Recepciones en Odoo 19
Protocolo de Errores & Correctivas
Guía de acción para el encargado de almacén: qué hacer cuando una recepción se validó mal, cómo aplicar la devolución, cómo se procesa y cómo rearmar el stock — con la ruta exacta de dónde picarle en el sistema.
Cómo pensar antes de tocar el sistema
En Odoo una recepción tiene tres estados. Solo se puede editar libremente antes de validar. Después de validar, el error no se borra: se compensa. Este es el principio maestro de todo el protocolo.
Contar físico → luego picar Validar. Nunca al revés.
El 90% de los errores nacen de dar clic en Validar copiando la demanda del pedido sin haber contado lo que realmente llegó a la puerta.
🛡️Prevenir
Contar físico, validar parcial y crear pedido pendiente. La disciplina en la puerta evita el 90% de las correctivas.
🔍Detectar
Comparar demanda vs. físico. Si ya validaste, revisar el estado del stock: ¿quedó de más o de menos de lo real?
🔧Corregir
Compensar con Devolver (baja stock / regresa al proveedor) o Ajuste de inventario (corrige el número).
Árbol de decisión
Responde y el sistema te dice la ruta correctiva correcta. Empieza aquí siempre que tengas dudas.
1 · ¿Ya diste clic en Validar?
2 · ¿Qué tipo de error fue?
Flujos correctivos — clic a clic
Cada tarjeta es un caso real. Ábrela para ver la ruta exacta. Botón = dónde picar · Campo = qué escribir · Menú › Ruta = por dónde navegar.
- Abre la recepción
Inventario › Tablero › Recepciones › (tu recepción)
- Cuenta físico y captura lo real
En cada línea corrige la Cantidad hecha (Demand vs. Done) con lo que de verdad llegó.
- Valida
Da clic en Validar.
- Si recibiste menos que la demanda
Odoo abre un aviso: elige Crear pedido pendiente para que quede una recepción abierta con lo que falta. Elige No crear pedido pendiente solo si NO va a llegar más.
- Abre la recepción ya validada
Inventario › Recepciones › (la recepción en estado Hecho)
- Da clic en Devolver
El botón aparece arriba a la izquierda, solo en recepciones en estado Hecho.
- Deja SOLO la cantidad que NO llegó
En el asistente de devolución borra/ajusta cada línea: la Cantidad debe ser la diferencia faltante, no lo que sí recibiste. Ej.: pedido 100, llegaron 80 → devuelves 20.
- Confirma con Devolver
Se genera una transferencia de devolución (salida) en borrador.
- Valida la devolución
En esa nueva transferencia da clic en Validar. El stock baja a lo realmente recibido (80).
- Avisa a Compras
La orden de compra vuelve a mostrar 20 “por recibir”. Compras decide si se re-programa el envío o se cancela.
Opción A — Recepción manual (recomendada):
- Crea una recepción nueva
Inventario › Recepciones › Nuevo
- Selecciona el proveedor
En Recibir de pon el mismo proveedor de la orden original.
- Agrega el producto y la cantidad faltante
Línea por línea, la Demanda = lo que faltó ingresar.
- Verifica y Valida
Verificar disponibilidad → Validar. El stock sube a lo real.
Opción B — Ajuste de inventario (rápida, sin vínculo a compra):
- Entra a ajustes
Inventario › Operaciones › Ajustes de inventario
- Filtra el producto
Usa la barra de búsqueda por artículo y ubicación (Existencias / WH).
- Captura la cantidad real
En Cantidad contada escribe el total físico verdadero.
- Aplica
Da clic en Aplicar. Odoo genera el movimiento de ajuste.
- Devuelve el producto/lote equivocado
En la recepción Hecha → Devolver → deja solo la línea del artículo mal registrado → Validar. Esto lo saca del stock.
- Registra el producto correcto
Crea una recepción nueva (Recepciones › Nuevo) con el artículo y lote/serie correctos → Validar.
- Verifica la trazabilidad
Inventario › Productos › (producto) › Trazabilidad para confirmar que los movimientos quedaron limpios.
- Abre la recepción errónea
Inventario › Recepciones › (recepción en Hecho)
- Devuelve el 100%
Devolver → deja la Cantidad completa en todas las líneas → Devolver.
- Valida la devolución total
Validar. El efecto neto en stock queda en cero.
- Reporta de inmediato
Avisa a Compras y a tu supervisor: la orden vuelve a “por recibir” y hay que decidir el siguiente paso.
