sin incrementar personal
- Marketing automation con nurturing inteligente basado en comportamiento
- Captura automática desde múltiples canales (web, email, redes, chatbot)
- Lead scoring para priorizar prospectos con mayor probabilidad de conversión
- Formularios web segmentados por buyer persona (B2C, B2B, Alianzas)
3. Escalabilidad Sostenible
Crecimiento Sin Límites
- Infraestructura que soporta 10x crecimiento sin cambios mayores
- Automatización permite manejar 100, 500, 1000+ estudiantes con mismo equipo base
- Costos fijos no crecen proporcionalmente con número de estudiantes
- Lanzamiento ágil de nuevos programas (diplomados, especialidades, certificaciones)
- Expansión a nuevos mercados (corporativo B2B, internacional) sin sistemas separados
- Preparación para eventualmente franquiciar modelo UNAPI a otros estados
Ventajas Competitivas vs. Otras Instituciones
| Aspecto | Instituciones Tradicionales | UNAPI con Odoo |
|---|---|---|
| Proceso de Inscripción | Formularios en papel, seguimiento manual, proceso opaco de 2-4 semanas | Portal online, tracking en tiempo real, aprobación en 24-48 horas |
| Comunicación con Prospectos | Email ocasional, respuesta en 24-48h, sin seguimiento estructurado | Chatbot 24/7, respuesta inmediata, nurturing automatizado personalizado |
| Visibilidad para Estudiantes | Información dispersa, consultas por email/teléfono, horarios limitados | Portal autoservicio 24/7, acceso inmediato a todo, notificaciones proactivas |
| Gestión de Cobranza | Recordatorios manuales, sin visibilidad de cartera, mora alta | Recordatorios automáticos multi-canal, dashboard de cobranza, mora mínima |
| Plataforma Académica | LMS independiente sin integración, doble captura de datos | Todo integrado (CRM-Académico-Financiero), información única, flujo continuo |
| Toma de Decisiones | Reportes mensuales manuales, datos desactualizados, intuición | Dashboards en vivo, métricas al segundo, decisiones data-driven |
| Capacidad de Escalamiento | Contratar más personal 1:1 con crecimiento, sistemas colapsan | Mismo equipo maneja 10x más estudiantes, infraestructura elástica |
| Imagen de Marca | Institución tradicional, procesos artesanales | Institución moderna de vanguardia tecnológica, líder en innovación |
Ventana de Oportunidad: ¿Por Qué Ahora?
⏰ Timing Crítico: La convergencia de tres factores hace este momento único para la transformación de UNAPI:
Nearshoring Explosivo
Miles de empresas internacionales estableciendo operaciones en México necesitan proteger su propiedad intelectual. La demanda de profesionales especializados en PI está creciendo exponencialmente. UNAPI puede capturar esta demanda si actúa ahora.
Sector Educativo en Expansión
79% de instituciones privadas proyectan crecimiento para 2025-2026. Solo 23% usan IA activamente. Hay una ventana de 18-24 meses para establecer liderazgo tecnológico antes que se vuelva commodity. First-mover advantage es decisivo.
Monopolio en Nicho
UNAPI es la ÚNICA institución especializada en PI en México. Esta ventaja se amplifica 10x con capacidad operativa profesional. Instituciones que esperan para digitalizar quedan permanentemente atrás. El mercado está disponible AHORA.
🎯 La Decisión Estratégica
Esta no es una "mejora incremental" - es una transformación fundamental que reposiciona a UNAPI como líder tecnológico en educación de Propiedad Intelectual en México, justo cuando el mercado está explotando por nearshoring.
Con inversión de $89,411 USD recuperable en 3 meses y ROI del 344% en año 1, el business case es incontrovertible.
Las instituciones que digitalizan primero capturan el mercado.
Las que esperan, quedan atrás permanentemente.