Cómo se procesa una devolución a proveedor
Devolución real: el producto físicamente sale del almacén de regreso al proveedor (dañado, caducado, incorrecto). Esta es la anatomía completa del proceso y su cierre contable.
1️⃣Se origina
Desde la recepción validada, botón Devolver. Odoo crea una transferencia inversa (reverse transfer) de salida.
2️⃣Se mueve
El producto va de Existencias → Proveedores. Al validar, baja el on-hand y queda registro de salida.
3️⃣Se cierra
Compras genera la nota de crédito del proveedor para no pagar lo devuelto. El match de 3 vías queda cuadrado.
Ruta paso a paso
- Ubica la recepción de origen
Inventario › Recepciones › (recepción en Hecho del proveedor)
- Clic en Devolver
Se abre el asistente de devolución con las líneas recibidas.
- Indica qué y cuánto devuelves
Ajusta la Cantidad de cada línea a lo que sale de vuelta. Quita las líneas que sí conservas.
- (Si aplica) marca reabastecer
Si esperas que el proveedor reponga, coordina con Compras para dejar el pendiente en la orden.
- Genera la transferencia
Clic en Devolver: nace una transferencia de salida en borrador.
- Prepara el físico y valida
Empaca la mercancía, y en la transferencia da Validar. Stock actualizado.
- Pasa la estafeta a Compras
Compras registra la nota de crédito del proveedor Compras › Facturas › Nota de crédito para el ajuste económico.
✓ Sí
- Documenta con fotos el motivo (daño, caducidad) antes de devolver.
- Devuelve exactamente la cantidad que físicamente sale.
- Avisa a Compras el mismo día para la nota de crédito.
- Verifica en Trazabilidad que el movimiento quedó registrado.
✕ No
- No borres ni intentes cancelar la recepción original validada.
- No uses ajuste de inventario para “desaparecer” producto devuelto.
- No devuelvas sin acordar con Compras: la factura queda descuadrada.
- No mezcles en una sola devolución lo dañado con lo faltante.
Prevención & mejores prácticas
La mejor correctiva es la que nunca ocurre. Checklist de disciplina para el encargado — márcala en cada recepción.
✓ Mejores prácticas
- “Contar, comparar, capturar, validar” — en ese orden, siempre.
- Un error detectado antes de validar cuesta 0; después cuesta una devolución.
- Toda diferencia se compensa con un movimiento, deja rastro.
- Compras y Almacén hablan el mismo día ante cualquier discrepancia.
✕ Errores comunes a evitar
- Picar Validar “para salir del paso” sin contar.
- Elegir “No crear pedido pendiente” cuando sí va a llegar el resto.
- Intentar editar una recepción ya validada (no se puede).
- Resolver todo con ajustes de inventario y romper la facturación.
Referencia rápida
Para imprimir y pegar junto a la estación de recepción. Glosario de botones + tabla de decisión exprés.
Tabla de decisión exprés
Edita la Cantidad hecha a lo real → Validar → Crear pedido pendiente si falta.
Devolver por la diferencia (lo que no llegó) → Validar la devolución.
Recepción nueva con lo faltante (recomendado) o Ajuste de inventario.
Devolver lo equivocado + Recepción nueva del correcto.
Devolver → Validar salida → avisar a Compras para nota de crédito.
Devolver el 100% → Validar → reportar a Compras y supervisión.
Glosario de botones Odoo
Confirma la recepción y mueve el stock. Punto de no retorno: después queda en “Hecho”.
Solo visible en recepciones “Hecho”. Crea la transferencia inversa (devolución). Tu herramienta #1 de correctiva.
Al validar parcial: deja abierta una recepción con lo que falta por llegar. Úsalo cuando sí va a llegar más.
Cierra la orden con lo recibido. Úsalo solo cuando no llegará más producto.
Reserva el producto para la operación antes de validar.
Lo que realmente recibiste (Done). Diferente de la Demanda (lo pedido).
Inventario › Operaciones. Corrige el número de stock por conteo. No lo uses para tapar errores de orden de compra.
Confirma un ajuste de inventario y genera el movimiento correctivo.
Recepción bloqueada. No se edita ni se borra: se compensa con Devolver o Ajuste.
Un movimiento validado no se borra: se compensa.
Devolver baja o regresa stock · Recepción nueva lo sube · Ajuste corrige el número. Y toda discrepancia se avisa a Compras el mismo día.
Recepciones en Odoo 19
Protocolo de Errores & Correctivas
Guía de acción para el encargado de almacén: qué hacer cuando una recepción se validó mal, cómo aplicar la devolución, cómo se procesa y cómo rearmar el stock — con la ruta exacta de dónde picarle en el sistema.
Cómo pensar antes de tocar el sistema
En Odoo una recepción tiene tres estados. Solo se puede editar libremente antes de validar. Después de validar, el error no se borra: se compensa. Este es el principio maestro de todo el protocolo.
Contar físico → luego picar Validar. Nunca al revés.
El 90% de los errores nacen de dar clic en Validar copiando la demanda del pedido sin haber contado lo que realmente llegó a la puerta.
🛡️Prevenir
Contar físico, validar parcial y crear pedido pendiente. La disciplina en la puerta evita el 90% de las correctivas.
🔍Detectar
Comparar demanda vs. físico. Si ya validaste, revisar el estado del stock: ¿quedó de más o de menos de lo real?
🔧Corregir
Compensar con Devolver (baja stock / regresa al proveedor) o Ajuste de inventario (corrige el número).
Árbol de decisión
Responde y el sistema te dice la ruta correctiva correcta. Empieza aquí siempre que tengas dudas.
1 · ¿Ya diste clic en Validar?
2 · ¿Qué tipo de error fue?
Flujos correctivos — clic a clic
Cada tarjeta es un caso real. Ábrela para ver la ruta exacta. Botón = dónde picar · Campo = qué escribir · Menú › Ruta = por dónde navegar.
- Abre la recepción
Inventario › Tablero › Recepciones › (tu recepción)
- Cuenta físico y captura lo real
En cada línea corrige la Cantidad hecha (Demand vs. Done) con lo que de verdad llegó.
- Valida
Da clic en Validar.
- Si recibiste menos que la demanda
Odoo abre un aviso: elige Crear pedido pendiente para que quede una recepción abierta con lo que falta. Elige No crear pedido pendiente solo si NO va a llegar más.
- Abre la recepción ya validada
Inventario › Recepciones › (la recepción en estado Hecho)
- Da clic en Devolver
El botón aparece arriba a la izquierda, solo en recepciones en estado Hecho.
- Deja SOLO la cantidad que NO llegó
En el asistente de devolución borra/ajusta cada línea: la Cantidad debe ser la diferencia faltante, no lo que sí recibiste. Ej.: pedido 100, llegaron 80 → devuelves 20.
- Confirma con Devolver
Se genera una transferencia de devolución (salida) en borrador.
- Valida la devolución
En esa nueva transferencia da clic en Validar. El stock baja a lo realmente recibido (80).
- Avisa a Compras
La orden de compra vuelve a mostrar 20 “por recibir”. Compras decide si se re-programa el envío o se cancela.
Opción A — Recepción manual (recomendada):
- Crea una recepción nueva
Inventario › Recepciones › Nuevo
- Selecciona el proveedor
En Recibir de pon el mismo proveedor de la orden original.
- Agrega el producto y la cantidad faltante
Línea por línea, la Demanda = lo que faltó ingresar.
- Verifica y Valida
Verificar disponibilidad → Validar. El stock sube a lo real.
Opción B — Ajuste de inventario (rápida, sin vínculo a compra):
- Entra a ajustes
Inventario › Operaciones › Ajustes de inventario
- Filtra el producto
Usa la barra de búsqueda por artículo y ubicación (Existencias / WH).
- Captura la cantidad real
En Cantidad contada escribe el total físico verdadero.
- Aplica
Da clic en Aplicar. Odoo genera el movimiento de ajuste.
- Devuelve el producto/lote equivocado
En la recepción Hecha → Devolver → deja solo la línea del artículo mal registrado → Validar. Esto lo saca del stock.
- Registra el producto correcto
Crea una recepción nueva (Recepciones › Nuevo) con el artículo y lote/serie correctos → Validar.
- Verifica la trazabilidad
Inventario › Productos › (producto) › Trazabilidad para confirmar que los movimientos quedaron limpios.
- Abre la recepción errónea
Inventario › Recepciones › (recepción en Hecho)
- Devuelve el 100%
Devolver → deja la Cantidad completa en todas las líneas → Devolver.
- Valida la devolución total
Validar. El efecto neto en stock queda en cero.
- Reporta de inmediato
Avisa a Compras y a tu supervisor: la orden vuelve a “por recibir” y hay que decidir el siguiente paso.