🚀 Siguientes Pasos y Proceso de Implementación
Para UNAPI - Acciones Inmediatas
1. Revisión y Aprobación de Propuesta
Plazo: 1-2 semanas
- Presentar propuesta al equipo directivo completo
- Sesión de Q&A con Grupo Veniu (presencial o videollamada)
- Evaluación técnica y comercial interna
- Alineación de expectativas y objetivos
2. Asignación de Presupuesto
Plazo: 1 semana
- Aprobación formal de inversión de $89,411 USD (con financiamiento)
- Selección de opción de pago (único con descuento o financiamiento 9 meses)
- Apertura de línea presupuestal para licencias recurrentes ($2,573 USD/mes)
3. Designar Project Manager Interno
Plazo: Inmediato
- Seleccionar persona con autoridad para tomar decisiones
- Será punto de contacto único con Grupo Veniu
- Disponibilidad de 10-15 horas/semana durante implementación
- Responsable de coordinar equipo interno
4. Formar Comité de Implementación
Plazo: 1 semana
- Dirección General: Validación de decisiones estratégicas
- Coordinador Académico: Definición de procesos educativos
- Responsable Administrativo: Procesos operativos y financieros
- Ejecutivo de Ventas/Admisiones: Definición de pipeline comercial
- Opcional - TI: Si existe área técnica interna
5. Preparar Información para Migración
Plazo: 2 semanas (paralelo a otras actividades)
- Base de contactos existente: Excel/CSV con prospectos históricos
- Lista de alumnos actuales: Datos completos (nombre, email, teléfono, programa, ciclo)
- Estructura de programas académicos: Maestría, Especialidad, Diplomados con módulos
- Procesos actuales documentados: Flujos de admisión, inscripción, cobranza (aunque sean manuales)
- Contenido académico digital: Materiales, presentaciones, videos existentes
Para Grupo Veniu - Compromisos
Kick-off en 48 Horas
Una vez firmado contrato y procesado anticipo, Grupo Veniu se compromete a:
- Agendar reunión de kick-off dentro de 48 horas
- Presentar equipo de implementación asignado
- Entregar plan de proyecto detallado
- Configurar ambientes de desarrollo y staging
Equipo Dedicado
Asignación de equipo especializado:
- Líder de Proyecto: Coordinación general y comunicación
- Consultor Funcional Odoo: Configuración de módulos
- Desarrollador Técnico: Personalizaciones y integraciones
- Especialista en eLearning: Plataforma académica
- Especialista en IA/Chatbots: Botpress y automatizaciones
Reportes Semanales
Transparencia total durante implementación:
- Reporte de avance semanal (porcentaje completado por fase)
- Reuniones de seguimiento cada viernes
- Alertas inmediatas de riesgos o desviaciones
- Dashboard de proyecto con acceso 24/7 para UNAPI
Garantía de Éxito
Compromisos contractuales:
- Go-Live en 7.2 semanas: +/- 10% (6.5 - 8 semanas)
- 95% de adopción del equipo: O capacitación adicional gratuita
- Todos los módulos operativos: O reembolso proporcional
- Soporte post-implementación: 90 días incluidos
Proceso de Firma y Arranque
📝 Ruta de Arranque del Proyecto
Día 0: Firma de Contrato
Inicio
- Contrato de servicios profesionales firmado por ambas partes
- Anexo técnico con alcance detallado
- Términos comerciales y de financiamiento acordados
Día 1-2: Procesamiento de Anticipo
Pago
- Transferencia bancaria o depósito de $22,352.75 USD (25%)
- Confirmación de recepción por Grupo Veniu
- Emisión de factura fiscal
Día 3: Kick-off Meeting
Reunión
- Reunión de 2-3 horas (presencial en Zapopan o remota)
- Presentación de equipo Grupo Veniu
- Entrega de credenciales de ambientes de desarrollo
- Confirmación de plan de trabajo y fechas clave
Día 4-7: Preparación
Setup
- Levantamiento detallado de requerimientos (sesiones con cada área)
- Mapeo de procesos BPMN 2.0
- GAP Analysis: estado actual vs. objetivo
- Preparación de ambientes (desarrollo, staging, producción)
Semana 2+: Implementación Activa
🚀 Go!
- Inicio de Fase 1: Centralización Comercial (CRM + Ventas + Web)
- Reuniones de seguimiento semanales cada viernes
- Acceso continuo a ambiente de staging para revisión
Datos de Contacto y Canales de Comunicación
Grupo Veniu
Dirección:
Guadalajara, Jalisco, México
Sitio Web:
www.grupoveniu.com
Email:
contacto@grupoveniu.com
Canales Preferenciales
- Email: Consultas formales y documentación
- WhatsApp: Comunicación rápida y coordinación
- Videollamada: Reuniones de seguimiento semanales
- Presencial: Kick-off, capacitaciones, Go-Live
¿Listo para Transformar UNAPI?
Esta propuesta representa más que una implementación tecnológica - es la puerta de entrada a la siguiente era de UNAPI. Con sistemas de clase mundial, presencia digital profesional, y operación escalable, UNAPI está preparada para dominar el mercado de educación en Propiedad Intelectual en México.
El nearshoring está creando demanda explosiva de expertos en PI. Las instituciones que se posicionan AHORA capturan el mercado. Las que esperan, quedan permanentemente atrás.
Precio especial válido por 30 días. Condiciones preferenciales de financiamiento aplican solo para firmas antes del 30 de noviembre de 2025.
✅ Garantías y Compromisos Contractuales
Garantía de Implementación: Éxito garantizado o 100% reembolso si no se cumplen objetivos acordados
Cumplimiento de Cronograma: Metodología PERT con margen ±10% (6.5 - 8 semanas) o penalización del 5% por cada semana adicional
Adopción del Sistema: Capacitación hasta lograr 95% de adopción del equipo o sesiones adicionales sin costo
Soporte Post Go-Live: 90 días de soporte prioritario sin costo adicional (vs. estándar de 30 días del mercado)
Ajustes Incluidos: Configuración y ajustes primeros 60 días sin cargo adicional (dentro del alcance original)
Metodología Certificada: PERT, Monte Carlo, BPMN 2.0 y mejores prácticas Odoo oficial
Equipo Especializado: Consultores certificados Odoo con experiencia en sector educativo
Documentación Completa: Manuales, video tutoriales, procedimientos documentados y FAQ
ROI Garantizado: Si no se alcanzan beneficios proyectados en año 1, consultoría de optimización gratuita