Cómo se procesa una devolución a proveedor
Devolución real: el producto físicamente sale del almacén de regreso al proveedor (dañado, caducado, incorrecto). Esta es la anatomía completa del proceso y su cierre contable.
1️⃣Se origina
Desde la recepción validada, botón Devolver. Odoo crea una transferencia inversa (reverse transfer) de salida.
2️⃣Se mueve
El producto va de Existencias → Proveedores. Al validar, baja el on-hand y queda registro de salida.
3️⃣Se cierra
Compras genera la nota de crédito del proveedor para no pagar lo devuelto. El match de 3 vías queda cuadrado.
Ruta paso a paso
- Ubica la recepción de origen
Inventario › Recepciones › (recepción en Hecho del proveedor)
- Clic en Devolver
Se abre el asistente de devolución con las líneas recibidas.
- Indica qué y cuánto devuelves
Ajusta la Cantidad de cada línea a lo que sale de vuelta. Quita las líneas que sí conservas.
- (Si aplica) marca reabastecer
Si esperas que el proveedor reponga, coordina con Compras para dejar el pendiente en la orden.
- Genera la transferencia
Clic en Devolver: nace una transferencia de salida en borrador.
- Prepara el físico y valida
Empaca la mercancía, y en la transferencia da Validar. Stock actualizado.
- Pasa la estafeta a Compras
Compras registra la nota de crédito del proveedor Compras › Facturas › Nota de crédito para el ajuste económico.
✓ Sí
- Documenta con fotos el motivo (daño, caducidad) antes de devolver.
- Devuelve exactamente la cantidad que físicamente sale.
- Avisa a Compras el mismo día para la nota de crédito.
- Verifica en Trazabilidad que el movimiento quedó registrado.
✕ No
- No borres ni intentes cancelar la recepción original validada.
- No uses ajuste de inventario para “desaparecer” producto devuelto.
- No devuelvas sin acordar con Compras: la factura queda descuadrada.
- No mezcles en una sola devolución lo dañado con lo faltante.
Prevención & mejores prácticas
La mejor correctiva es la que nunca ocurre. Checklist de disciplina para el encargado — márcala en cada recepción.
✓ Mejores prácticas
- “Contar, comparar, capturar, validar” — en ese orden, siempre.
- Un error detectado antes de validar cuesta 0; después cuesta una devolución.
- Toda diferencia se compensa con un movimiento, deja rastro.
- Compras y Almacén hablan el mismo día ante cualquier discrepancia.
✕ Errores comunes a evitar
- Picar Validar “para salir del paso” sin contar.
- Elegir “No crear pedido pendiente” cuando sí va a llegar el resto.
- Intentar editar una recepción ya validada (no se puede).
- Resolver todo con ajustes de inventario y romper la facturación.
Referencia rápida
Para imprimir y pegar junto a la estación de recepción. Glosario de botones + tabla de decisión exprés.
Tabla de decisión exprés
Edita la Cantidad hecha a lo real → Validar → Crear pedido pendiente si falta.
Devolver por la diferencia (lo que no llegó) → Validar la devolución.
Recepción nueva con lo faltante (recomendado) o Ajuste de inventario.
Devolver lo equivocado + Recepción nueva del correcto.
Devolver → Validar salida → avisar a Compras para nota de crédito.
Devolver el 100% → Validar → reportar a Compras y supervisión.
Glosario de botones Odoo
Confirma la recepción y mueve el stock. Punto de no retorno: después queda en “Hecho”.
Solo visible en recepciones “Hecho”. Crea la transferencia inversa (devolución). Tu herramienta #1 de correctiva.
Al validar parcial: deja abierta una recepción con lo que falta por llegar. Úsalo cuando sí va a llegar más.
Cierra la orden con lo recibido. Úsalo solo cuando no llegará más producto.
Reserva el producto para la operación antes de validar.
Lo que realmente recibiste (Done). Diferente de la Demanda (lo pedido).
Inventario › Operaciones. Corrige el número de stock por conteo. No lo uses para tapar errores de orden de compra.
Confirma un ajuste de inventario y genera el movimiento correctivo.
Recepción bloqueada. No se edita ni se borra: se compensa con Devolver o Ajuste.
Un movimiento validado no se borra: se compensa.
Devolver baja o regresa stock · Recepción nueva lo sube · Ajuste corrige el número. Y toda discrepancia se avisa a Compras el mismo día.